自治体の文書整理をそのまま使った、note記事ファイリングのやり方

１．私の記事はとっ散らかっている。なので整理しました。（自治体式）

最近、私の投稿記事が15を超えました。
他の方で「100記事を超えたのでサイトマップを作りました」という話も見かけますが、私は15を超えた時点で、もう探せない、テーマがバラバラすぎると感じています。
そこで先日、固定記事とマガジンを使って、アカウント内の記事を整理しました。
作ってから、ふと思いました。
「あれ？ これ、自治体のファイリングと構造がそっくりなんだけど」
※ファイリング・・・大量の情報を迷わず探せるようにする仕組み。自治体でもあるが、民間でも文書を探すルールを決めていることが多い。
私と同じように、記事の分類に迷っている方や、過去の記事が読まれないと感じている方向けに、やり方をまとめました。

２．自治体のファイリングの基本ルール３つ

ご想像のとおり、自治体には書類が大量にあります。
そのため、ルールをかなり厳密に定め、職員全員が参照できる場所に保管しています。
そのルールの核は、次の３つです。
① 分類基準を先に決める
② 自分だけでなく、他人も楽に探せるようにする
③ 期限と重要度で優先順位を付ける
ざっくり説明します。
① 分類基準を先に決める
いざ整理を始めると、「これはどこに置くか」を都度考えることになり、判断疲れを起こします。
そのため自治体では、あらかじめ文書管理の一覧表を作っておきます。
（自治体にお務めの方は、「ファイル基準表」というとイメージできるかもしれません）
② 自分だけでなく、他人も楽に探せるようにする
自治体では、数年に一度の異動が前提です。
異動したその日から、まったく知らない分野の関連文書を探す必要があります。
また、情報公開請求に対応するためにも、誰でも素早く文書を探せる仕組みは必須です。
③ 期限と重要度で優先順位を付ける
きっちり保管する必要のある「文書」と、役目を終えたら捨てる「モノ」を、はっきり分けています。
数年分の文書が積み重なると、建物を一つ埋め尽くすほどの量になることもあります。
そのため、「この種類の文書は◯年保存してから廃棄する」といったルールを、事前に決めています。

３．noteの整理に必要なのも、この３つ

これはnoteにも、そのまま当てはまります。２、で説明した３つのルールに置き換えて説明します。

① 分類基準を先に決める
「これはずっと読んでほしい記事」と思っていても、関連する周辺記事も見てほしい、以前書いたあの記事がないと通じないかもしれない、などと考え始めると、分類はすぐに混乱します。
事前に、使用するマガジンやカテゴリ分けを決めておくことで、判断疲れを防げます。
② 自分だけでなく、他人も楽に探せるようにする
時間が経過した記事は、どうしても読まれにくくなります。
自分ですら「どこにあったかな」と迷う記事に、他人がたどり着くのは至難の業です。
読み手（＝他人）が楽にたどり着ける状態を目指したものが、固定記事→マガジン→個別記事という「動線設計がきちんとされたnote」だと私は考えています。
なお、文書整理では「見た目が一律であること」も重要な要素です。
そのため、分類用のマガジンは、サムネイルやテイストをあえて変えることをおすすめします。
③ 期限と重要度で優先順位を付ける
「文書」と「モノ」の関係は、そのまま「記事」と「つぶやき」の関係に置き換えられると私は考えます。
思わずつぶやいた内容まで全て分類して残してしまうと、記事数はあっという間に膨れ上がります。
分類しない勇気も必要です。
一度固定記事で整理しても、定期的な入れ替えは欠かせません。
なお、普段noteを「書き込める量の多いX」として使っている方の場合、自己紹介記事が固定記事に相当するのではないかと思います。

４．面倒くさい？ 段取りは先にやりましょう

分類作業は、考えながら進めると確実に止まります。
これは意思が弱いからではなく、作業の中に「判断」が混ざっているからです。
そこで今回は、最初から作業を３つに分けておきます。
ごちゃごちゃしやすいので、私はスライド化しました。

• ① 事前に考えておく作業（２ページ）
  
  

• ② AIに任せる作業（３ページ）
  
  

• ③ 思考停止で隙間時間にできる作業（４ページ）
  
  

「この順でやれば楽なんだな」くらいで大丈夫です。

※ タイトル＋URLリスト化の「一番ラクな方法（エクスポート方式）」

記事整理で一番しんどいのは、
**「記事を漏れなく拾う」「同じ作業を何度もやる」**この２点です。
ここは、noteの記事エクスポート機能を使って一気に済ませます。

方法A（おすすめ：記事数が増え始めた人）

noteの「記事エクスポート」を使います。
1．設定 → 記事エクスポート
2．全記事を一括で出力
3．フォルダ内のファイル名（＝記事タイトル）を一覧化
👉

• 記事の漏れがなくなる
  
  

• 「どこまで拾ったか」を考えなくて済む
  
  

• 作業をやり直しても、同じ結果が出る
  
  

整理作業の土台としては、これが最短です。

補足

noteのエクスポート自体は、記事数が多くても途中で切られることはありません。
ただし、ChatGPTなど外部ツールに貼り付けると「長文省略（truncated / contents have been truncated）」表示が出ることがあります。
これは表示制限の問題で、元データが欠けているわけではありません。

不安な場合は、エクスポートファイルをExcelやテキストエディタで直接開き、https://note.com/ を検索すると、記事URLが最後まで並んでいることを確認できます。

方法B（エクスポート後の思考停止作業）

分類のために使うのは、タイトルだけです。

• 記事タイトルを1列に並べる
  

• 本文は読まない
  

• URLは後回し
  

👉
この段階では、
「内容を思い出す」「分類を考える」ことは禁止。

方法C（割り切り案）

さらに割り切るなら、こうします。

• タイトル一覧のみ
  

• URLは付けない
  
  
  分類目的であれば、これで十分です。
  どうせ後工程（固定記事・マガジン設定）は人力になります。

ひとこと補足

私は以前、タイトルとURLを人力で拾っていました。
あとから気づいたのですが、エクスポートを使えば、この工程は完全に思考停止で済みます。
もっと早く、この順番でやればよかったです。

５．やってみたら、こうなった（実物）

https://note.com/brisk_stork4910/n/n846fc7ddd19e
・客観的な効果
私のnoteは、「書きたいこと（公務員と仕事の話）」と「書かずにおれなかったこと（宅建試験と雑記）」が混在しています。
この方式にしたことで、情報を探している層に、過去記事も見てもらいやすくなりました。
ビュー数を見ても、傾向が変わったと感じています。
・主観的な効果
これまでは、ジャンルがさらに混沌化するのが嫌で、つぶやきのような投稿を控えていました。
今回整理したことで、「今、この場所でしか必要でないつぶやき」も、投稿してみようと思えるようになりました。

６．情報整理は「何を残すか」と同じくらい「何を捨てるか」が大事

一見すると無関係に見える、ファイリング技術とnoteですが、「何を残すか」「何を捨てる（残さない）か」を判断する点では、非常に親和性が高いと感じています。
この記事をきっかけに、「見せたい記事」を整理してみようと思ってくださる方が、一人でもいれば幸いです。