フォームに回答が届いたとき、もう動いている話
問い合わせフォームに回答が届くたびに、受付確認メールを書いていた。自分のLINEにもメモを送っていた。シートに転記するのは、後回しにすると忘れるから、その場でやっていた。この3点セットを、1件ごとに繰り返していた。
「回答が届くたびに、どこかで頭が『次、やることがある』と鳴っていた。」
回答が届くたびに、手が動いていた
受付確認メールは定型文をコピーして名前だけ変えて送る。それだけで2〜3分かかっていた。LINEへのメモは「気づき漏れを防ぐための保険」だったが、結局メールとLINEの両方を確認する手間が増えていただけだった。
シートへの転記は、受け取るたびに後処理が積み上がっていた部分だ。「あとでまとめてやろう」と思うと数件分溜まる。溜まると転記ミスが起きる。だから毎回その場でやるしかなかった。
1件あたりの時間は短い。でも受け取るたびに必ず手が動く。受信の通知を見るたびに「作業が始まる」と身構える感覚が、日々少しずつ積み重なっていた。
送信の瞬間に、3つが走り出す
今は、フォームに回答が届いても自分は何もしていない。
GASとGoogleフォームを連携させた。フォームの送信が、3つの受付処理を同時に起動する設定にした。回答者への受付確認メール。自分のLINEへの通知。スプレッドシートへの記録。この3つが、フォームの送信をきっかけに一斉に動く。
「フォームの送信が届いた瞬間、自分は何も動いていない。でも受付確認メールはもう届いている。LINEには通知が来ている。シートに1行増えている。」
受付確認メール・LINE通知・シート記録、この3つが一斉に動くのを最初に確認したとき、送信側が拍子抜けするほど手が空いていた。
仕組みの組み立て方
GASはGoogleアカウントがあれば使える。追加でアプリを入れる必要はない。
Googleフォームに回答が届いたとき、GASが動くよう設定した。「受付確認メールを送る」「LINEに通知を送る」「スプレッドシートに行を追加する」という処理を書いておく。GASとGoogleのサービスだけで完結するので、有料ツールは一切使っていない。
3つの処理は、すべて1つのGoogleフォームにぶら下がっている。フォームが回答を受け取ると、それを起点に3つが動く。受付の入口が1か所にまとまっているから、フォームを増やす場合も同じやり方を繰り返せばいい。最初の設定を一度組んでしまえば、あとは複製するだけになる。
LINEへの通知はLINE公式が提供している連携の仕組みを経由している。送り先を設定すれば、あとはGASが送ってくれる。初期設定にかかった時間はそれなりにあるが、一度動き始めれば維持コストはゼロだ。
取りこぼしが消えた
受付確認メールを書き忘れるという事態が、なくなった。書いていないから忘れようがない。
気づくのが翌日になるという遅れも消えた。LINEに通知が届くから、フォームを開かなくても受信を把握できる。外出中にLINEの通知を見て、戻る前に返信の内容を考え始めることができた。返信の初速が上がったのは、通知のタイミングが早くなったからだ。
もう一つ、思っていなかった副産物があった。シートの台帳が自然に育っていることだ。手動で転記しなくなってからの方が、記録が整っている。転記漏れも、記入ミスも起きない。気づいたら台帳が育っていたという感覚だ。
「受け取るたびに後処理をしなければ」という緊張感が、少し薄れた。
受付の自動化、一緒に設計できます。
「問い合わせが来るたびに確認メールを書いている」「LINEへの転送も手動でやっている」──そのまま話していただければ、フォームに合った仕組みを一緒に整えます。
今日から始めるとしたら
Googleアカウントだけあれば始められる。 フォームもシートもGASも、すべて無料で動く。
まず今使っているGoogleフォームを一つ選ぶ。そのフォームへの回答が届いたとき、何が起きてほしいかを3行で書き出す。「受付確認メールを送りたい」「LINEに通知が欲しい」「シートに残したい」──その3行が、設定の入口になる。受付の流れが頭の中で整理できると、設定の見通しも立ちやすくなる。
「取りこぼしを防ぐために、自分が毎回動く必要はなかった。送信の瞬間に動く仕組みを置けばよかっただけだ。」
フォームへの回答だけでなく、予約や申込みが入った瞬間にもLINEで通知が届くようにした話を書いています。受付の入口を広げたい方に合わせてどうぞ。
