小劇団の予約管理はGoogleフォームでできる？できること・できないこと・代替案
「予約フォーム、Googleフォームで作りましょうよ」と言われたことがある。付き合いのある劇団の制作さんが票券システムに音を上げ、丸投げされた若手からだった。実際、小劇団の予約管理はGoogleフォームから始まることが多い。無料で、すぐ作れて、URLを送るだけで予約を受け付けられる。
でも公演が近づくにつれて、フォームの外でやることが増えていく。私が見てきた現場では、最終的にGoogleフォーム、スプレッドシート、LINE、印刷した紙のリストの4つを行き来しながら予約管理をしていた。
Googleフォームで何ができて、何ができないのか。整理してみる。
Googleフォームでできること
予約の受付そのものは問題なくできる。
名前、メールアドレス、希望の公演日時、枚数、備考欄。必要な項目を並べてフォームを作り、URLを公開する。回答はGoogleスプレッドシートに自動保存。回答の通知をメールで受け取ることもできる。
フォームのデザインは最低限だが、予約を「受ける」という目的には十分だ。スマホでもPCでも回答できる。
選択肢の設定で公演回を選ばせたり、必須項目を指定したり、回答後にメッセージを表示したりもできる。ここまでは、Googleフォームが得意な領域だ。
Googleフォームだけでは難しいこと
予約を受けたあとの管理が、フォームの守備範囲外になる。
入金管理ができない。 フォームで予約を受け付けたとして、その人が入金済みかどうかを管理する場所はフォーム側にない。スプレッドシートに列を足して、手で「入金済み」と書き込むことになる。未入金者への催促は、スプレッドシートを見ながら個別にLINEやメールで連絡する。
当日受付に向いていない。 来場したお客さんの名前を確認して、受付済みにする作業。スプレッドシートをスマホで開いて行を探すか、事前にリストを印刷しておくか。どちらにしても、現場で名前を探して手で印をつける作業が残る。
キャスト別の予約集計ができない。 劇団のチケットは「誰経由の予約か」が重要だ。キャストが個人的にお客さんを誘って売ることが多いので、誰が何枚売ったか、バック計算はいくらかを把握する必要がある。Googleフォームに「紹介キャスト」の項目を足すことはできるが、集計は手作業だ。お客さんが記入を間違えることもある。
残席の自動管理ができない。 定員のある公演で、あと何席残っているかをフォーム側で制御することはできない。スプレッドシートの回答数を見て、定員に近づいたら手動でフォームを閉じるか、「残りわずか」と追記する。
予約の変更・キャンセルに弱い。 Googleフォームの回答は基本的に追加専用で、お客さん側から変更やキャンセルをする導線がない。変更の連絡を受けたら、スプレッドシートを直接編集する。どの行がどう変わったか、履歴を追うのも面倒になる。
Googleフォーム運用が向いている公演
Googleフォーム運用が向いているのは、たとえば以下のような公演だ。
予約数が少ない
1ステージまたは2ステージ程度
キャスト扱い予約がほとんどない
入金確認や当日受付を手作業で対応できる
制作担当がスプレッドシートに慣れている
こういう現場なら、フォームが一番手軽だ。わざわざ別のサービスを導入するコストのほうが重い。
Googleフォーム運用が限界になりやすい公演
問題は、以下のような条件が重なってきたとき。
キャスト扱い予約が多い
複数ステージがある
手売り、取り置き、振込確認が混在する
受付担当と制作担当が別の人
チケットバック計算が必要
当日の受付ミスを減らしたい
こうなると、フォームの外に仕事が溢れる。制作さんがスプレッドシートに色をつけて、LINEで確認して、紙に印刷して、蛍光ペンで線を引く。公演のたびにこの作業を最初からやり直す。
Googleフォーム自体が悪いわけではない。フォームは回答収集ツールであって、予約管理ツールとして設計されていない。それをわかった上で使うなら問題ないが、「予約管理はGoogleフォームでできている」と思い込んでいると、制作さんの負荷が見えなくなる。
代替案
Googleフォームで足りない場合、いくつかの方向がある。
チケット販売サービスを使う。 teketやPeatixは、オンライン決済を組み込めるのが強い。集客や電子チケット販売まで含めて管理したいなら選択肢になる。ただし手数料がかかること、キャスト別の予約管理が得意ではないこと、手売りや取り置きに対応しにくいことは考慮が要る。
スプレッドシートを作り込む。 関数とプルダウンで入金管理やキャスト別集計を組めば、かなりのことはできる。ただし、設計した本人以外には触りにくいし、公演ごとに同じ作業が発生する。
劇団向けの予約管理サービスを使う。 集客やチケット販売ではなく、劇団内部の制作・受付業務を整理したい場合は、小劇団向けの予約管理サービスが向いている。キャスト別予約、入金確認、当日受付、チケットバック計算といった、Googleフォームでは管理しづらかった部分をまとめて扱える。
どれが正解かは、公演の規模と制作体制で変わる。小規模な公演ならGoogleフォーム。集客や電子チケット販売が必要ならチケット販売サービス。劇団内部の管理を整理したいなら予約管理サービス。
まとめ
Googleフォームでも劇団の予約管理はできる。ただし、キャスト別集計、入金確認、当日受付、チケットバック計算まで必要になると、フォームの外で手作業が増えやすい。
「フォームで受けたあと」に毎回苦労しているなら、管理まで含めたツールに切り替えたほうが、公演が近づいたときの負荷がまるで違う。
ZASEKEEPは、座席指定販売やプレイガイド掲載ではなく、小劇団・自主公演の内部管理に向けた予約管理サービスだ。キャスト別予約、入金確認、当日受付、チケットバック計算、稽古日程や経費管理まで、制作まわりの情報をまとめて扱える。
小劇団向けの予約管理サービスを探している場合は、ZASEKEEPも選択肢のひとつです。
いいなと思ったら応援しよう！
この記事が、何かを考えるきっかけになっていたら嬉しいです。サポートは、日々の私のコーヒ代・次の記事を書く力になります。