フリーランスのお金管理、Googleスプレッドシート1枚で全部できる説【無料テク公開】
「売上はこのスプレッドシート、経費はとりあえずレシートを封筒に放り込んでおいて、請求書はその都度Googleドキュメントで作り直して、源泉徴収の計算はそのたびに『源泉徴収 計算』でググる──」
フリーランスのお金まわり、こんなふうにバラバラになっていませんか。
月末になると、どこに何を入力したか思い出すだけで一苦労。請求書を作るたびに先月のファイルをコピーして数字を打ち替え、入金されたかどうかは通帳とにらめっこ。そして毎年、確定申告の直前になって「今年もまとめて帳簿をつけなきゃ…」と冷や汗をかく。レシートの山を前に、自分が今いくら稼いで、いくら使って、手元にいくら残っているのか、正直よくわからない。
私自身もそうでしたし、まわりのフリーランス仲間も大体これです。お金の管理が「点」でしか存在していなくて、「線」や「面」になっていない状態。これ、実はちょっとした考え方の整理で、ほぼ解決できます。
この記事では、そのための「Googleスプレッドシート1枚で全部まとめる」という方法を、考え方から具体的な構成まで丸ごと公開します。
なぜ「1つのスプレッドシートにまとめる」のが正解なのか
「それなら会計ソフトを使えばいいのでは?」と思う方もいるはずです。freeeやマネーフォワードといったクラウド会計ソフトは確かに優秀で、銀行連携で自動で取引を取り込んでくれたりもします。本格的に事業が大きくなってきたら、迷わずこちらを使うべきだと思います。
ただ、正直に言うと、年商がまだそれほど大きくないうちの会計ソフトは、ややオーバースペックです。月額で1,000円台後半〜数千円の費用がずっとかかり続けますし、機能が多すぎて「結局どこに何を入力すればいいのか」がわからず、使いこなせないまま解約してしまう人も少なくありません。仕訳や複式簿記の概念につまずいて挫折する、というのもよく聞く話です。
その点、Googleスプレッドシートは無料で、Googleアカウントさえあれば誰でも使えます。自分の仕事の形に合わせて項目を自由にカスタマイズできるし、スマホからもさっと残高や入金状況を確認できる。クラウド上に自動保存されるので、PCが壊れてもデータは消えません。
要は、規模が小さいうちはスプレッドシートで十分なんです。むしろ、自分の手で数字を入力する分、お金の流れが体感として頭に入りやすいというメリットすらあります。事業が育って手作業がしんどくなってきたら、そのとき会計ソフトに移行すればいい。順番の問題です。
お金管理シートに必要な「5つの機能」
では、フリーランスのお金管理に「最低限これだけは欲しい」という機能を、5つに分解して見ていきましょう。ここがこの記事のいちばん大事なところです。逆に言えば、この5つさえ押さえれば、お金管理シートは完成します。
① 売上管理
記録すべきは、クライアント名・案件名・請求金額・入金予定日・入金済みフラグ。ポイントは「請求した」と「入金された」を必ず分けて管理することです。
フリーランスは請求してから入金まで1〜2ヶ月空くのが普通で、ときどき入金が遅れたり、先方が払い忘れたりします。請求と入金を分けておくと、「先月請求したあの案件、まだ入金されてないぞ」という抜け漏れにすぐ気づけます。さらに、いついくら入ってくるかが見えるので、キャッシュフロー(手元のお金の流れ)を先読みできるようになります。これが地味にいちばん効きます。
② 経費管理
日付・カテゴリ・金額・メモを記録します。ここでの実用的なコツは、経費のカテゴリ(勘定科目)を、確定申告で使う科目にあらかじめ合わせておくことです。
具体的には、通信費・旅費交通費・消耗品費・水道光熱費・広告宣伝費・接待交際費…といった、国税庁の収支内訳書に出てくる科目に揃えておきます。日々の入力の段階で正しい科目に振り分けておけば、年末に「この支出は何費だっけ?」と仕分け直す作業がまるごと消えます。確定申告がラクになるかどうかは、ここで9割決まると言ってもいいくらいです。
③ 請求書のテンプレート
2023年10月にインボイス制度が始まってから、適格請求書(インボイス)には決まった記載事項が必要になりました。主なものは、発行者の氏名・名称と登録番号(Tから始まる13桁)、取引年月日、取引内容、税率ごとに区分した合計金額と適用税率、税率ごとの消費税額、そして受領者の氏名・名称です。
毎回ゼロからこれらを盛り込んだ請求書を作るのは、地味に時間を食います。一度きちんとしたテンプレートを作っておいて、案件名と金額だけ入れ替える形にすれば、1件あたり数分で済みます。
④ 源泉徴収の自動計算
ライターやデザイナーなど、報酬から源泉徴収される職種の人は、請求書に源泉徴収税額を書く必要があります。税率は、1回の支払金額が100万円以下なら10.21%、100万円を超える部分は20.42%(100万円超の場合は「(支払金額−100万円)×20.42%＋102,100円」)です。
これ、毎回電卓を叩いたりググったりしていると本当に面倒です。報酬額を入れたら源泉徴収税額が自動で出てくる計算式をシートに仕込んでおけば、請求書作成の手間が一気に減ります。
⑤ 月次ダッシュボード
最後に、その月の売上合計・経費合計・手残り(売上−経費)・前月比が、ひと目でわかる画面があると最高です。
数字を入力するだけだと、結局「今月どうだったの?」が見えづらい。集計された結果を1枚にまとめておくことで、自分のビジネスの健康状態を毎月チェックできます。「今月は経費が膨らみすぎたな」「先月より売上が伸びてるな」といった気づきが、毎月の経営判断につながっていきます。
──この5つ。売上・経費・請求書・源泉徴収・ダッシュボード。これらを別々のファイルに散らかすのではなく、1つのスプレッドシートにまとめる。それだけで、冒頭の「グチャグチャ」はほぼ解消します。
自分で作る場合のざっくり手順と、正直な所要時間
ここまで読んで「なるほど、この構成で自分で作ってみよう」と思った方。ぜひやってみてください。考え方さえわかれば、自作は十分に可能です。
ただ、正直に所要時間をお伝えしておきます。スプレッドシートに慣れている人で、だいたい半日〜1日。普段あまり触らない人だと、2〜3日はかかると思っておいたほうがいいです。
特に時間を取られるのが、④の源泉徴収の自動計算と、⑤のダッシュボードのグラフ設定です。源泉徴収は100万円超で税率が変わるので、条件分岐の関数(IF関数など)を組む必要がありますし、ダッシュボードは月別・科目別に数字を自動集計する関数やピボットの知識がないと、思ったように動いてくれません。最近はChatGPTに「こういう計算をする関数を教えて」と聞きながら作れるので昔よりは速くなりましたが、それでも入力テストと修正を繰り返すと、やはりまとまった時間が必要です。
要するに、「作れなくはないけど、それなりに時間はかかる」というのが正直なところ。この時間を自分で投資するか、それとも完成品で時短するかは、好みと状況しだいです。
「全部入りの完成版」を作りました
ということで、上の5つの機能をすべて実装済みのGoogleスプレッドシートテンプレートを作って、販売しています。
【インボイス対応】フリーランス用 月次お金まるごと管理シート
中身は全7シート構成で、使い方ガイド・売上管理・経費管理・請求書テンプレート(PDF出力可)・源泉徴収管理・月次ダッシュボード・年間サマリーが入っています。源泉徴収の10.21%/20.42%計算もインボイス対応の請求書フォーマットも、経費科目の収支内訳書準拠プルダウンも設定済み。関数の知識は一切不要で、色のついたセルに数字を入れていくだけです。
使い方は、購入後のリンクから開いて「コピーを作成」で自分のドライブに保存するだけ。あとは数字を入れれば、集計もグラフも請求書も自動です。価格は¥1,480の買い切りで、追加費用はかかりません。使い方は動画と図解付きのPDFが付属しています。
必要な方はこちらからどうぞ。
▶ 商品ページ
締め ── 今日からできる最初の一歩
テンプレートを買う・買わないにかかわらず、今日から1つだけやってみてほしいことがあります。
それは、今月の売上と入金状況を、1枚のシートに書き出してみることです。「どのクライアントに、いくら請求して、入金されたかどうか」。これだけでも、自分のお金の流れがぐっと見えるようになります。
お金の管理は、完璧な仕組みをいきなり作ろうとすると挫折します。まずは点を1つ打つ。そこから線にしていけばいい。今日の数行が、来年の確定申告のあなたを救ってくれます。
