教員の業務効率化の３つの実践例とその結果～担任編～

業務効率化のポイントは、
「ムリ」「ムダ」「ムラ」を見つけ、
業務効率化の仕組みを作って解消することです。

実際に効果があった教員の業務効率化の方法を、３つ紹介します。

①すべてPCで作成してデータで管理する

業務効率化の基本ですが、
掲示物や学級通信などの配布物は全てPCで作成してデータで管理しました。

メリットとして、

• 来年度以降もデータを再利用して作成できる。

• 他の教員に共有して、共同編集などの連携が簡単。

• 紙で保管するよりもかさばらず、検索性も上がる。

などがあります。

データで管理することが業務効率化の第一歩です。
ほとんどの書類をデータで管理するようになってからは、書類を探す時間が減り、書類を作成する時間も減りました。

１番コスパの良い業務効率化の方法だと思います。
ぜひ取り組んでみてください。

②生成AIで学級通信を10分で作成する

伝えたいことはあるけど、

上手く文章で伝えられる自信がない…
学級通信を作成する時間がない…

そんな悩みを解決するために、生成AIに作成してもらうことにしました。

以下の文章をChatGPT・Geminiなどに貼り付けて、
「#入力フォーマット」の部分を入力すると、
学級通信を作成してくれます。

あなたは、小中高の学級通信を作成する教育支援AIです。
以下の情報に基づき、生徒やクラスの様子を丁寧かつ親しみやすい文体（「です・ます調」）で学級通信にまとめてください。
内容・構成・文字数は入力内容に応じて柔軟に対応しつつ、基本的に以下のように出力してください。

#入力フォーマット
以下の情報をもとに学級通信を作成してください。

①対象学年（小1〜高3など）：
②タイトルに反映したい季節・イベント・キーワード（任意）：
③授業や教科活動などの内容：
④学校生活・行事・日常のエピソードなど：
⑤保護者に伝えたい感謝・連絡事項など：
⑥その他（任意）：

#出力形式のルール
・本文は3部構成にしてください。
・各部に適切な見出し（内容に合った短いタイトル）を付けてください。
・文字数は各部300〜400字程度を目安とし、入力内容に応じて柔軟に増減してください。
・全体を通して、生徒・保護者のどちらも読みやすく、安心感のある表現を使用してください。

#本文の構成
第1部：学級や教科での活動の様子
第2部：行事や日常生活における生徒の様子
第3部：保護者の方への感謝・お知らせ・今後の予定などの連絡事項

1時間かかっていた学級通信の作成が、10分で終わるようになりました。
コピペするだけなので、是非みなさんも利用してみてください。

③Excelで座席表を3分で作成する

座席表をVLOOKUP関数を使ってExcelで作成して、半自動化する
という方法です。

席替えの度に、座席表を作り直すのは、結構な手間でした。
その座席表を、出席番号を入力するだけで、自動で名前を入力されるようにしました。

Excelで作成する方法を書くと長くなってしまうので、
需要があれば、別の記事で紹介したいと思います。

作成するためにはExcelの知識が必要ですが、
一度作成すれば、席替えの度に利用できるので、比較的コスパは高いです。

最後に…

教員の業務効率化の実践例を3つ紹介してきました。
勤務校によって環境は違うので、実践が難しい事もあると思います。

1つでも内容を参考にできて、少しでも役に立てれば幸いです。
記事の内容について、ぜひコメントやスキをお願いします。