タスク管理は細分化するといい
どうも。栄養士ライターのせんば千波です。
栄養士と言いつつ、別分野でのお仕事もいただいております。
フリーになってタスク管理をしていく中で、
今現時点での「最適解」を見つけたので共有します。
期限を決めてもできないことがある
私が受け持っているお仕事、実は、
「特に期限が決められていない仕事」
があるんです。
それで、自分で一応期限を決めて、執筆しているのですが、
突発的な用事とか体調不良が重なると、
予定通りにできないこともあります。
家族を持っている方は特に、「急な用事」あると思います。
私は、１日の中でも埋め合わせできる時間が、まだある方なので
なんとかなるのですが…。
それはさておき、
突発的な用事だけでなく、単純に「筆が乗らない時」ってありませんか？
期限が迫っていて、焦って作ったものが案外よかったりもしますが（汗）
できるなら、余裕をもって納品したいですよね。
あと、もう一つ。
タスクを設定しても「できなかったこと」
あると思うんです。
例えば「確定申告の準備をする」
知っている人からすると、やることはわかっていると思います。
がしかし！何もわからない人からすると、どうでしょう？
「準備ってなに？」「なにからやればいいの？」と。
そうです。原因はそこにありました。
なぜできなかったのか？
突発的な用事うんぬん、やる気がでないうんぬん、もありますが、
なぜすぐに動き出せなかったのか？
それは…
なにをやればいいのかわからなかったから！
です。
過去に、こんなこともありました。
私は集団行動めちゃ苦手なのですが、
学校で先生が生徒全員に向かって「掃除をしましょう」と言いました。
掃除用具は早い者勝ち。近い人や行動が早い人に先を越されて、
私はだいたい残り物。
でもそれ以前に、「私は何をやればいいの？」と考えてしまって、
すぐに動き出せずにいました。
事前に、「誰が、何を、いつ、どこで」を決めていればすぐに動けますよね。
これ、タスク管理の最たるものではないかと思うのです。
仕事も同じ。チームで仕事をする時も同じだと思います。
掃除をするという全体のタスクがあり、
その中には、箒がけ、黒板の掃除、机の拭き掃除、雑巾がけなどなど
さらに細かく工程を分けることができます。
タスクの「細分化」
これだ！！！
タスク管理の方法を変えてみた
ということで、Todoリストの使い方を変えてみたのです。
一つのタスクでも複数の工程
掃除の例のように、一つのタスクであっても、完遂させるための工程が複数ありますよね。それをまずは書き出してみます。
noteの記事を書く場合…
テーマを決める
構成を考える
リサーチする
執筆する
装飾する
校正、見直し
画像作成
投稿！
こんな具合に。
次に、それぞれの工程にどのくらい時間がかかるのかを見積もっておきます。だいたいの目安でOKです。
それで、いつ何をどこまでやるのかを決めておきます。
細切れにして途中で止める
やる気やモチベーションを持続させるための秘策として、
長期で取り掛かるタスクや期限に余裕のあるタスクに関しては、
「途中でやめる」
です。
あえてキリの悪いところで中断すると、
やりきるまで落ち着かないですよね。
キリの良いところで休んでしまうと、
起き上がるのが億劫になりがち。
なので、あえて少しタスクを残しておくのも、
先延ばしグセのある人には効果的かもです。
プランBを決めておく
ただ、どうしてもできないこともあると思います。
決めておいた期限内に間に合いそうにない！
本締め切りに間に合わない場合は、クライアントに掛け合うしかないですが、今回はあくまで自分で決めた期限についてです。
先延ばしグセや怠けグセのある人は、
1回期限を守らないことがあると、
2回、3回…と罪を重ねてしまいます。（わかる）
かといって、厳しく自分を律し過ぎても心労になります。
それを防ぐためにも、
「期限を2段階設定すること」
「プランBを設定すること」
は対策になり得ます。
自分で決めた通りにできない場合は、
期限の設定自体が間違っているかもしれないので、
スケジュールを見直してみましょう。
自己理解を深めておくと予測できそう
結局タスク管理において何が大事なのか？
それは、自己理解だと思います。
自分の性格的に、面倒くさがり、でも完璧主義で計画を立ててから行動しがち。決めておかないとすぐに動けない。
自分にとっての「行動のルール」みたいなものを理解しておくと、
自分をコントロールしやすいと思います。
そもそもの目標やなんのためにこれをやるのか？も
忘れないようにしておきたいですね。
タスクの細分化、意外とできていなかったことだったので、
これから活用していこうと思います。
