インバスケット演習サンプルその２:メモや手紙

こんばんわ、チーズの飼い主です。
前回は案件のサンプルとして、前任者に届いたメールとその回答例をご紹介しました。本日はサンプル2つ目、前任者の机に置かれたメモや手紙のパターンです。
※2024/7/7 別記事にしていた解説を、こちらの記事に統合しました。

【サンプル問題】

貴方の役割は、オフィス用品卸売りをしている金田商事㈱の大阪営業所長に急遽抜擢された松下さんです。６/8(土)10時に一人で営業所へ出社しており、同日午後から6/11(火)まで宿泊研修に参加する為、12時にはPCを置いて営業所を出る予定です。松下さんの前任：吉田さん宛に、以下のような手紙が置かれているのを発見しました。

差出人：木之内さん（営業事務担当の派遣社員）

吉田所長
お疲れ様です。業務内容について悩んでいるので、相談させて下さい。

派遣契約書で私の仕事は「営業事務」と書いてありますが、実際には営業所内のごみ捨てや掃除といった庶務作業を担当している事に納得がいきません。他の社員の方も共用設備を利用しているのに、なぜ私だけがこの仕事をしないといけないのでしょうか。契約違反だと思います。

秋吉さん（営業）なんか、埃が溜まっているからきちんと掃除するようにとメールを送ってきました。事務の仕事は好きですが、こんな環境では仕事を続けていけません。助けて下さい。

【解説】

まず私の経験論ですが、インバスケット演習中に登場するメモや手紙は「表立って言いにくい悩みや文句を上司に伝える」というパターンが非常に多いです。悩みや不満の原因は様々ですが、放置すると従業員からの不満が高まるという点は共通しています。
一方で対処に求められるスピード感は、事象によって全く異なります。今回の事例ですと、(ちょっと冷たい言い方ですが)次の出社までに対応がストップしても、組織運営に支障はないと考えられます。

但し、不合理な形で誰かひとりに負担が偏っているとなれば、それは健全な組織とは言えません。木之内さんの申し立て内容を正しく理解・対処するためにも、早急に事務所ルールと実態の乖離状況、彼女の契約内容等を調べる必要がありますね。

私ならば木之内さんに伝えにくい事を教えてくれた御礼や辛さに寄り添う気持ちを示した上で、出社後に面談を入れて詳細を聞かせて欲しい旨の依頼メールを送ります。
また採点者にはこの問題を単に先送りしたと捉えられないよう、自身のメモとして(1)事務所運用ルールとその実態把握、(2)木ノ内さんの契約内容確認、(3)申し立てが事実なら運用変更を検討という3点を記しておきます。回答者がどれだけ深い点まで考えていたとしても、回答シートに書いておかなければ採点者へ伝わることがないからです。

本件のように、何らかの条件を付けたうえで出社後のスケジュールを設定する方法は非常に有効な手段です。皆さんもインバスケット演習を受講される際、ぜひ試してみてください。

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