【転職活動】あなたの仕事がしんどいのは「属人化」が原因かもしれない話
今回は仕事の愚痴です。テーマは「業務の属人化」について。同じような境遇の人はいるかもしれませんが、なんとか頑張りましょう。
blueさん＠退職検討中
早くも12月となりました。朝方など冷え込むことも多くなりましたが皆さんはいかがお過ごしでしょうか。
私はというと、相変わらず忙しくしており‥‥というかぶっちゃけツライ！！という状況です。異動に伴って引継ぎを受けており、また引継ぎを行っている状況なのですが、通常業務も並行してなので仕事量が２倍に増えており結構しんどい状況になっています。
この仕事がしんどくなってしまう理由はわかっていて、それは業務の属人化です。こうなると助けてくれる人がいないため自分の仕事を抱え込むことになり俄然辛いのですが、今回はこの属人化について書いてみます。
結構こういう人はいるんじゃないでしょうかね。
業務の属人化とは
業務の属人化とは業務の手順や進め方、ノウハウが特定の担当者しか分からず、他の社員がその業務を代行できない状態を指します。業務の「標準化」の対義語です。
一人の従業員が、その仕事の詳しい手順やノウハウ・進捗状況などを他の従業員に情報共有することができず、一人で進めているような状態です。他の人が代行することができないので自分でやるしかない状況ですね。個人主義の会社や営業職にありがちな問題点です。
筆者は9月終わり辺りから忙しくなっていて、休日出勤の回数が増えたり、持ち帰りで土日仕事をやっていることが増えてきました。引っ越しを行ったこともあるのですが、まだ完全に引っ越せていなくて転居手続きもできていない状況です。
そして営業職として致命的なのは、どれだけ忙しかろうがノルマ（利益）が出ていなければそれは評価対象にはならず怠慢になるということです。したがってノルマを達成しない限り時間外勤務申請は出せないし、やりきったとしても評価は低い。
金にならない立会業務やクレーム対応、パートさんの有休消化に伴う代行業務、案件解約に伴う各種事務、異動先と異動元への客先挨拶等々諸々の業務に土日昼夜を問わず忙殺されて、心が折れそうな状況が現在というわけです。‥‥果たしていつまで持つのか。
属人化はなぜツライ？
属人化の辛い点は「仕事を抱え込む」点です。仕事量をコントロールできない上に責任をかぶることになるわけですが、仕事でわからない点も人に聞けません。結果として業務量過多になったり、放置案件が爆弾となったりして、みんなそれに潰されて辞めていくんですね。
①業務量と処理速度のコントロールが困難
まず属人化で辛いのは業務量の加減が困難という点です。自分の場合営業職なわけですが、その案件についての交渉や手続きは全て自分で完結する必要があるため、それが終わるまでは休めません。
自分の場合不動産管理業なのですが、支店勤務なので営業事務がいません。なので書類は見積から請求書まですべて自分でやります。担当物件の各方への作業連絡や調整業務、現地掲示も自分がやります。管理物件のパートさんが退職する場合は代行手配を頼めず自分が人員として入ります。
なので外出している時間が多くてその間事務処理が進みません。所定労働時間だととても仕事が終わらないので、土日でサービス残業したり、私物PCにメール送信して夜やるしかない状況です。
そして営業職なので、自分のペースでは仕事できません。筆者は客先都合で夜間作業立会の仕事がたまにありますが、翌朝が明休でも社内外の電話・メール・チャットは対応はしますし、場合によっては出勤することはあります。風邪や体調不良の場合も同様ですね。
②他人に聞けない・相談できない
仕事の属人化のきつい点は、他人に仕事のやり方を聞けない、相談できないという点です。自分の仕事のオペレーションは自分しか知らないので、ヘルプを求めることができないのです。
わからなければ自分で調べて自分で理解するしかない。トラブルがあれば自分で何とか解決するしかない。どうにもならなくなったらインシデントや稟議を書くんですが、「担当なんだからお前が何とかしろ」（要約）となることが多いです。
そしてどうにもならずクレームが波及したり、解約になったりすると、それは担当者の責任ということになるので、やっぱりこれはしんどいですね。責任が無限なのでどこまでも頑張らないといけないし、失敗があれば全責任追うので、正直給料に対して割に合わないというのが本音です。
③業務負荷が可視化されない
それから仕事の属人化で辛いのは業務負荷が可視化されない点です。その人がどれだけの仕事を抱えているのか、どこで悩んで苦しんでいるのかが、会社で誰一人もわからないという状況におかれてしまいます。
業務が属人化されるとその仕事の進捗や重要度・リスクなどが、会社の事業部、上長のようなライン系統で吸い上げされなくなります。結果として残業や休日出勤を通常認められなくなるケースが増えます。
勤怠記録上は定時退社していることになっているので、人事部も労務管理上は問題がない。というか人事部は事業部の中での労務実態は関知しないことが多い。問題がありそうだが首を突っ込めば自分たちの業務が増えてしまうので見て見ぬ振りを決め込むのが常です。
そして労基署に駆け込むとも勤怠記録上は定時退社になっているので「疑わしきは罰せず」の観点から動くことはありません。そもそも労基署は大企業の安全衛生や労災のようなわかりやすいところに手を入れたい。立件すら難しい中小零細ブラック企業なんかに構っている暇はないでしょう。
こうなると担当者は誰にも相談できない中、抱えている仕事が終わるまで働き続けることになります。そしてやり切っても評価されることは稀です。途中で心身が故障して休職するか、キリの良いところまでやり切って退職を申し出るか、退職代行に駆け込むかのどれかになるのが現実です。
④業務責任をすべて自分が被る
それからツラいのは業務責任をすべて自分が被るという点です。
特に疲れていると仕事のミスは増えます。営業の場合発注ミスや人工手配のミスで実損失が発生してしまうことがあるのですが、まともな会社ならこれを報告に上げるんですが、属人化していると状況をうまく伝えられなくて結局自腹を切って闇に葬るということもよくあります。
今回もそれが発生していて、数万円単位の損失なので払えない金額ではないのが逆に悩みますね。
どうして仕事が「属人化」するのか？
①会社の「仕組み」がないため
仕事が属人化する原因としては会社の「仕組化」がなされていないためです。情報共有、マニュアルの整備、ノウハウの蓄積なんかがなされていないので業務が「標準化」されておらず、人に仕事をあてがっている構造の会社だと属人化します。
仕組みがないため、マンパワーに依存したビジネスモデルや組織運営から抜け出せないというわけです。そうしてこういう会社は業務改善や省力化は行わず、社員間でサポートしたりチームワークを行う仕組みもないので、必然的に個人主義となります。
結果として会社業務は従業員個人の経験や処理速度に依存しやすく、エース（動作性IQ・作動記憶・精神強度に優れたプレーヤー特化型人材）じゃないと回りません。この３点が弱い人から淘汰・退職となり、組織はエースだけで構成されるので猶更仕組化は進まない‥‥となりがちです。
②管理職が労務管理をしない
属人化の原因には管理職が課員の仕事量や業務オペレーションを把握していないという点があります。営業管理職の関心事は部課のノルマ（数字）であり、注目しているのは役員・幹部なんです。個々の案件とか部下のコンディションとかはぶっちゃけどうでもいいです。
そして営業職の貢献度というのは、業務量ではなく金額で決まります。だからどれほど忙しかろうが、稼げない限り評価はされません。そして事務処理、調整業務、現場立会、代務、クレーム対応と営業以外の仕事に忙殺されて肝心の営業活動自体ができないというのはよくある話です。
早い話か人事部や管理職が労務管理をしていないんですね。特に部長級の人たちは天下りや他部署から異動してきた人も多いので、その部課の実務経験がないので猶更実態を把握をしておらず、しかも人がコロコロ変わるので、その度にやり方や方針が変わって課員は振り回されます。
そうなると営業職としてはきつくなります。業務量とか負荷とか考えずに目先の数字だけ見て評価するので、不味いお客さんしかいなくて数字出てない人ほど過酷な状況に置かれます。結果的に頑張り続けて限界迎えた人から戦死（退職）していくんですね。
こうなる原因というのはピーターの法則というもので、プレイヤータイプの人しかマネージャーになれないからです。管理職って性格的に向いていない人、なっちゃいけない人しかなれない構造的欠陥があって、営業職の離職率が高く人が定着しないのもコレが原因だったりします。
③個人主義で協力する文化がない
それから会社や部署が個人主義でお互いに協力する文化がないと属人化は進みます。特に営業職の場合は個人主義が強いので、そもそもが教えるのが下手な人や、教えたがらない人、面倒見の悪い人が多いです。気質としてはやっぱりというかテイカーが有利です。
営業職に求められる要素は、動作性IQ・作動記憶・精神強度の三点で、行動量と提案数が全てです。立ち止まって考えるとダメで行動し続けることがマスト。そういうエースとしての条件を満たすプレイヤー特化型の人じゃないと残れない社風なんですね。
この点自分の性格は言語性IQと共感力が高く、動作性IQと作動記憶が低い特性があり、性格もギバーかつサポート型ということもあり、厳しい気はします。
自身としても入社当初から違和感があって「これ無理だな‥‥」と思ってたんですが、大口案件があったので中途半端にノルマ達成&個人賞を受賞できたことでダラダラ働けてしまい、その案件が無事解約になってノルマ未達となり、４年目の今追い込まれているという状況にあります。
これは「判断が遅い！」と言われてもまあしょうがない気も。
自身に起こっている「異変」
①軽いうつ症状
最近ちょっと体に異変があって、軽いうつ症状が出てるのかもしれません。業務過多でオーバーワークもさることながら、仕事が自身の性格傾向（INFJ）や認知特性（不注意・HSP傾向）にあっていないのもあって、ちょっと注意かなーという感じがあります。
特にやりがちなのがカフェイン中毒とリベンジ夜更かしかな。コーヒーは最近増えていてつい飲み過ぎるというのがあります。一日４～５杯くらい飲んでるかも。リベンジ夜更かしは土日祝日とかでやってしまいがちです。平日寝落ちしてしまう分を取り返そうとするんですよね。
自分の場合noteやブログ書くことが気晴らしにはなっているんですけど、これ自体は体力を使うし、コーヒーを飲んで夜に一発書きすることも多いので、MPを回復する代わりにHPを削るみたいなところはあります。でもこれのおかげで社会人続けられるところはあり悩ましいところです。
ただ鬱って自分では気づかないし、将来的なローンや保険の影響を考えるとメンタルクリニックも通えないので、セルフケアはやってかないといけないよなぁ。自分の限界はわかっているつもりです。
②風呂キャンセルになったら要注意！
最近特によくないなと思っているのが、風呂キャン（風呂キャンセル）の症状が出始めている点です。これが出始めると経験則上ヤバいかなという感じです。今年５月末くらいに自分の不用意発言が原因でnoteのMBTI界隈が一度荒れたことがあったのですが、直近だとこの時からかな。
コレ、バッチいのでスゲー言いづらいですけど（女性は特に）激務の会社で働いたことがある人だと一度は経験あるんじゃないかなと思います。自分はブルーカラー時代に床に座ったり会社で寝泊まりしていた時期があったんですが、疲労で思考能力が落ちて衛生観念が鈍ってくるんですよね。
今の仕事だと、ツラいので自宅帰ってから何もする気力がなくなって、飯すら食わずに布団に直行して、重力に負けて何も出来なくなって気が付くと翌朝で、慌ててシャワー浴びて駅までダッシュというのがよくあるんですが、、
これはよくない！！目に見えて生活が荒れてますね。
今度書きたいなと思うんですけど、風呂キャンはいろんな理由があります。「グレーゾーン」の特徴でもあるし、うつ症状でもあるので、この症状が出始めると注意です。前述のカフェイン中毒やリベンジ夜更かしとの関連もあると思っていて、今度実例も用いて紹介してみたいですね。
出口戦略として
属人化企業は適者生存原則と淘汰圧が強く働くため、エース（プレイヤー特化型人材）しか生き残れません。環境を変えるということはとても難しいことなので、転職活動をするのが現実的かなという気はします。
①在職しながら転職活動をする
出口戦略としては転職活動になります。実は転職活動は今年頭にもやっていたのですが、忙しいまま3月を迎えてしまって一回取り止めました。当時は総務人事経理マーケティングなんかの非営業職への転職を目指していたこともあり、チャレンジだったところタイムオーバーで辞めたという感じ。
ただ今年は状況が違っていて、現実路線でやらざるを得ません。アラフォーという年齢も考えると異職種転職は期待薄だし、そして一人暮らしを始めて固定費があるので退職して無職での転職活動はできません。さすがにこうなったら決める必要はありますね。。
仕事を抱え込んで苦しくなって、どうにもならなくなったら転職リセットというのは営業職とかSEのような属人化した仕事だと割とポピュラーなんじゃないかと思います。それしか自分の身を守る方法が結局ないからです。
ただ営業職って同じ営業職かもしくは技能職・現業職にしかなれないので、転職先も結局そうやって回らなくなって転職していくことになります。どこかで安定した仕事に就かない限りジョブホッパーになってしまい、長期的には詰んでしまうので、どうしたものか‥‥というのはあります、
定年まで続けるのが難しい仕事はキャリアの失敗とどう向き合うか。これは難しいですね。営業やエンジニアやると、転職先もそれしかなくなってしまいます。
②最悪、退職願出してから転職活動する
最悪なんだけど、退職願出してから転職活動するのも方法なのかなぁ。業務引継ぎで３か月働きます＋有休消化１か月もらいますで、この期間中に転職活動をして何とか決める！
うまくいけばいいけど無職になるリスクはあるので捨て身になっちゃいますね。実家暮らしならまだしも部屋借りちゃってるのでこれは避けたい！
休職も考えたのだけど、メンタルクリニックを受診して医師の診断書を取り寄せるとそれはリスクが高い。ローンや保険といった「社会人が持ってる力」みたいのは行使できなくなってしまうので、そう考えると前者の方がまだリスクは少ない‥‥のかなぁ。。
まとめ
今回は属人化について書いてみました。筆者も今これに苦しんでいて、土曜日は出勤、日曜日は内職みたいな感じなんですが、これだけ忙しくて定時退社扱い＋低評価はさすがに思うところはあるし、個人の問題を超えてる感もあるのでさすがに転職かなぁという感じはします。
もし仮にこの会社で続けたとしても、先がないというのがあります。筆者はこの会社でやってたことって、スポット案件の押し売りと料金改定交渉が主で、精神負荷こそ高いものの専門性とか特殊技能とかではないので、スキルにならないんです。
せいぜい綱渡りを繰り返して、死線を超えてきたという経験くらいです。でもそんな経験をするくらいなら、そもそも初めからそうならないようにした方が絶対にいいと思うんですよ。
そして属人化してる会社ゆえにプレイヤー型人材が揃っています。彼らは個人戦闘力は高いし戦術的にも強いですが、戦略的には弱いです。だから長い目で見るとジリ貧だし、実際に私の事業部では解約が相次ぎ目標未達で常態化しています。斜陽産業化してますね。
筆者もグレーゾーンで不注意特性やASD特性があるっぽいのですが、それでも常識で考えてみると「この会社おかしいよな」というのは多分にあって、これが確信に変わったときは離れ時なのかも。
そんなわけでしばらくは忙しくしています。合間をついてたまに更新するのでよろしくお願いいたします。
