介護経営の悩みを、30分で「動ける形」にする5ステップ
「職員を採用したい」
「稼働率も上げたい」
「管理者の負担も減らしたい」
「紙やExcelも見直したい」
介護事業を経営していると、課題は一つずつ順番に現れてくれません。
人員が足りないから管理者が現場へ入る。営業や育成が後回しになる。利用者さんを受け入れられず、売上にも影響する。
複数の問題がつながっているため、全部が重要に見えてしまいます。
そこで必要なのは、最初から完璧な解決策を考えることではありません。
今起きていることを分け、つながりを確認し、最初に変える一つを決めることです。
今回は、紙とペンだけでもできる「30分の課題整理」を5つのステップに分けて紹介します。
新しい取り組みとして、介護経営の30分無料相談を始めました
CARESPACEでは、介護事業の経営者、役員、施設長、管理者を対象に、30分の無料相談を新たに始めました。
この相談の目的は、30分ですべての問題に答えを出すことではありません。
今、事業所で何が起きているのか。
複数の悩みがどうつながっているのか。
どの課題から確認すべきか。
明日から何を始めるか。
この4点を一緒に整理し、「最初に変える一つ」を明確にするための時間です。
以下の5ステップは、実際の相談でも土台として使う考え方です。相談する前に自分で整理してみたい方も、そのまま使えます。
ステップ1｜「事実」と「不安」を分ける
最初の5分では、頭の中にあることを「確認できる事実」と「感じている不安」に分けます。
例えば、
・直近3か月で職員が2人退職した
・管理者が週4日、現場のシフトへ入っている
・月間の利用者数が目標より5人少ない
これは事実です。
一方で、
・残っている職員も辞めるのではないか
・新しく採用しても教育できないのではないか
・来月の売上がさらに下がるのではないか
これは不安です。
不安を否定する必要はありません。ただ、事実と混ぜたまま考えると、すべてが緊急に見えてしまいます。
事実は現在地を確認する材料。不安は、追加で確かめることを見つける材料として扱います。
ステップ2｜課題を4つの箱へ分ける
次の5分では、書き出した内容を4つに分けます。
1．人
採用、退職、定着、教育、配置、管理者の負担など。
2．利用者と売上
新規相談、利用開始、欠席、入院、終了、稼働率、営業活動など。
3．業務
記録、請求、計画書、シフト、情報共有、電話、FAX、転記など。
4．お金
売上、人件費、採用費、残業代、加算、利益、資金繰りなど。
一つの問題を、一つの箱だけに入れる必要はありません。
「管理者が忙しい」は、人の問題であると同時に、業務分担や情報共有の問題かもしれません。
複数の箱にまたがる課題ほど、経営全体へ影響している可能性があります。
ステップ3｜原因と結果を矢印でつなぐ
次の7分では、書き出した課題を矢印でつなぎます。
職員の退職
↓
管理者が現場へ入る
↓
新人教育と営業が止まる
↓
利用者さんを増やせない
↓
売上が下がる
↓
採用費をかけにくくなる
ここで重要なのは、「誰が悪いか」を決めることではありません。
どの出来事が、次の問題を生んでいるのかを見ることです。
「採用できない」が出発点に見えても、その前に「採用しても教える人がいない」「管理者しか分からない仕事が多い」といった原因が隠れていることがあります。
ステップ4｜緊急度と影響度で優先順位をつける
次の5分では、それぞれの課題を「緊急度」と「影響度」で見ます。
人員基準、資金繰り、事故や法令上の問題など、緊急度も影響度も高いものは最優先です。
一方で、採用後の教育、管理者業務の見直し、稼働率管理など、今すぐ問題が表面化しなくても影響の大きいものは、計画的に着手します。
声が大きい問題や、今日届いた依頼が、経営上最も重要とは限りません。
逆に、毎日10分ずつ発生する転記や確認は緊急に見えなくても、職員全体で積み重なると大きな負担になります。
ステップ5｜明日から始める行動を一つ決める
最後の8分で、最初の行動を一つだけ決めます。
「採用を改善する」「DXを進める」では、誰が何をするのか分かりません。
明日実行できる単位まで小さくします。
例えば、
・管理者が1週間、途中で呼ばれた用件と時間を記録する
・直近3か月の退職理由を、推測と本人の発言に分ける
・利用終了、欠席、入院による売上への影響を一覧にする
・同じ内容を二重入力している帳票を一つ洗い出す
・新規問い合わせから利用開始までの流れを紙に書く
最初の行動は、問題を一度で解決する施策でなくても構いません。
次の判断に必要な事実を集めることも、立派な一歩です。
30分で全部を解決する必要はない
介護経営の問題を、30分ですべて解決することはできません。
ただ、複数の問題を分け、つながりを見て、最初に確かめることや変えることを一つ決めることはできます。
CARESPACEの30分無料相談では、まとまっていない状態から現在地と優先課題を整理します。
特定のサービスを導入することを前提にせず、自社でできること、別の専門家へ相談すべきこと、今は動かない方がよいことも含めて、次の行動を一緒に考えます。
いきなり相談することに迷う場合は、登録不要の簡易診断から始めることもできます。
▼介護経営の30分無料相談・簡易診断
https://www.carespace.jp/kaizen-consultation
▼より詳しい5ステップはこちら
https://www.carespace.jp/blog/kaigo-management-consultation
