入試業務の1年間 〜受験生が知らない裏側〜
こんにちは、大学職員忍者だ🥷
「入試課って何をしているの?」 「入試シーズンだけ忙しいんでしょ?」
そんな声をよく聞くが、実は入試業務は1年中休む暇がない。今日は入試課の1年間を時系列でご紹介したい。
入試課の役割とは?
入試課は、大学の「顔」とも言える部署だ。受験生と大学をつなぐ最初の接点であり、公正・公平な入学者選抜を実施する責任を担っている。
主な業務内容
入学者選抜の企画・実施
募集広報活動
入試データの分析
高校訪問・進学相談会対応
入学手続き業務
春(4月〜6月):新年度スタート!計画と準備の季節
4月:前年度の振り返りと今年度の計画策定
主な業務
前年度入試結果の詳細分析
入試委員会での報告・検討
次年度入試要項の骨子作成
予算の精査と配分
新年度が始まるこの時期は、前年度の入試を振り返り、課題を洗い出す重要な時期だ。志願者数、合格者数、入学者数の分析はもちろん、試験当日のトラブル対応の記録も丁寧に確認する。
前年度入試の総括が次年度入試の鍵を握る、ここでの統計資料は幹部の出席する会議に出ていくため、ミスがないよう要注意だ。
5月〜6月:次年度入試の設計
主な業務
入試要項の詳細検討
試験問題作成依頼
オープンキャンパスの企画・準備
高校訪問計画の立案
この時期から、翌年の入試の具体的な設計に入る。試験科目、配点、日程など、細かな部分まで検討を重ねる。
また、前年度の入試の結果を近隣の高校にお返しして、次年度もよろしくと伝えるのはこの頃だ。完成したオープンキャンパスのチラシを添えて、資料提供できるとなおよし。
高校の先生方も忙しいため、空気を読んで対応することがなにより大切だ。
夏(7月〜9月):広報活動最盛期!
7月〜8月:オープンキャンパス・進学相談会ラッシュ
主な業務
オープンキャンパスの実施
全国各地での進学相談会への参加
高校訪問の本格化
総合型選抜の出願受付準備
夏は広報活動の最盛期だ。オープンキャンパスでは一日で数百人、時には千人を超える来場者を迎える。模擬授業、キャンパスツアー、個別相談など、受験生と直接触れ合う貴重な機会だ。
学生アルバイトのキャンパススタッフとともに力を合わせて頑張ろう。
また、この時期は進学相談会で全国を飛び回る。東京、大阪、名古屋、福岡…部署での事務作業は滞るが、受験生と保護者の相談に乗る。
9月:総合型選抜スタート
主な業務
総合型選抜の出願受付
出願書類のチェック
試験実施準備
9月から総合型選抜が本格的にスタートする。出願書類の確認作業は膨大で、志望理由書や活動報告書を一つひとつ丁寧にチェックする。
教員との共同作業であり、仲良くなるチャンスでもある。
ここでは、ナンバリングスタンプが大活躍。人生で見たことないレトロなマシンに、当時は心が踊った。手が黒くなりがち。
秋(10月〜12月):試験シーズン突入!
10月〜11月:総合型・学校推薦型選抜の実施
主な業務
総合型選抜の試験実施
合否判定教授会
学校推薦型選抜の出願受付・実施
一般選抜の願書準備
秋は試験の連続だ。総合型選抜では面接や小論文、プレゼンテーションなどを実施する。試験監督、面接官の手配、会場設営など、やることは山積みだ。
試験後は教員と協力して合否判定を行う。一人ひとりの受験生の将来を左右する重要な判断だ。数値の転記ひとつにも気を使う。
12月:一般選抜準備の大詰め
主な業務
大学入学共通テストの準備
試験問題の最終チェック
試験会場の確保・設営計画
年末は一般選抜に向けた準備が佳境を迎える。試験問題の厳重な管理、試験会場の確保など、気が抜けない作業が続く。
冬(1月〜3月):入試本番!そして次年度へ
1月:大学入学共通テスト・一般選抜前期
主な業務
大学入学共通テストの実施協力
一般選抜前期の出願受付
試験会場の最終確認
試験監督者への説明会
1月は入試業務の最繁忙期だ。大学入学共通テストでは試験場本部としての役割を担う。そして、一般選抜の出願受付も始まり、毎日大量の願書が届く。
2月:一般選抜の実施
主な業務
一般選抜前期の試験実施
採点・集計作業
合否判定会議
合格発表
2月は文字通り「戦場」だ。試験当日は朝早くから夜遅くまで、受験生が安心して実力を発揮できる環境を整える。
交通機関のトラブルで遅刻しそうな受験生への対応、体調不良者への別室受験の手配、不測の事態への対応...現場は常に緊張感に包まれている。
他県に設けている別会場の状況にも最新の注意を払う。
3月:後期試験・入学手続き・そして次年度へ
主な業務
一般選抜後期の実施
追加合格の判断・連絡
入学手続き者の管理
次年度入試の準備開始
3月は追い込みの時期だ。後期試験を実施しながら、入学手続き状況を見ながら追加合格の判断を行う。そして、入学手続きが完了すると同時に、次年度の入試準備がまた始まる。
入試業務のやりがいと大変なところ
やりがい✨
受験生の人生の転機に関われること
合格した受験生の笑顔を見ると、苦労が報われる
入学後の成長を見守ることができる
大学の未来を創る仕事
どんな学生を受け入れるかで、大学の雰囲気や質が変わる
データ分析を通じて、より良い選抜方法を考えることができる
チームワークの醍醐味
試験当日は全部署が一丸となって動く
教職協働の真価が発揮される場面
大変なこと💦
絶対にミスが許されないプレッシャー
試験問題の漏洩、採点ミス、合否判定ミスは許されない
常に緊張感を持って業務に臨む必要がある
繁忙期の激務
1月〜3月は休日出勤も当たり前
体調管理が本当に重要
予測不可能なトラブルへの対応
雪で交通機関がストップ、試験問題のミス発覚...
臨機応変な判断力が求められる
入試業務で身につくスキル
プロジェクトマネジメント能力
年間を通じた計画立案・実行・評価のサイクル
複数の業務を並行して進める力
データ分析力
志願者動向の分析
入試制度改革のための統計分析
危機管理能力
不測の事態への冷静な対応
リスクマネジメントスキル
コミュニケーション能力
受験生・保護者への丁寧な説明
教員・他部署との調整力
プレゼンテーション能力
進学相談会での大学PR
高校での説明会
まとめ
入試業務の1年間、いかがだっただろうか?
本記事のポイント📝
入試業務は1年中休みなく続いている
春は計画、夏は広報、秋冬は試験実施と、季節ごとに重点業務が変わる
受験生の人生に関わる、やりがいとプレッシャーが共存する仕事
「入試シーズンだけ忙しい」と思われがちだが、実は1年を通じて切れ目なく業務が続いている。それぞれの時期に重要な役割があり、どれ一つ欠かすことができない。
受験生が安心して試験に臨めるよう、そして大学の未来を担う優秀な学生を迎え入れるため、入試課は今日も「影で暗躍」している。
「影で暗躍、表で支援」 これからも大学職員の仕事を、忍者の視点からお届けする!
関連記事
(準備中)
あなたの経験も聞かせてほしい 入試に関する思い出や、「こんなことも知りたい!」というリクエストがあれば、コメント欄やX(@daishoku_ninja)でお気軽にどうぞ🙌
