事務分担～最初が肝心

４月になり、私の部署でも職員の異動がありました。新規採用の職員もいれば他の部署から異動してきた方もいます。

年度が変われば事務分担も変更になります。
異動内示は３月中にあるので３月中に事務分担を決めますが、部下の事務分担は基本的に所属長が決めることになっています。
つまり私です。
正直一年のなかで一番気持ちが重たい時期です。
事務分担の決め方をミスると１年間引きずるからです。
油断はできません。

他の部署の所属長は、自身で決めた事務分担をそのまま担当者たちに降ろしているケースが多いようですが、私は、事務分担を決める前に一人一人と30分くらい面談して、どの事業を担当したいのかなどの意向をヒアリングすることにしています。

そうはいっても、まったく腹案も無しの白紙の状態でヒアリングするわけではなく、誰に何をやってもらうのが一番効果が出るだろうかとか、頭の中で叩き台は作ったうえでヒアリングします。

部署には10人程度の部下がいるので、一人一人としっかり面談するとけっこう時間はかかります。
年度末の忙しい時期なので、正直時間のやりくりは大変ではあります。
直接言われはしませんでしたが、他の所属長からは「そこまで丁寧にしなくても」というニュアンスの態度を取られたこともあります。

まぁたしかに、事務分担は所属長による指揮命令権の一環と思えば、事前に丁寧に聴く必要は無いのかもしれません。
聞いてしまうことで、決めにくくなる部分があるのも事実です。
希望を言ったのに聞いてもらえなかったと言われるリスクもあります。

ただ、所属長の仕事であるマネジメントは（私がマネジメントを語るのはまだまだおこがましいのですが）仕事の効果を最も高めるために誰に何をやってもらうかを決めることだと思っています。

そうだとすると、事務分担の決定はマネジメントの最も重要な部分です。
その重要なプロセスを手抜きせず丁寧にやるのは自分としては当然だと思います。
※他の所属長が手抜きしていると言いたいわけではありません。おそらく他の所属長にはそれぞれなりのベストなマネジメント方法があるのだと思います。

冒頭記載したように、ここで事務分担の割り振りをミスったり、職員の個別の事情を無視して事務を決めてしまい部下との間に心理的な溝ができてしまうと、それを１年間引きずることになります。
そうなるとけっこうやばいです。
下手すると部署としての仕事のパフォーマンスが大幅に落ちるときもあります。
最初が一番肝心。

ということで一人一人にヒアリングするのですが、
「分担についての希望は聞くけど、当然のことながら、希望をすべて丸呑みできるわけではない」
ということはヒアリングの冒頭でそれぞれの担当者には伝えています。

全員に聴き取りをして、それを事前に考えていた腹案と照らし合わせたうえで必要に応じて修正をします。
その作業にも結構時間がかかります。
ベストな事務分担というのはなかなか作れないので「少しでもパフォーマンスが上がるように」「できるだけワーストを回避しよう」という発想で作業します。

組織として一番パフォーマンスが上がるように、個々の職員をその得意な分野に配置するのは当然なのですが（そしてその方が上司としては楽なのですが）その視点だけで事務分担を決めると、ある職員にだけ特定の分野の経験が集中してしまうことになります。
それは決して悪い事ではないのですが、知識がブラックボックス化してその人がいなくなった途端に業務が回らなくなる恐れもあります。

ですので私は、２年後３年後を考えて、今年は多少パフォーマンスが落ちても未経験のこの人にこの事業をさせておこうという視点も欠かせないと思っています。
※ただし、未経験の分野に脈絡なく配置することで本人のモチベーションを落としたり、その人のスキルアップを阻害する恐れもあるので、異なる分野への配置は本人へのしっかりとした説明とフォローが必要だと思います。

いろいろな要素を考えて、正解は無いながらも自分なりに事務分担を作成します。

事務分担を担当者に伝えるときは、不満を言われないかいつもドキドキですが、前述のように「希望通りにならないこともある」と釘を刺しているからか、いちおう話を聞いてもらったことで納得するのか「希望を言ったのに聞き入れてもらえなかった」というクレームは、しっかりヒアリングするようになって以降これまでのところ出たことはありません。

ただ、ヒアリングしていて少しだけ気になるはあります。
個々人に話を聞いていて「仕事に対する意向（この仕事をしたい、あの仕事をしたくない）」というのはあまり多く出てきません。
それよりは「あの人とは仲が悪いからペアにしないでほしい」というものが多いです・・・

仕事そのものよりも人間関係の方が気になる様子。
まぁ、人間同士ですから仕方ないのかもしれませんね。

「仕事なのだから好き嫌い言わずに誰と組んでもしっかり仕事をしろ」というのが正しいのでしょうし、「あの人嫌いだからイヤ」という意見（わがまま）を聞いてあげるのは過保護すぎる気もします。

ですが、相性が悪いとわかっている職員同士をあえてペアにするのもマネジメントとしては悪手ですよね。
そういう情報を聞いた時は、できる限り相性の悪い者同士が業務上接触しないようにしています。
もちろん100％は無理なので、あくまでできる限り、です。

前述のとおり過保護かなと思いモヤっとしますが、わがままを聞いてあげたというよりも、入手した情報をもとに一番組織のパフォーマンスが上がる判断をしたのだと考えるようにしています。

もちろん、ここまで手をかけて事務分担を決めても、年度途中にいろいろと問題が出てくることもあるのですが、ここで手をかけておかなければもっと大きな支障が出てくると思って面倒くさがらずにしっかり話を聞くようにしています。

こんな感じで、かなり要領の悪い？やりかたをしている気がしますが、これが自分なりのやり方と思って取り組んでいます。
他の方はどのような事務分担の決め方をしているのか気になるところです。