経費の証拠、ちゃんと残せてますか？

「払ったのに経費として認められなかった」
税務調査で実際に起きる話です。
原因はほぼ決まっています。証拠がないから。

1. 証拠がないと、どうなるか
経費として認められるかどうかは「払った事実」ではなく**「証拠があるか」**で決まります。
領収書がない・目的のメモがない・カード明細しかない。
こういった状況になると、正当な支出でも経費として認められないケースがあります。
「知らなかった」では済まされません。

2. 一番やりがちなミス
カードで払ったからレシートを捨てる。
これが一番危ない。
⚠️ カードで払ってもレシートは捨てない。
両方揃って初めて証拠になります。

3. カード明細とレシートの違い
カード明細だけでは不足している情報があります。
レシートで補うことで、はじめて完全な証拠になります。
【カード明細でわかること】
✅ 利用日
✅ 金額
✅ 店舗名
❌ 何を買ったか（品目）
❌ 消費税額・税率

【レシートで補えること】
✅ 利用日（共通）
✅ 金額（共通）
✅ 店舗名（共通）
✅ 何を買ったか（品目）← ここを補う
✅ 消費税額・税率 ← ここを補う

4. 残すべきのはたった3つ
① いつ・いくら・どこで
→ レシート・領収書

② 何のために
→ 自分でひと言メモ
（例：打ち合わせ代、業務用消耗品など）

③ 誰と（打ち合わせの場合）
→ 相手の名前をメモ
レシートの裏にひと言書くだけでもOKです。
ただし、freeeやマネーフォワードなどの会計ソフトを使っている場合は、仕訳入力時の摘要欄にメモするだけでOK。
レシートの裏に書く必要はありません。

5. 領収書の保管期間
「いつまで保管すればいいの？」という疑問もよく聞きます。
思ったより長いので注意してください。
個人事業主（青色申告）→ 7年間
個人事業主（白色申告）→ 5年間
法人 → 7年間
捨てるのは早くても5年後と覚えておいてください。
※正確な期間は税理士または国税庁サイトでご確認ください。

6. クラウド会計なら全部ラクになる
freeeやマネーフォワードを使えば、
→レシートをスマホで撮影するだけで保存完了
→電子取引のPDFもアップロードするだけで電帳法対応
→月ごとに自動で整理されるので確定申告が楽になる
→摘要欄にメモするだけで、レシートの裏書きが不要になる
特に両ソフトともスマホアプリが充実していて操作が直感的。
経理が初めての人でも、その場でレシートを撮って登録するだけで完結します。

「経理のやり方がわからない」という人ほど、最初からクラウド会計を使うことをおすすめします。
会計ソフト選びで迷っている方は、こちらの記事も参考にしてください。
📝 結局どの会計ソフトがいいの？freee・MF・弥生を現場目線で比較
https://note.com/calm_alpaca5205/n/nf976266ec746

証拠を残すのは難しくありません。
仕組みを作るだけです。
次回は「インボイス・電帳法、結局何をすればいいの？」をお届けします。

個別相談受付中です。お気軽にどうぞ。

📎 この記事の内容を実現できるサービス
・freee会計：こちら⬇️
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・マネーフォワード クラウド：こちら⬇️
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※本記事は一般的な情報の整理を目的として作成しています。筆者は税理士ではないため、個別の税務判断についてはかならず税理士にご相談ください。​​​​​​​​​​​​​​​​