【DPAS部Tips】議事録の書き方🖋

こんにちは！広報チームの中原です😊🌷

私は普段、DXプロモーション＆サポート部（略：DPAS部）の一員として、PJ管理の業務を担当しています。
（DPAS部が気になる方はこちら👇）

PJ管理の業務の中で議事録作成を行うことも多いため、この度議事録講師として25卒新卒研修にお邪魔してきました✨
研修はDPAS部内でも活用している資料を基に、私が実際の業務で経験したことも踏まえて行いました👩‍🏫

新人社員や若手社員も任されることが多い議事録作成。
話の展開が速すぎて書くのが追い付かない…
誰の発言だか分からなくなってしまった…
など、苦労したことがある方も多いのではないでしょうか。。😵

今回は25卒新卒研修内容に沿って議事録の書き方についてお伝えします😊🙌
もし苦手意識を持っている方はぜひ参考にしてみてください！
きっと上司や先輩から褒められる議事録を書けるようになります…✨

そもそも議事録は何のためにある？

そもそも議事録とは何のために作成するのでしょうか。

議事録の目的は、会議にて議論された内容や決定したことを記録して明確にし、関係者に共有すること​です。​

議事録は以下のような用途があり、業務を円滑に行う上で欠かせない重要な資料となります。​

• 決定事項や決定までの経緯を確認できる備忘録

• 参加できなかったメンバへの情報共有のツール

• 方針決定の経緯を記録する、言質の証拠（エビデンス）

そのため、ただ発言を文字起こしをするのではなく、読み手が一読しただけで会議の内容が理解できるものであることが重要となります。

議事録には何を書く？

議事録には主に下記の項目を記載する必要があります📒✏️

開催概要

日時、場所、出席者、使用資料などの情報を記載します。

決定事項、TODO​、課題

会議の中で決まったこと、検討や対応が必要なことを記載します。

議事内容

議論された賛成/反対意見や​質問事項、​今後の動向に関わる発言、共有事項などを記載します。

議事録作成のコツは？

事前準備と議事録作成にシーンを分けて、議事録作成のコツをお伝えします！

事前準備編

議事録作成では事前準備がとても大切です👀
私は丸腰で会議に挑み、痛い目にあったことが何度かあります…😱
事前準備では主に下記2点を実施することをおすすめします！

１．アジェンダや事前配布資料の確認
これからどのような議題が繰り広げられるのかを把握しておくだけで、会議の内容がスッ頭に入ってくるようになります😳✨

２．出席者の確認
議事録には発言者の記載が必要になります。
そのためあらかじめ確認しておくと、会議中のメモがとてもラクになります。

議事録作成編

＜会議中のポイント＞
下記の4点の内容は必ずメモを取るようにしましょう✏️✨

１．報告事項
２．議論に対する質問事項、賛成・反対意見とその理由​
３．決定した事項、持ち帰り宿題とした事項、今後検討する必要のある課題​
４．その他の共有事項（次回の会議開催日時など）​

メモする際は下記3点を意識すると、あとで清書しやすくなります！

１．こそあど言葉（これ、そこ、あれ、どこ）を具体的な言葉に置き換える​
２．会議中はキーワードをメモし、後で主語/述語を補記する。
３．不明点に、後で有識者に確認できるよう「？」マークを添えおく。​

＜清書時のポイント＞
それぞれの会社や現場の議事録フォーマットに合わせて清書しましょう！
下記2点については、どの現場でも必要な観点となるので押さえておきましょう✏️✨

１．「です・ます調」 / 「だ・である調」の統一
語尾の混在は読みづらくなるため統一するようにしましょう。

２．わかりやすい文言への変換
会議にはベテランから若手など様々な方が参加しており、その全員が議事録の読み手となります。どのような方でも理解できる分かりやすい文言で記載するようにしましょう！

最後までお読みいただきありがとうございました😊🌱
この記事が少しでも皆さんの議事録作成の役に立てたら嬉しいです。

最後に25卒新卒研修にて議事録作成を行ったときの様子をちょこっとお見せします👀✨

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