【教員向け・改訂版】表彰データ管理と教務処理を自動化するExcel VBAツール（2019対応）

※改訂版のお知らせ

2026年4月3日(金)に改訂第2版を公開しました。
こちらをご覧ください。

学校現場での表彰データの管理、こんな悩みはありませんか？

・入力がバラバラになりやすい
・集約に時間がかかる
・通知表や調査書での転記が大変
・表彰漏れや二重処理が不安

こうした課題を解決するために、
Excel VBAで表彰データ管理ツールを作成しました。

今回は、その**改訂版（Excel 2019対応＋共有機能付き）**について解説します。

■ ツール配布先

こちらからダウンロードできます👇
https://drive.google.com/file/d/1Fzw-MLExT-BXYiNo8DSLAZ1Swe3ahXv5/view?usp=drive_link

※ダウンロード後は「コンテンツの有効化」を行ってください

■ 解説動画

今回の内容は動画でも詳しく解説しています👇

■ 今回の改訂ポイント

① Excel 2019対応

前回のバージョンでは、スピル機能を使った自作関数を使用していました。

しかし、
Excel 2019ではスピル機能が使えないため動作しない問題がありました。

そこで今回、

👉 自作関数を廃止
👉 VBA主体の処理に変更

することで、古い環境でも安定して動くように改善しました。

② 共有ブック機能の実装

表彰データは複数人で入力することが多いですが、

👉 共有ブックではシート追加ができない

という制約があります。

そこで今回、

👉 必要なタイミングだけ共有を解除
👉 処理後に自動で再共有

という仕組みを組み込み、

「使いやすさ」と「制約回避」を両立しました。

■ このツールでできること

このツールでは、以下の業務を一括で効率化できます。

・入力用シートの自動作成（単体・一括）
・分野ごとのデータ管理
・表彰データの統一フォーマット入力
・全シートの一括集約
・未処理データの抽出
・教務処理（済）の一括反映

つまり、

👉 入力 → 集約 → 抽出 → 処理

までを一気通貫で管理できます。 (note（ノート）)

■ 実際の使い方（概要）

● シート作成

• 「シートを追加」：1つずつ作成

• 「シートを一括追加」：複数まとめて作成（おすすめ）

● データ入力

• 日付・大会名・部門・成績を入力

• メンバーは右側の名簿からコピー可能

● データ集約

「Dataを集約」ボタンで、

👉 全シートのデータを一覧化
👉 クラス・氏名順で並び替え

● 教務処理

• 未処理データを抽出

• ボタン1つで「済」を反映

👉 表彰漏れ・二重処理を防止

■ このツールのメリット

導入することで、

・作業時間の大幅削減
・入力ミスの減少
・確認作業の効率化
・教務処理の一元管理

が実現できます。

特に大きいのは、

👉 「漏れない仕組み」を作れること

です。

■ 現場で使って感じたこと

実際に職場で運用してみて、

・Excelのバージョン差
・共有ブックの制約

など、「現場ならではの壁」にぶつかりました。

今回の改訂版は、
それらを踏まえて設計し直しています。

👉 **机上ではなく“実運用ベースの改善”**です。

■ まとめ

表彰データ管理は、

👉 手作業だと必ずミスが出る業務

です。

だからこそ、

👉 仕組みで管理することが重要

になります。

今回のツールを使えば、

・入力
・確認
・教務処理

まで一貫して効率化できます。

■ ツール配布先

こちらからダウンロードできます👇
https://drive.google.com/file/d/1Fzw-MLExT-BXYiNo8DSLAZ1Swe3ahXv5/view?usp=drive_link

※ダウンロード後は「コンテンツの有効化」を行ってください

■ 解説動画

今回の内容は動画でも詳しく解説しています👇

■ 最後に

学校業務をもっとラクにするために、
今後もExcel・GAS・自動化ツールを発信していきます。

また、改善要望などあればコメントでぜひ教えてください！