入社書類の準備をChatGPTで抜けもれゼロに｜新入社員の受け入れチェックリスト付き【総務・人事】
入社シーズン、書類の山で毎年パンクしていませんか？
こんにちは。
150人ほどの会社で、経理と一緒に総務も兼ねている KenKen です。
以前「ビジネス文章をChatGPTで書く話」を書きましたが、今回はその流れで、総務のもう一つの大仕事——入社書類の準備についてお話しします。
入社の時期になると、あの作業がやってきます。
雇用契約書、誓約書、身元保証書、通勤届…とにかく種類が多い
人によって必要書類が違う（社会保険・扶養の有無・通勤手段）
1枚でも抜けると手続きが止まり、あとで追いかける羽目に
しかも新入社員の方は不安いっぱいで入ってきます。こちらの抜けもれは、その人の不安を増やしてしまう。だから神経をつかうし、件数が増える月はチェックだけで半日が消えます。
でも、この「必要書類の洗い出しと抜けもれチェック」は、ChatGPT がとても得意な作業です。もちろんプログラミングは一切いりません。
なぜ書類チェックがAI向きなのか
理由は、入社書類が 「条件によって必要なものが決まる」 作業だからです。
「雇用形態は？ 扶養家族はいる？ 通勤は電車？」——こういう条件さえ伝えれば、その人に必要な書類は理屈で決まります。人間が毎回ゼロから思い出すと抜けが出ますが、AIは条件を渡すだけで、漏れのないリストを一瞬で作ってくれます。
あなたがやるのは、そのリストと手元の書類を照らし合わせるだけ。「思い出す」作業が消えるので、精神的にとてもラクになります。
ChatGPTでやる「入社書類チェック」
新入社員の条件を渡して、こう頼みます👇
あなたは人事総務の担当です。
次の条件の新入社員について、必要な入社書類をチェックリスト形式で漏れなく挙げてください。
雇用形態：〇〇／扶養家族：有無／通勤方法：〇〇／その他：〇〇。
「本人に提出してもらう書類」と「会社側が用意・記入する書類」を分け
それぞれ提出期限の目安も添えてください。出てきたリストは、そのままチェック表として使えます。人数が多い月は、この一覧があるだけで安心感がまるで違います。
さらに、入社時の案内メールもセットで頼めます👇
上のチェックリストをもとに、新入社員に送る
「入社前に準備してほしい書類のご案内メール」を、やさしく分かりやすい文面で作ってください。どう変わったか
抜けもれ：記憶頼り → リストで確実に確認
人による違い：毎回悩む → 条件を変えるだけ
気持ち：「漏れてないか不安」→「リストがあるから大丈夫」
作業量そのものより、「抜けたらどうしよう」という不安が消えたのが、いちばん大きい変化でした。
一度作ったリストは「来年の自分」も助ける
うれしいのは、この作業が積み重なることです。
一度ChatGPTに作ってもらったチェックリストや案内メールは、コピーして保存しておけば、次の入社対応でそのまま使い回せます。条件が違う人が来ても、その部分だけ聞き直せばいい。毎年ゼロから思い出していたあの苦労が、「去年のリストを少し直すだけ」に変わります。
ひとり総務は、引き継ぎ相手がいないぶん、自分の作った仕組みが唯一の味方。AIと一緒に作ったリストは、そのまま来年のあなたを助けてくれます。
一言：不安な書類仕事ほど、AIに"リスト化"してもらう
書類仕事のしんどさの正体は、作業量よりも「見落としへの不安」です。そこをAIにリスト化してもらうだけで、心がずいぶん軽くなります。まずは次の入社対応で、条件を渡してリストを作ってもらうところから試してみてください。
次回は、入社・労務まわりでそのまま使えるプロンプト集をまとめて紹介する予定です。フォローして待っていてください。
