ChatGPTにPythonを書かせて事務作業を自動化する方法【完全パック】プロンプト7本＋環境準備＋つまずき対処
プロンプトでは、どうにもならない作業があります
こんにちは。150人ほどの会社で、ひとりで経理と総務をやっている KenKen です。
これまで「ChatGPTにプロンプトを投げてラクにする」話をたくさん書いてきました。でも正直に言うと——プロンプトでは、どうにもならない作業があります。
部署から送られてくる20個のExcelを、1つにまとめる
フォルダの中の100個のPDFを、決まったルールで名前変更する
毎月まったく同じ手順で、CSVを加工する
どれも「AIに貼って聞く」作業じゃありません。手を動かす作業そのもの。しかも量が多い。ChatGPTに20個のExcelを貼ることはできません。
こういう作業は、Pythonに任せられます。そして——コードは自分で書きません。ChatGPTに書かせて、コピペで動かすだけです。
大前提：僕はプログラミングができません
はっきり書いておきます。僕はコードが読めません。書けません。
それでも動いています。やっているのはこの3つだけです。
① やりたいことを日本語でChatGPTに伝える
② 出てきたコードをコピペして実行する
③ エラーが出たら、エラー文をそのまま貼って直してもらう
「理解してから使う」ではなく「動かしてから、必要なら聞く」。この順番でいい、と気づいてから一気に進みました。
いちばん大事な話：なぜ「プロンプト」ではなく「Python」なのか
ここが今日いちばん伝えたいところです。この一点だけでも持ち帰ってください。
プロンプト方式とPython方式には、決定的な違いがあります。
プロンプト方式：データをChatGPTに貼る。だから個人情報や機密は、マスキングしないと外に出てしまう
Python方式：AIに書かせるのはコードだけ。データは自分のPCから一歩も出ない
つまり——「絶対に外に出せないデータ」ほど、Pythonが向いているんです。
給与データ、マイナンバー、取引先の一覧。「AIに貼れないから手作業でやるしかない」と諦めていた作業こそ、Pythonの出番です。AIには「こういう形のファイルを、こう処理するコードを書いて」と作業の説明だけを伝えればいい。中身は見せなくていい。
僕がPythonに手を出した理由は「かっこいいから」ではありません。貼れないデータを、どうにかしたかったからです。
ビフォーアフター
| 作業 | 前 | 後 |
|---|---|---|
| 20個のExcel結合 | 半日（開く→コピー→貼付×20） | 10秒（ダブルクリック） |
| 毎月の繰り返し | 毎回ゼロから手作業 | 同じファイルを再実行するだけ |
| ミス | コピー漏れ・貼り間違いが怖い | 同じ処理なのでブレない |
| 個人情報 | AIに貼るためマスキングが必要 | そもそも渡さない |
いちばん効いたのは、時間よりも「毎月これをやるのか…」という気の重さが消えたことでした。
⚠️ 必ず守ってほしい4つのこと（ここは無料で置いておきます）
自動化は、間違えると被害も自動化されます。 ここは有料の裏に隠すべきではないので、先に全部書きます。
① 本番データでいきなり試さない：必ずファイルをコピーして、コピーで試す。元データは別の場所に退避してから
② データそのものをAIに貼らない：AIに渡すのは「作業の説明」と「エラー文」だけ。給与・マイナンバー・取引先情報は貼らない
③ 会社のルールを先に確認する：勝手にソフトを入れるのはNGな会社もあります。情シスや上長に一言。これは礼儀であり、自分を守る手順でもあります
④ 結果は人が確認する：件数が合っているか、金額が合っているか。自動化しても、最終確認は人の仕事です
特に②は、Pythonを使う最大の理由そのものです。データを渡さずに済む道具なのに、うっかり貼っては本末転倒になります。
ここから先（有料）に書いていること
考え方はここまでで伝わったと思います。ここから先は、実際に僕が使っている道具一式です。
プロンプト7本（全文コピペ可）
① 環境準備をAIに全部案内させる
② 複数のExcelを1つに結合する
③ フォルダ内のファイルを一括リネームする（実行前に確認する仕掛け付き）
④ PDFの表をExcelにする
⑤ 毎月の作業をダブルクリック1回にする
⑥ エラーが出たときの「魔法の1文」
⑦ 検算して「結果が正しいか」を確かめる
つまずきポイント7つと、その場での対処（全部、僕が実際にハマったものです）
明日からの進め方（最初にやるべき1本の選び方）
コードは1行も書きません。貼るだけです。
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