ロジラテ思考の時間節約術「報告書、メールの生産性を上げて、成果に繋げる方法」＃Ｂ０４

１．ビジネスマンのメールは毎日１００～２００通、その処理に３時間以上も時間を取られている現実

今日は、皆さんが最も時間を取られている仕事。メールについてお話したいと思います。

ビジネスマンが一日当たりどのくらいのメールを受け取っているのかご存じでしょうか？ある調査によると平均１００～２００通のメールを受け取っているそうです。

さらにメール１通に返信する時間は、平均６分だそうです。

仮に、３０通のメールに返信した場合１８０分。なんと３時間もメール返信に時間を費やしていることになります。

２．メールの一番の問題は、ＣＣメールの扱いだった

私の場合は、日当たり２００通くらい受け取っていましたが、メールの中身をみると以下の内訳であることが分かりました。
●ダイレクトメール　３０％
●ＣＣメール　　　　４５％
●ＢＣＣメール　　　　５％
●ゴミメール　　　　２０％

１）ダイレクトメール、ＢＣＣメールは、私に直接何かを求めていること、または必要な情報を伝えてくれているメールで、返信は必須です。

２）ゴミメールはジャンクメールです。これは問答無用で即ゴミ箱行きです

３）ＣＣメール。この中身を見てみると、以下の通りでした。
　①複数の人が、知っておかねばならない情報
　　　⇒経営管理部門、他部門から機械的に送られてくる避けられないもの
　②送り手が、参考情報として送ってくれた情報
　　　⇒私が必要かどうかは別として、職制を考慮して送られたもの
　③送り手が、「私に伝えた証拠」を担保するために送った情報
　　　⇒後々私が知らなかったと言わせないために送るメール

極端に言えば、ＣＣメールの大半は、特に読まなくても良いメールということが言えます。本当に私に読んで欲しいメールであれば、ダイレクトメールにすれば良いはずで、態々ＣＣメールにする理由はありません。

ただ、こんなことを経営管理部門や他部門に言うのも角が立つので、まずは自部門で以下のルールを決めました。
●今後、相手に伝えたい情報やメッセージはダイレクトメールにすること
●読んで欲しいＣＣメールには、タイトルに「必読」と付け加える。
●それ以外の「ＣＣメールは読まない、送らない」ルールの徹底

３．その結果、何が起こったのか？

まず変化したのは、メール数が激減したことです。日当たり２００通が１００通ほどになりました。これだけでもメールに掛ける工数はかなり激減しました。

実施後、メンバーに聞いて分かったことですが、ダイレクトメールで送る場合、「このメールは本当に送くる必要があるのか？」、「本当に知って欲しい情報であれば、伝わるように書かないといけないな」という心理が働き、熟考して送るようになったとのことでした。

考えてみれば当たり前です。ダイレクトメールは、その人に向けたメールなのですから、相手にとって必要なのか？必要であれば、どう書けば伝わるのかを真剣に考えて送信するのですから、分かり易く役立つメールになります。

さらにロジラテ思考の報告フォーマット（前回記事＃B03)でメールを統一したので、メールを読み解く時間が圧倒的に減りメールに掛ける時間はグラフの通り７％程度になりました。

CCメールをルール化するだけで、こんな簡単に時間短縮ができるのですが、これを全社展開となると話は途端に難しくなります。ここは経営トップが意思決定するだけで時間短縮は一機に進むはずですが、中々悩ましい問題です。

次回は、会議の関わり方で、時間節約する方法をお話したいと思います。

※ロジラテ思考とは、ロジカル思考（垂直思考）＋ラテラル思考（水平思考）を組み合わせた思考法。詳細は「ロジカル思考の罠。『ロジラテ』思考で成果をあげる行動論　＃A０５｜飯田利男｜note」をご参照ください。