【コピペで使える】業務別にChatGPTをどう使えばいいか、使いやすかったプロンプトを整理してみた

ChatGPTを使っているのに、仕事ではあまり活かせていない。

最初、自分はこの状態でした。

質問すれば答えてくれる。

文章も作ってくれる。

要約もできる。

それはわかっているのに、実際の仕事になると「で、何を頼めばいいんだろう」と止まってしまう。

たぶん原因は、ChatGPTの機能を知らないことではなく、業務ごとの使い方に分けて考えられていなかったことです。

営業には営業の使い方があります。

マーケティングにはマーケティングの使い方があります。

デザイン、SNS運用、資料作成、スプレッドシート整理、データ分析にも、それぞれAIに頼みやすい作業があります。

ここを分けずに、ただ「ChatGPTを活用したい」と考えても、なかなか実務には落ちません。

なので今回は、業務役割ごとに使いやすいと感じたユースケースやプロンプトを整理していきます。

この記事は、AIに詳しい人向けの高度なプロンプト集ではありません。

自分と同じように、

「AIを仕事に使いたいけど、何から頼めばいいかわからない」
「毎回なんとなく質問して終わっている」
「業務ごとの具体例がほしい」

という人に向けた、実務メモです。

まずは、業務ごとにAIへ頼めることを分ける。

そこから、仕事に使いやすいプロンプトを少しずつ残していきます。

まず使いやすいと感じたのは、日常業務の整理系プロンプト

ChatGPTを仕事で使うとき、最初から難しい自動化をやろうとすると止まります。

でも、日常業務の中には、すぐに使える場面があります。

今回、自分が使いやすいと感じたのは、以下の4つです。

1. 長いメールを要約する
2. 会議の議題を作成する
3. 問題の根本原因を考える
4. 計画のリスクを洗い出す

どれも、特別な知識がなくても使えます。

しかも、仕事の中でよく発生します。

メールを読む。
会議の準備をする。
問題の原因を考える。
施策を進める前にリスクを見る。

こういう作業は、毎回ゼロから考えると時間がかかります。

でも、ChatGPTに頼む型を持っておくと、かなり整理しやすくなります。

長いメールを要約する

最初に使いやすいと思ったのが、メールの要約です。

仕事では、長いメールのやり取りを読む場面があります。

何通も返信が続いている。
途中で話題が変わっている。
誰が何を対応するのか見えにくい。
結局、何が決まったのかわかりづらい。

こういうメールは、読むだけでも時間がかかります。

そこで、以下のように頼みます。

このメールのやり取りを簡潔にまとめてください。

このやり取りには複数のメッセージが含まれています。

以下の3点を強調してください。

・重要な決定事項
・対応事項
・未解決の疑問点

メール本文：
[ここにメールのやり取りを貼り付けてください]

これを使うと、長いメールを読む前に全体像をつかめます。

特に便利なのは、対応事項と未解決の疑問点を分けてくれることです。

メールを読んでいて一番困るのは、
「で、自分は何をすればいいのか」
がわからないことです。

ChatGPTに先に整理してもらうと、確認すべき場所が見えやすくなります。

ただし、注意点もあります。

メール本文には、社外秘情報や個人情報が含まれる場合があります。

そのまま貼り付けてよい内容かは確認が必要です。

名前、メールアドレス、電話番号、金額、契約情報などは、必要に応じて伏せた方が安全です。

会議の議題を作成する

次に使いやすかったのが、会議の議題作成です。

会議は、目的が曖昧なまま始まると時間を使います。

何を話すのか。
どこまで決めるのか。
誰が参加するのか。
時間配分はどうするのか。

ここが決まっていないと、会議がただの雑談に近くなります。

そこで、会議前に以下のように頼みます。

[トピック]に関する会議の構成案を作成してください。

会議時間は[時間]です。
参加者は[参加者数]名です。

議題をいくつかのセクションに分けてください。

各セクションには、以下を入れてください。

・所要時間
・話す内容
・そのセクションの目標

たとえば、30分の会議なら、こんな形にできます。

トピック：X投稿分析の運用方法
会議時間：30分
参加者：3名

こう渡すと、ChatGPTは時間配分を含めて議題を作ってくれます。

自分でゼロから考えるより早いです。

特に、会議前に「何を決める会議なのか」を明確にできるのが便利でした。

会議の目的が曖昧なままだと、終わったあとに
「結局、次に何をするんだっけ」
となります。

議題を先に作っておくと、そのズレを減らせます。

問題の根本原因を考える

次に使えそうだと感じたのが、問題の根本原因を考える使い方です。

仕事では、同じ問題が何度も起きることがあります。

納期が遅れる。
確認漏れが出る。
同じ修正が何回も発生する。
データ入力ミスが続く。
広告や投稿の改善が感覚だけになる。

こういうときに、表面的な対処だけしていると、また同じことが起きます。

そこで、以下のように頼みます。

以下の職場における問題点を分析してください。

問題点：
[問題点の説明]

この問題は複数回発生しています。

考えられる根本原因を特定してください。

また、それを確認するための質問も提案してください。

このプロンプトの良いところは、原因を決めつけずに、確認するための質問まで出せることです。

たとえば、問題が「毎回バナー修正に時間がかかる」だとします。

その場合、原因はひとつではありません。

指示が曖昧なのか。
素材が足りないのか。
確認者が多すぎるのか。
最初の構成が決まっていないのか。
過去の修正ルールが残っていないのか。

こういう可能性を分けて考えられます。

初心者の自分にとっては、ここがかなり使いやすいと感じました。

問題が起きたとき、すぐに
「自分の作業が遅いからだ」
「相手の確認が遅いからだ」
と決めつけがちです。

でも、ChatGPTに整理してもらうと、もう少し冷静に見られます。

計画のリスクを洗い出す

最後に便利だと感じたのが、リスクアセスメントです。

新しい施策や作業を始めるとき、最初は良い面ばかり見がちです。

でも実際には、始めてから問題が出ることがあります。

時間が足りない。
必要な情報がそろっていない。
関係者の確認が遅れる。
外部ツールの制限に引っかかる。
費用が想定よりかかる。
運用が続かない。

こういうリスクは、始める前に見ておいた方がいいです。

そのときは、以下のように頼みます。

以下の計画に伴う潜在的なリスクを評価してください。

計画内容：
[計画内容を記述]

開始予定日：
[日付]

リスクを以下の観点で整理してください。

・発生確率
・影響度
・具体的なリスク内容
・軽減策

このプロンプトは、Codexでアプリを作るときにも使えそうです。

たとえば、

計画内容：
CSVデータから広告バナーを自動生成し、Google Driveに保存するアプリを作る

開始予定日：
2026年5月下旬

このように渡すと、考えられるリスクを出せます。

たとえば、

• APIの認証で止まる

• 画像生成の文字が崩れる

• Drive保存先がわからなくなる

• CSVの列名が揺れて読み込めない

• 生成画像の品質確認に時間がかかる

こういうリスクを先に見られます。

作業を始めてから気づくより、かなり安全です。

この4つは、初心者でも使いやすい

ここまで見てきて思ったのは、ChatGPTは「すごいことをやらせる」前に、まず日常業務の整理に使うのが現実的だということです。

特に今回の4つは、使いやすいです。

使い方役立つ場面長いメールを要約するやり取りの決定事項や対応事項を整理したいとき会議の議題を作る会議の目的や時間配分を先に決めたいとき根本原因を考える同じ問題が何度も起きているときリスクを洗い出す新しい施策や作業を始める前

どれも、いきなり高度なAI活用ではありません。

でも、仕事ではかなり使う場面があります。

自分のように、まだAIを完璧に使いこなせていない人でも、ここからなら始めやすいと思いました。

ポイントは、ChatGPTにただ質問するのではなく、役割と出力形式を伝えることです。

「まとめてください」だけだと、ぼんやりした答えになります。

でも、

重要な決定事項
対応事項
未解決の疑問点

のように、見たい項目を先に指定すると、かなり使いやすくなります。

会議の議題も同じです。

所要時間
話す内容
目標

を指定すると、実際に使いやすい形で返ってきます。

ここまでで一旦わかったこと

今回学んだ中で大事だと思ったのは、ChatGPTは「答えを出すツール」というより、仕事の整理を手伝ってくれるツールとして使いやすいということです。

メールを読む前に整理する。
会議の前に流れを作る。
問題が起きたときに原因を分解する。
新しい計画の前にリスクを見る。

こういう使い方なら、初心者でも始めやすいです。

まだ、全部を使いこなせているわけではありません。

ただ、この4つだけでも、仕事で使える場面はかなりありそうだと感じました。

この続きでは、もう少し別の業務役割や、具体的なプロンプトの使い方も整理していきます。