生成AIで議事録を“使える記録”に変える｜決定事項・ToDoを抜けなく整理するプロンプト

【6月5日更新】

会議が終わったあと、議事録を見返して、こう思うことはありませんか。

「結局、誰が何をやるんだっけ？」
「これは決まった話なのか、まだ検討中なのか？」
「次回までに確認することって、何だったっけ？」

私は、けっこうありました。

議事録は作った。
文章もそれなりに整っている。
でも、会議後に動こうとすると、肝心なところが見えない。

これ、地味に困るんですよね。

議事録は、きれいにまとまっていれば十分。

以前の私は、正直そんなふうに思っていました。

でも実務で会議を回していると、そうでもありません。

どれだけ文章として整っていても、決定事項があいまいだったり、担当者や期限が抜けていたりすると、結局あとから確認が増えます。

「この件、誰が持つんでしたっけ？」
「これは決定でいいんでしたっけ？」
「次回までに何を確認すればいいんでしたっけ？」

こうなると、議事録を書いた意味が半分くらいなくなってしまいます。

せっかく時間をかけたのに、ちょっと切ないんですよね。

生成AIを使うと、議事録作成はかなり楽になります。

これは本当にそうです。

ただ、「議事録を作って」とだけ頼むと、きれいな要約は出てきます。

出てくるんですが、実務で使うには、あと一歩足りないことがあります。

ここで大事なのは、AIにきれいな文章を書かせることではないんです。

会議が終わったあとに、関係者が、

「あ、次はこれをやればいいんだな」

と分かる形にすること。

私は、そこが議事録の役割だと思っています。

この記事では、私が実際に会議やプロジェクト管理の中で使ってきた、生成AIで議事録を作るための考え方とプロンプトをまとめます。

特に、次のような方に向けて書いています。

・会議が多く、議事録作成に時間を取られている人
・生成AIで議事録を作っているが、内容に少し不安がある人
・決定事項、未決事項、ToDoを整理したい人
・チームやプロジェクトの進捗を見ている人
・会議後の確認漏れを減らしたい人
・関係者に、会議内容を正しく共有したい人

議事録を書く人だけでなく、会議後に「誰が、何を、いつまでにやるのか」を整理したい人に向けた内容です。

会議に出る。
内容をまとめる。
関係者に共有する。
そのあと、次の行動につなげる。

この流れがある人なら、そのまま使いやすいと思います。

議事録作成で一番困るのは、書く時間だけではない

議事録作成でよく言われる悩みは、時間がかかることです。

2時間の会議なのに、議事録を作るのに3時間、4時間かかる。

録音を聞き直す。
メモを整理する。
話の流れを思い出す。
決定事項らしきものを拾う。
関係者に共有できる形に整える。

これ、けっこうしんどいです。

ただ、私が実務で一番怖いと感じているのは、時間がかかることだけではありません。

本当に怖いのは、議事録の中で、

・決まっていないことが、決まったように書かれる
・担当者があいまいなまま残る
・期限が抜ける
・未決事項が消える
・次回確認すべきことが見えない

こういう状態になることです。

文章としてはきれい。
でも、会議後の仕事につながらない。

ここが、AI議事録で意外と起きやすい落とし穴です。

会議に出ているのに、会議を聞けていなかった

以前の私は、会議中こうなっていました。

発言を聞く。
急いでメモを書く。
要点を整理しようとする。
その間に、次の発言を聞き逃す。

この繰り返しです。

つまり、会議の議論ではなく、議事録作成に集中していました。

会議に出ているのに、会議をちゃんと聞けていない。

今思うと、ちょっと本末転倒だったなと思います。

その結果、あとからメモを見ても、文脈が思い出せない。

「たぶん、こういう意味だったよな」

と、自分の解釈でまとめてしまう。

正直に言うと、あまり良い議事録ではありませんでした。

生成AIを使い始めて、会議中の見方が変わった

転機になったのは、生成AIを議事録作成に使うようになってからです。

最初は単純でした。

録音データを文字起こしして、AIに議事録を作らせる。

ただそれだけです。

でも、その結果、会議中の動き方が変わりました。

会議中は、議事録を完成させようとしない。
メモも、最低限だけ。

書くのは、

・重要そうなところ
・理解できなかったところ
・あとで確認したいところ

このくらいです。

あとは、会議を聞くことに集中する。

すると、不思議なことに、会議の理解度が変わりました。

話の流れが追える。
論点が見える。
質問もしやすくなる。

結果として、議事録の確認もしやすくなりました。

なぜかというと、会議の文脈を理解した状態で、AIが作った議事録を見られるからです。

AIに任せるところと、人間が見るところを分ける。

ここができると、議事録作成はかなり楽になります。

AIに「議事録を作って」と頼むと、要約に寄りやすい

生成AIは、とても便利です。

文字起こしを入れて、

「この会議の議事録を作ってください」

と頼めば、それなりに整った議事録を作ってくれます。

見出しもつけてくれる。
文章も読みやすくしてくれる。
話の流れもそれっぽくまとめてくれる。

便利なんですけど、そこはけっこう正直です。

AIは、こちらが何を重視してほしいかを伝えないと、まずは「読みやすくまとめる」方向に寄ります。

その結果、

・検討中の話が、決定事項のように見える
・担当者が推測で入る
・あいまいな表現が、確定した表現に変わる
・未決事項が省略される
・次に確認すべきことが抜ける

ということが起きます。

議事録は、作文ではないんですよね。

きれいに読めることも大事ですが、それ以上に、会議後の仕事がちゃんと進むことが大事です。

だから、AIには最初からこう頼む必要があります。

この議事録を見た人が、次に何をすればよいか分かる形にしてください。

ここ、意外と大事です。

少し恥ずかしい話です

ここからは、少し恥ずかしい話です。

生成AIで議事録を作り始めたころ、私は一度かなりヒヤッとしたことがあります。

ある会議で、リリース日程について話していました。

実際の発言は、たしかこういう内容でした。

「来月のリリース日程については、次回あらためて検討しましょう」

つまり、まだ決まっていません。

ところが、AIが作った議事録には、

「来月XX日にリリースすることが決定した」

というような形で書かれていました。

私は最初、その違いに気づかず、関係者に共有してしまいました。

翌日、他部署の方から連絡が来ました。

「リリース日が決まったと聞いたんですが、いつ決まったんですか？」

そこで焦って確認しました。

もちろん、決まっていません。

AIが会議の流れを見て、

「たぶんこうなるだろう」

と補ってしまったんです。

このときに思いました。

AI議事録は、早く作れればそれでいい、というものではありません。

少なくとも、私はそう感じました。

決まったこと。
決まっていないこと。
次に確認すること。

ここを分けないと、会議後にかなり危ない。

それから、議事録プロンプトの作り方を変えました。

AI議事録で必ず分けるべき5つ

私が今、AIに議事録を作らせるときは、必ず次の5つを分けるようにしています。

難しいことを全部見るというより、まずはここだけ押さえればいいと思っています。

1. 決定事項

本当に決まったことだけを書きます。

「検討する」
「調整する」
「持ち帰る」
「方向性として進める」

こういう表現は、決定事項には入れません。

決定したのか。
検討中なのか。
持ち帰りなのか。

ここを混ぜると、あとでじわっと困ります。

2. 未決事項

議事録では、決まったことだけでなく、決まらなかったことも大事です。

むしろ実務では、未決事項の方が次の仕事につながることがあります。

・何が決まっていないのか
・なぜ決まらなかったのか
・判断に足りない情報は何か
・次回までに誰が確認するのか

ここまで残しておくと、次の会議がかなり楽になります。

3. ToDo

会議後に動くためには、ToDoの整理が必要です。

ただし、ToDoは「やること」だけでは足りません。

最低でも、

・タスク内容
・担当者
・期限
・備考
・未定の場合は未定と明記

ここまで必要です。

担当者が決まっていないなら、無理に入れない。

「担当者：未定」

これでいいんです。

AIに勝手に担当者を決めさせないことが大事です。

4. 次回確認事項

会議では、その場で決まらないことが普通にあります。

だからこそ、

・次回までに確認すること
・次回会議で判断すること
・追加で必要な資料
・関係者に確認すること

を残しておく必要があります。

ここが抜けると、次回会議でまた同じ話をすることになります。

これ、地味にもったいないんですよね。

5. 人間が確認すべき点

AIが作った議事録は、完成品ではありません。

あくまで下書きです。

最後は人間が確認します。

特に見るべきなのは、

・決定事項が本当に決定か
・担当者が発言に基づいているか
・期限が正しいか
・発言の意味が変わっていないか
・AIが推測で補っていないか

この5つです。

AIを使うほど、人間の確認が要らなくなるわけではありません。

むしろ、人間は「文章を整える作業」から離れて、「内容が事実かどうかを見る作業」に集中できるようになります。

Before / After：AIへの頼み方を変える

たとえば、こんな頼み方だと少し危ないです。

Before

以下の文字起こしをもとに、議事録を作成してください。

この頼み方でも、議事録は出てきます。

ただし、AIは「読みやすく整理する」ことを優先しやすくなります。

そのため、検討中の話が決定事項のように見えたり、担当者や期限を補ってしまったりする可能性があります。

After

以下の文字起こしをもとに、会議後に関係者が迷わず動ける議事録を作成してください。

特に、以下を必ず分けて整理してください。

・決定事項
・未決事項
・ToDo
・担当者
・期限
・次回確認事項

明確に発言されていない内容は推測せず、「不明」「未定」「言及なし」と記載してください。

「検討する」「調整する」「持ち帰る」は、決定事項に入れないでください。

この一言を入れるだけで、AIの出力はかなり変わります。

AIに頼む内容が、

「文章をまとめて」

から、

「会議後に動ける形に整理して」

に変わるからです。

ここから先で公開するプロンプトについて

ここから先では、私が実際に使っている3本のプロンプトを載せています。

正直、最初からこの形だったわけではありません。

AIが勝手に決定事項を作ったり、担当者をそれっぽく入れたりすることがあったので、少しずつ直してきました。

なので、このプロンプトは「きれいな議事録を作るため」というより、議事録で事故らないためのものです。

公開するのは、次の3本です。

1. 会議用 議事録プロンプト

正式な会議や、関係者が多い会議で使うプロンプトです。

このプロンプトで重視しているのは、きれいな文章を作ることではありません。

重視しているのは、

・決定事項と未決事項を分けること
・担当者をAIに推測させないこと
・発言されていない内容を補わせないこと
・発言の意味を変えないこと
・会議後のタスクにつなげること

です。

会議では、「検討します」「持ち帰ります」「調整します」という言葉がよく出ます。

AIはこれを、流れによっては「対応することになった」「決定した」と整理してしまうことがあります。

でも、実務ではここが危ないんです。

検討は検討。
持ち帰りは持ち帰り。
未定は未定。

この線引きを崩さないために、会議用プロンプトには「推測禁止」「決定事項の厳格化」「担当者の推測禁止」を強めに入れています。

2. 打ち合わせ用 議事録プロンプト

日常の打ち合わせや、ちょっとした相談に近い会議で使うプロンプトです。

打ち合わせでは、正式な決定事項がないことも多いです。

その場で何かが決まるというより、

・どんな話が出たか
・何が論点になったか
・どんな懸念が出たか
・次に確認すべきことは何か

を残す方が役に立つことがあります。

そのため、このプロンプトでは「決定事項を無理に作らない」ことを重視しています。

会話の流れを残しつつ、意味を変えない。

「可能性がある」を「実施予定」にしない。
「来週くらい」を「来週」にしない。
「検討する」を「対応する」にしない。

こうした表現のズレを防ぐためのプロンプトです。

3. 汎用 議事録プロンプト

簡単に記録を残したいときに使うプロンプトです。

すべての会議で、きっちりした議事録が必要なわけではありません。

・短い確認
・ちょっとした相談
・会議なのか打ち合わせなのか微妙な場面
・とりあえず内容だけ残しておきたい場面

こういうときに、重いプロンプトを使うと少し大げさになります。

汎用プロンプトは、会話内容を手早く整理するためのものです。

細かい議事録というより、あとから見返せる記録メモに近い使い方をします。

3本の使い分け

迷ったら、次のように使い分けています。

・正式な会議、関係者が多い会議
→ 会議用 議事録プロンプト

・日常の打ち合わせ、相談、確認
→ 打ち合わせ用 議事録プロンプト

・短い会話、とりあえず記録したい場面
→ 汎用 議事録プロンプト

最初から完璧に使い分けなくても大丈夫です。

まずは、会議用プロンプトを1回使ってみる。
重たいと感じたら、打ち合わせ用や汎用に切り替える。

そのくらいで十分です。

無料部分のまとめ

ここまでの話をまとめると、AI議事録で大事なのは、単に早く作ることではありません。

大事なのは、会議後に関係者が迷わず動けることです。

そのために、AIには最初から次のように頼みます。

この議事録を見た人が、次に何をすればよいか分かる形にしてください。

そして、必ず以下を分けます。

・決定事項
・未決事項
・ToDo
・担当者
・期限
・次回確認事項

この整理があるだけで、議事録はただの記録ではなく、会議後の仕事を進めるための道具になります。

ここから先では、私が実際に使っている3本のプロンプトを、そのまま使える形で載せています。

コピペして使えるようにしていますが、まずは自分の会議メモや文字起こしに合わせて、少しずつ調整してみてください。