人事専任がいない会社の採用戦略｜経営者が知るべき5つの打ち手
「採用したいけど、人事の専任担当がいない」
「経営者の自分が面接も日程調整も全部やっている」
「求人を出しても応募が来ない。来ても他社に取られる」
中小企業やスタートアップの経営者なら、一度はこんな悩みを抱えたことがあるのではないでしょうか。
実は、日本商工会議所の調査によると、中小企業の約74%が計画通りの採用ができていないと報告されています。さらに、2025年版中小企業白書では、中小企業の約6割が人事評価制度すら設けていないという実態も明らかになりました。
人事専任がいないことは、決して珍しいことではありません。むしろ、多くの中小企業が同じ課題を抱えています。
本記事では、人事専任がいない会社でも実践できる採用戦略を、具体的な5つの打ち手とともに解説します。
人事専任がいない会社が直面する3つの壁
人事専任がいない会社では、採用活動において共通した課題が発生します。
1つ目は「時間の壁」です。
経営者や総務担当が採用業務を兼務している場合、本業の合間を縫って求人票の作成、応募者対応、面接日程の調整を行うことになります。2025年版中小企業白書によれば、大企業は専任の採用チームを持ち業務が分業化されている一方、中小企業では経営者や現場スタッフが兼任で対応しているのが実情です。
結果として、応募者への返信が遅れる、面接の日程が合わない、といった機会損失が生まれます。
2つ目は「ノウハウの壁」です。
採用市場は年々変化しています。どの求人媒体が効果的か、スカウトメールの書き方、面接での見極めポイントなど、専門的な知識がなければ効率的な採用は困難です。
3つ目は「継続の壁」です。
採用活動は一度で終わるものではありません。PDCAを回しながら改善を続ける必要がありますが、兼務状態では採用業務が後回しになりがちです。「今月は忙しいから来月から本格的に」と先延ばしにしているうちに、優秀な人材は他社に流れていきます。
なぜ「兼務」では採用がうまくいかないのか
「うちは小さい会社だから、専任を置く余裕がない」
そう考える経営者は少なくありません。しかし、兼務体制のまま採用活動を続けることには、見えないコストがかかっています。
採用市場は「売り手市場」が続いています。特に従業員数300人未満の企業と5,000人以上の大企業では、有効求人倍率に大きな差が存在します。2024年3月卒のデータでは、1人の応募者を6社以上で取り合うという厳しい状況が報告されています。
この競争環境の中で、応募者への連絡が1日遅れるだけで、候補者は他社の選考に進んでしまいます。面接の日程調整に3日かかれば、その間に内定を出した競合他社に人材を取られてしまうのです。
兼務体制の本当のコストは、目に見えない「機会損失」にあります。
人事専任がいなくても成果を出す5つの戦略
では、人事専任がいない会社はどうすればよいのでしょうか。ここからは、限られたリソースの中で採用成果を上げるための具体的な戦略を紹介します。
戦略1：経営者自らが採用の「顔」になる
2025年版中小企業白書の分析によると、経営者が自ら採用活動を担っている事業者は「予定人数を採用」と回答した割合が高いことがわかっています。この傾向は従業員数100名超の事業者でも同様です。
大企業では、経営者と直接話す機会は滅多にありません。しかし中小企業であれば、社長自らが候補者にダイレクトスカウトを送り、カジュアル面談を行うことができます。これは大企業にはできない、中小企業ならではの強みです。
経営者が直接想いを語ることで、会社のビジョンや熱意が伝わり、候補者の入社意欲を高めることができます。
戦略2：採用プロセスを徹底的に「仕組み化」する
兼務でも採用を回すためには、属人的な作業を減らす必要があります。
具体的には、応募受付から面接設定までの流れをテンプレート化すること、面接評価シートを標準化すること、候補者管理をスプレッドシートやATSで一元化することなどが挙げられます。
採用を「人の頑張り」に頼るのではなく、「設計されたシステム」として運用する発想が重要です。
戦略3：採用チャネルを「選択と集中」する
限られたリソースで戦うなら、「あれもこれも」ではなく「これだけ」に絞ることが大切です。
自社のターゲット人材がどこにいるのかを見極め、最も効果の高いチャネルにリソースを集中投下します。ダイレクトリクルーティングは、自社を知らない層へ直接アプローチできるため、知名度の低い中小企業にとって有効な手法です。
また、社員紹介（リファラル採用）は、採用コストを抑えながらカルチャーフィットした人材を獲得できる方法として注目されています。
戦略4：「選考スピード」で競合を出し抜く
大企業の選考プロセスは長期化しがちです。人事面接、現場面接、役員面接と段階を踏むため、内定まで数週間から数ヶ月かかることも珍しくありません。
一方、中小企業は意思決定のスピードが速いという強みがあります。書類選考から1週間以内に面接を実施し、面接から3日以内に結果を通知する。この「スピード採用」は、中小企業が大企業に勝てる数少ない土俵の一つです。
候補者にとって、選考の早さは「この会社は自分を必要としてくれている」というメッセージになります。
戦略5：外部パートナーを「CHROの代わり」として活用する
人事専任を雇う余裕がないなら、外部の採用支援サービスを活用するという選択肢があります。
採用代行（RPO）サービスを使えば、求人媒体の運用、スカウト送信、応募者対応、面接日程の調整といった工数のかかる業務を外部に任せることができます。社内のリソースは、候補者との面談や最終的な採用判断といった「人がやるべき仕事」に集中させることができます。
重要なのは、単なる「作業代行」ではなく、事業戦略を理解した上で人事戦略を設計してくれるパートナーを選ぶことです。
経営者自らが採用にコミットするメリット
「忙しい経営者が採用に時間を使うのは非効率では？」という声もあるかもしれません。
しかし、採用は会社の未来を決める最重要投資です。どんなに優れた事業戦略があっても、それを実行する人材がいなければ絵に描いた餅になります。
経営者が採用にコミットするメリットは、候補者に会社の魅力を直接伝えられること、採用基準を経営戦略と整合させられること、入社後のミスマッチを防げること、そして「この社長と働きたい」という動機形成ができることです。
特に中小企業では、経営者の人柄や想いが入社の決め手になることも少なくありません。
まとめ：採用を"仕組み化"する発想へ
人事専任がいないことは、ハンデではありますが、言い訳にはなりません。
大切なのは、限られたリソースの中で最大の成果を出すための「仕組み」を作ることです。経営者自らが採用の顔となり、プロセスを標準化し、外部パートナーをうまく活用する。これらの打ち手を組み合わせることで、人事専任がいなくても採用成果を上げることは十分に可能です。
採用を「人の頑張り」から「設計された意思決定システム」へ。
この発想の転換が、人事専任がいない会社の採用を成功に導く鍵となります。
経営者のあなたへ：「人事の外部パートナー」という選択肢
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代表の井上侑弥氏は、学生起業からキャリアをスタートし、 HR Tech Management株式会社COOとして3年間でプロパー50名規模の組織を構築。 採用を「人の頑張り」ではなく「設計されたシステム」に変えることを提唱しています。
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取締役の榎本氏は、組織コンサルティング会社で7年間・30社以上の人材育成支援を経験。 評価制度構築では、若手の成約率を286%向上させた実績もあります。
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