属人化しないために、チームでお客様を見る仕組み。

notteには、専属の担当者がいません。

一人の担当者が特定のお客様を最初から最後まで受け持つ——税理士業界に長くある「担当制」を、私たちは創業のときから選びませんでした。

外勤と内勤。お客様の前に立つ人と、その後ろで処理を担う人。役割を分け、チームでひとつのお客様を支える。それが、notteが最初から決めていた形です。

そして、この形を支えているのが、マネーフォワードクラウド会計です。今日は、その仕組みの話を書かせてください。

担当者のPCの中に、データを置かない

チームでお客様を支えるために、絶対に欠かせない前提があります。

それは、「全員が同じ情報を、同時に見られる」ことです。

昔ながらの事務所では、お客様のデータは担当者のパソコンの中にありました。だから、その担当者がいなければ何も進まない。休めば対応が止まり、辞めれば引き継ぎのたびにお客様が同じ説明を繰り返すことになる。情報が一人の中に閉じていることが、すべての不便の原因でした。

クラウド会計は、ここを根本から変えます。お客様の数字はリアルタイムで全員に共有され、「担当者のPCの中にしかないデータ」が存在しません。だから、誰が対応しても、その場で状況を把握して動けるのです。

外勤と内勤が、二人三脚で支える

notteは、外勤と内勤で役割を分けています。

外勤は、お客様と直接向き合う人。経営の相談に乗り、数字の意味を一緒に考えます。内勤は、その後ろで正確な処理を支える人。記帳や申告の品質を担保します。

この分業が成り立つのも、クラウドで情報が共通基盤にのっているからです。

外勤が外に出ていても、内勤は同じ数字を見ながら処理を進められる。
お客様の前で交わした会話と、裏側の処理が、分断されずにつながっている。一社のお客様を、一人ではなく、二人三脚で支えられるのです。

加えて、定例のミーティングでお客様の状況をチーム全体で共有しています。
「あの会社、今こういう状況だよね」という認識を、一人の頭の中ではなく、チームの共通認識にしておく。
これが、担当制では得られない安心感につながっています。

これは、人が増えても変わりません

「3人の小さな事務所だから、助け合っているだけでは?」と思われるかもしれません。

でも、私たちの考えは逆です。チーム制は、人数が少ないからやむを得ず選んだ形ではありません。
むしろ、人が増えても通用する。
いえ、規模が大きくなるほど効いてくる効率化の仕組みだと確信しています。

担当制は、人が増えるほど「担当者ごとのやり方」が分かれ、属人化が広がっていきます。

一方、外勤と内勤で役割を分け、クラウドで情報を共通基盤にのせるやり方は、人が増えるほど分業の精度が上がり、組織として強くなっていく。
だからこれは、notteが小さいうちだけの工夫ではなく、これから成長していっても貫く、私たちの基本設計です。

最後に

担当者と仲良くなることが、税理士事務所を選ぶ理由ではないはずです。
お客様が本当に求めているのは、「いつ連絡しても、ちゃんと話が通じて、ちゃんと前に進むこと」。

その当たり前を、属人化に頼らず、チームで守りたいと考えています。

クラウド会計に特化しているのは、効率化のためだけではありません。
お客様を、一人の担当者だけに委ねないため。そして、これから規模が拡大しても、その強さを保つため。チームで支えるための土台として、私たちはクラウドを選んでいます。