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経営層に説明できる！GWS導入の費用対効果プレゼン例【稟議書テンプレ付き】

ふじサンバ公式note｜中小企業の業務効率化サポーター



「Google Workspaceを入れたい。でも、社長に何て説明すればいいんだろう…」

総務のお仕事をしていると、こういう壁にぶつかること、ありませんか？

「うちもそろそろペーパーレスにしないと」「Excelをメールで送り合うのもいい加減やめたい」と感じていても、いざ社長や経営層に提案する段階になると、急に言葉が出てこなくなる。

「で、いくらかかるの？」「それで何が良くなるの？」「他のサービスと比べてどうなの？」

——この3つの質問に、自信を持って答えられる材料、ありますか？

導入が決まらない理由は、「材料不足」だけ

私たちふじサンバは、中小企業のGoogle Workspace（以下GWS）導入を日々お手伝いしています。

導入が決まらない一番の理由は「商品が悪いから」ではありません。「経営層が判断するための材料が揃っていないから」なんです。

担当者の方に「ぜひ入れたい」気持ちはあっても、稟議書を書く段階で手が止まってしまう。気持ちはとてもよくわかります。

そこでこの記事では、社長や経営層にそのまま見せられる「費用対効果のプレゼン例」と「稟議書テンプレート」を、実際の最新料金データと一緒にまとめました。

明日からそのまま使える内容にしたので、ぜひ最後まで読んでみてください。

※本記事の料金情報は2026年6月時点のものです。最新情報はGoogle Workspaceの公式サイトをご確認ください。

ポイント①：まずはGWSの料金プランを「早見表」で押さえる

経営層に提案する前に、まず自分が料金プランを正確に理解しておきましょう。

GWSのビジネス向けプランは、シンプルに3種類です。

プラン月額（1ユーザー）ストレージMeet参加者Meet録画Business Starter¥80030GB100人×Business Standard ★おすすめ¥1,6002TB150人○Business Plus¥2,5005TB500人○（出席記録付き）

※2026年6月時点・税抜・workspace.google.co.jp公式より

中小企業へのおすすめは「Business Standard」です。

理由はシンプルで、共有ドライブとGemini AIが使えるから。Starterだと共有ドライブが使えず、部署で資料を管理しづらいんです。

コスト削減のコツ

  • 年契約にすると約16%安くなる

  • 新規契約には3ヶ月50%オフキャンペーンあり（Standardなら3ヶ月間¥800/ユーザー）

ポイント②：「いくらかかって、いくら得するのか」を数字で見せる

経営層が一番知りたいのは結局これです。「投資対効果（ROI）」を数字で示しましょう。

50名規模の年間コスト試算

項目GWS Business StandardMicrosoft 365 Business Standard月額（1ユーザー）¥1,600¥2,099（2026年7月改定後）50名×12ヶ月¥960,000/年¥1,259,400/年差額—+¥299,400/年

年契約16%割引を使えば、GWSはさらに約¥806,400/年まで下がります。

つまりGWSを選ぶだけで、年間30〜45万円のコスト削減になる計算です。

効果（リターン）の見せ方

費用だけ見せても弱いので、必ず「効果」も数値化しましょう。公式に発表されている第三者調査・事例から、説得力のある数値を引用できます：

  • Forrester社の調査（Google委託）: GWS導入による3年間のROIは336%、投資回収期間は6ヶ月未満

  • 国内事例（株式会社ハマヤ）: 年間5,760時間の業務時間削減 → 人件費換算で約576万円相当

  • 国内50名規模事例: 経費申請の自動化で月500時間削減、年間約120万円の労働時間創出

  • 1ユーザーあたり週1.5時間のコラボレーション時間削減

  • ITチケット20%削減・ワークステーション設定時間90%削減

投資回収期間の計算式（稟議書の必須項目）

投資回収期間（年）= IT投資額 ÷ 年間効果額

例：50名規模で年間コスト¥960,000、年間効果額¥3,000,000の場合
→ 投資回収期間 = 約4ヶ月

中小企業の稟議では「2〜3年以内に回収できる」が承認の目安です。
GWSはこの基準を余裕でクリアできる、稟議が通りやすい投資なのです。

ポイント③：そのまま使える「稟議書テンプレート」

ここからが本題です。A4で1〜2枚にまとまる稟議書テンプレを用意しました。

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件名: Google Workspace導入の件

1. 概要・背景
　当社では現在、社内のファイル共有・コミュニケーションが
　メール添付・紙の回覧・口頭伝達に分散しており、
　以下の業務課題が発生しています。
　・Excelファイルの上書き事故・バージョン混乱
　・紙の申請書による回覧の遅延
　・テレワーク環境の未整備

2. 目的・目標
　Google Workspace導入により、以下を実現します。
　・社内業務時間の20%削減
　・ペーパーレス化（申請書・回覧文書）
　・場所を選ばない業務環境の構築

3. 選定理由（GWS vs Microsoft 365）
　・年間コスト：GWSが約30〜45万円安い（50名想定）
　・AI機能（Gemini）が全プラン標準搭載
　・直感的なUIで社員の学習負荷が低い

4. 費用詳細
　・契約プラン：Business Standard（年契約）
　・月額：¥1,344/ユーザー（16%割引適用後）
　・年間総額：¥806,400（50名想定）
　・初期費用：導入支援費用 別途見積

5. 期待効果
　【定量効果】
　・年間業務時間削減：5,000時間以上（同規模事例参考）
　・人件費換算：年間500万円相当
　・M365比較で年間コスト30万円削減
　【定性効果】
　・テレワーク対応力の向上
　・採用ブランディング向上
　・情報セキュリティ強化

6. 投資回収期間
　約4〜6ヶ月（業界調査・同規模事例より）

7. リスクと対策
　・移行リスク → 段階的移行（部署単位）で吸収
　・社員の習熟 → 導入研修＋マニュアル整備で対応
　・既存データ → 移行支援パートナー活用

8. スケジュール
　・1ヶ月目：契約・初期設定
　・2ヶ月目：パイロット部署で運用開始
　・3〜4ヶ月目：全社展開・研修
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このテンプレを土台にして、自社の事情に合わせて数値や課題を入れ替えれば、A4 1〜2枚でしっかり伝わる稟議書が作れます。

やってみた感想・実際の効果

実際にこのフレームで稟議を通したクライアント様（従業員約50名・卸売業）の話をご紹介します。

「最初は社長に『で、結局いくら得するの？』と一言で返されて、答えに詰まりました。Forresterの調査データを使って3年ROI 336%・回収6ヶ月と提示したら、その場で『じゃあやってみよう』となりました」

このように、経営層が反応するのは「具体的な数値」と「同規模の成功事例」です。

「便利になる」「効率化できる」という抽象的な言葉では、決裁が下りにくいのが現実です。だからこそ、料金と効果を数字で見せる準備が重要になります。

まとめ：経営層を動かす3つのポイント

  1. 料金プランは「Business Standard」を軸に提案（¥1,600/月・年契約で¥1,344）

  2. 費用対効果はForrester調査＋同規模事例で数値化（3年ROI 336%・回収6ヶ月）

  3. 稟議書はA4 1〜2枚にまとめる（テンプレを土台に差し替え）

社長や経営層は、本当は「DXを進めたい」と思っています。
ただ、判断材料がないだけ。

担当者であるあなたが、料金と効果と稟議書をセットで提示できれば、稟議は驚くほどスムーズに通ります。

さいごに

ふじサンバでは、稟議書の書き方から導入後の社員研修まで、中小企業のGWS導入を一気通貫でサポートしています。

「うちの会社で具体的にいくらかかるか試算してほしい」「稟議書の添削をしてほしい」といったご相談も、無料で承っています。

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参考資料

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※本記事の情報は2026年6月時点のものです。最新情報はGoogle Workspaceの公式サイトをご確認ください。

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