AI活用でどう変わる？データで見る業務効率化の軌跡。スタートアップのバックオフィス担当者の1年
こんにちは！エンジニアズハブでバックオフィス業務を担当している石川です。
今回は、2024年11月から2025年９月までの約11ヶ月間の私の業務内容の変化をデータで可視化してみました。スタートアップのなんでもやさんとして入社してから、どのように業務内容が変化していったのか？そして自動化によってどれだけ効率化できたのか？を共有します。
我ながらよく頑張った！
🏢 入社当初の状況
入社当初は本当に手探り状態でした。毎月の経理業務はCEOが自らやっていた為、日々の業務に追われて税理士さんにおまかせの部分も多く、何をどれだけやるのか？というところも自分で手探りで調べてやってみるしかありませんでした。
必要な書類はどこにあるのか？去年はどんな風に処理していたのか？CEOに確認しても忙しすぎてバタバタと対応したから記憶にない事がほとんどで、決算時期には税理士さんと何度やりとりをしたかわかりません・・・
🔍 バックオフィス担当者の業務はどう変わる？
スタートアップに入社したばかりの頃は、とにかく定型業務が多かったですね。請求書作成、データ入力、スケジュール調整...。まずは自分で手作業でやってみる。ツール上の初期設定で自動化できる部分や、繰り返し作業を徐々に自動化していくと、業務内容はこんな風に変わっていきました👇
このグラフを見ると一目瞭然！最初は定型業務が7割近くを占めていたのに、9ヶ月後には**わずか15%まで減少。その分、3月頃からは戦略・企画業務が30%**まで増えています。
💡 定型業務から戦略業務へのシフト
特に面白いのが、定型業務と戦略業務の比率の逆転現象です。
2024年12月には定型業務が**約70%でピークに達していましたが、2025年7月には約15%**まで減少。一方で戦略・企画業務は着実に増加し、特に2025年3月と7月に大きく伸びています。
📊 11カ月間の総稼働時間とバックオフィス業務の変化
これをみると一目瞭然！
2024年11月から2025年9月まで（直近二カ月もプラス）の11ヶ月間の総稼働時間とバックオフィス業務時間の推移です。
このグラフから読み取れるのは：
•入社初期（2024年11月～12月）：
バックオフィス業務が稼働時間の約66%～70%を占める
•中期（2025年1月～4月）：
総稼働時間が増加する一方、バックオフィス業務の比率は約36%～55%に減少
•現在（2025年5月～9月）：
バックオフィス業務の比率が約23%～40%まで減少、8月と9月は総稼働時間が減少しても一定量のバックオフィス業務は必要
🔎 更に直近2ヶ月の自動化可能タスクを詳しく見てみると...
2025年8月と9月の直近2ヶ月間のデータを詳しく分析してみました。この期間は総稼働時間が大幅に減少（7月：70時間→8月：28時間→9月：37時間）していますが、興味深い傾向が見られます。
中自動化可能タスク（合計25時間）の内訳：
•文書作成・管理：21時間（84%）
•財務・経理関連：3時間（12%）
•契約管理：1時間（4%）
特に「文書作成・管理」が大部分を占めていますが、これはSlack上でのやりとりがほとんどで、フルオンラインの社内メンバーとコミュニケーションをとる上で必要な部分なので、逆に効率化しすぎないように気を付けたいところです。チームの関係性や情報共有の質を保ちながら、適度な効率化を目指すバランスが重要だと感じています。
総稼働時間減少の中でのバックオフィス業務
興味深いのは、総稼働時間が大幅に減少したにもかかわらず、バックオフィス業務の比率は約39%と高い水準を維持していることです。これは、総稼働時間が減少しても、企業運営に必須の定常業務（文書作成・管理、財務・経理関連など）は一定量が必要不可欠であるためです。
コミュニケーション方法の進化
また、8月と9月のデータから、コミュニケーション方法の進化も見られます。従来の対面やビデオ会議による「打ち合わせ」から、Slack上でのテキストベースのコミュニケーションへの移行が進んでいます。特に9月は「打ち合わせ」時間が大幅に減少（自動化不可業務比率：8月46.9%→9月15.4%）する一方、「文書作成・管理」業務が増加しています。
具体的な自動化候補タスク：
文書作成・管理
•slack対応の自動化・テンプレート化
•契約書作成の自動化（AIテンプレート生成）
•進捗共有の自動レポート生成
財務・経理関連
•マネーフォワードとの連携強化
•請求書自動生成システムの導入
•経費計算の自動化
🚀 バックオフィス業務の効率化サイクル
私が実践している効率化サイクルはこんな感じです：
定型業務の習熟と課題発見 業務の基本を理解し、非効率なプロセスや改善点を特定する
1.毎回同じことを繰り返しやっている
2.同じデータを違うツールに手作業で移動している
3.誤字脱字がないか目視で確認している
自動化・効率化による時間創出 特定した課題に対して自動化や効率化を実施し、余剰時間を生み出す
1.slackのワークフローを利用する
2.AIに文章作成してもらう
3.AIにGASやVBAのコードを書いてもらう
高付加価値業務への挑戦 創出した時間を戦略的・創造的な業務に投資し、スキルと貢献度を高める
1.新規事業の企画を考える
2.新規事業の計画を立てる
3.新規事業を実行する
4.新たな視点での課題発見 より高い視点から業務全体を見渡し、次の改善サイクルを開始する
このサイクルを回し続けることで、バックオフィス担当者としての価値を高めながら、会社の成長にも貢献できるようになりました。（今こうしてnote記事を書く時間ができている事も会社の成長の一歩です。）
✒️まとめ：バックオフィス担当者の理想的な成長モデル
右も左もわからない中突然台風が来たり、地震が起こるような目まぐるしい1年でしたが、振返ってみてこうしてデータかしてみると、なんかスタートアップ企業としては理想的な成長モデルなのでは？と自画自賛してしまいます。改めて成長モデルをまとめてみるとこんな感じです。
初期段階（入社~3ヶ月）: 定型業務が中心、業務の全体像を把握
バックオフィス業務が稼働時間の約70%を占める
主に文書作成・管理、データ入力・処理、財務・経理関連の業務
中期段階（4~8ヶ月）: 自動化・効率化を推進し、定型業務の比率を下げる
バックオフィス業務の比率が約55%から約36%へと減少
総稼働時間は増加するが、バックオフィス業務時間はほぼ横ばい
発展段階（9ヶ月〜）: 戦略・企画業務が中心となり、プロジェクトリーダーとしての役割を確立
バックオフィス業務の比率が約30%程度まで減少
コミュニケーション方法が進化し、対面打ち合わせからSlackでのテキストコミュニケーションへの移行が進む
今、もう一回同じことをやって！と言われたらきっともっとスムーズに計画を立てて進められると思いますが、私は試行錯誤しながらこの11ヶ月間で「定型業務をこなす担当者」から「事業戦略に関わる企画者」へと変化することができました。これからもAIやツールを活用して面倒な繰り返し作業を自動化し、さらなる効率化と価値創出を目指していきます！
