バクラク申請とクラウドサインのAPI連携

こんにちは、渡辺です。
ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズという会社で、SalesOps（セールスオペレーション）の仕事をしています。

今年7月からセールスチームに所属し、業務・システムの改善に取り組んでいます。
今回、バクラク申請とクラウドサインをAPI連携してみました。
いろいろと学びを得たので、記録も兼ねて書いておきます。
同じような課題に向き合う、どこかの誰かのためになれば幸いです。

従来の課題

取引先と契約手続きをする際、社内の申請・承認が二重に発生していました。

1）契約書をオンラインストレージに保存する。オンラインストレージ上で「承認タスク」を付与し、決裁者の承認を得る。
2）1で承認を得たファイルを、クラウドサインにアップロードする。クラウドサインで顧客を交えた承認プロセスを回す。

おそらく、1）の承認プロセスが先に存在し、後からクラウドサインを導入した結果、上記の二重申請プロセスになってしまったのだと思います。

やったこと：バクラク申請とクラウドサインをAPI連携し、申請を一本化する。

オンラインストレージ上での承認をやめ、「バクラク申請」に置き換えました。
バクラク申請とクラウドサインをAPI連携し、バクラクの申請フォームからクラウドサイン締結ができる状態にしました。

二重申請が解消でき、なかなかいい感じです。

バクラクとクラウドサインの間には、公式のAPI連携が用意されており、スムーズに実装できました。

ユーザー操作をざっくり解説すると、

①バクラク申請に、締結するファイルをアップロードする
②バクラク申請フォームから、承認プロセスを登録する。（下書き保存すると、この時点でクラウドサインにもデータが生成される）
③バクラクで申請を出す。
④バクラクの社内承認が終わると、クラウドサインが自動で発信される。
⑤クラウドサインで取引先が承認すると、バクラク上も「クラウドサイン承認済」の表示に変わる

という流れです。

連携のためのハードル

これまではクラウドサインに複数のユーザーアカウントを作り、ユーザーそれぞれがログインし、データ入力し、利用していました。

しかし、自動でクラウドサインから発信する仕組みであることを考慮すると、クラウドサインは「決裁基準を持った人のアカウント」であることが必須です。（そうでないと、無権代理の契約締結になってしまう）

そのため、法務担当以外のクラウドサインアカウントをクローズし、シングルサインオン設定を外し、共有アカウント運用を認めてもらい‥という準備が必要になりました。
こうしたクラウドサインのアカウント設定にけっこう時間がかかりました。

連携してよかったところ

①社内承認と社外承認を1つの申請に含められるので、手数が減らせました。
②今、未締結の手続きが何件あるのか？それらはどこで止まっているのか？をバクラクの申請画面で一覧で確認できます。
③社内承認プロセスの分岐ロジックをバクラク上で作り込み、申請者の負荷を減らせました。

かゆいところに手が届かない部分

①クラウドサインの共有先（決裁はしないが、内容を参照できる権限）が、バクラクのフォーム上からは設定できません。
共有先設定を取引先から求められる機会が多いので、ここは残念なところです‥。

現状は、
・申請者が、バクラクの申請フォームのコメント欄に共有先の設定情報をテキストで書き込み、申請する。
・法務担当がクラウドサインにログインし、共有先を設定する。
・法務担当がバクラクに戻り、承認する。

という方法で運用回避しています。
うーん、ちょっとカッコ悪いですね。でも、これ以外の方法が思いつきません。

②クラウドサイン締結後、電子署名付のファイルをバクラク上から参照できません。これはけっこう痛い‥。

現状は、法務担当者が共有先を設定する際、申請者のメールアドレスも共有先に入れてもらっています。
こうすると、締結が完了した際に、メール添付で届きます。
これもちょっと、手数がかかってカッコ悪いですね。

おわりに

かゆいところに手が届かない部分はあるものの、社内の申請プロセスを一本化できるメリットは確かにあります。後からの検索性にも長けている。
なので、プラスマイナスでいうと、プラスの方が大きい。
ということで、API連携してよかった！ということにしておきましょう。

なんかうまくまとまっていない気がしますが、このへんで。