【AI活用100のコツ】Tip 058: Gemini活用！面倒な「新旧対照表作成」を自動化（PDF比較を一発完了）

「今年度から園則が変わったけど、どこが変わったのか保護者に説明する資料を作らなきゃ…」
「重要事項説明書、去年のデータと見比べて変更箇所をリストアップするだけで半日終わった…」

規定やマニュアルの改定につきものの「新旧対照表」の作成。
「てにをは」レベルの修正まで含めて、目視で見比べる作業は時間もかかるし、見落としのリスクも高い、まさに「苦行」です。

本記事では、Gemini (マルチモーダル機能) を活用して、「変更前と変更後のPDFを丸投げするだけで、自動で新旧対照表を作成する」手順を解説します。

🌟 今日のゴール

• Gemini に「昨年の重要事項説明書（旧）」と「今年の重要事項説明書（新）」の2つのPDFを読み込ませる

• 「どこが変わったか、変化点を表にして」と指示する

• 半日かかっていた「目視チェックと表作成」を、わずか1分で終わらせる

Step 1: 現状の課題を整理する

なぜ「目視チェック」は限界なのか？

規程類は数ページ〜数十ページに及ぶこともあります。
人間がこれを見比べると、「ページをめくって確認する」動作の中でどうしても集中力が途切れます。
また、「Excelで新旧対照表のフォーマットを作って、旧文と新文をコピペして…」という事務作業自体も非常に手間がかかります。

• 課題: 変更箇所が数十箇所に及ぶと、手作業での一覧化・チェックはミスが起きやすく、精神的にも辛い

• リスク: 重要な変更点を見落としたまま保護者に説明してしまい、後でトラブルになる

Step 2: GeminiでPDFを比較し、一発生成する

1. 資料の準備

比較したい2つのファイル（PDF、Word、画像など）を用意します。
例：`2023年度_重要事項説明書.pdf` と `2024年度_重要事項説明書.pdf`

2. Geminiへのアップロード

Gemini (Advanced推奨ですが、無料版でもテキスト量によっては可能) のチャット欄にある「+」ボタンから、2つのファイルを同時にアップロードします。

3. プロンプトの実行（対照表作成指示）

以下の指示を入力します。

あなたは「文書管理のスペシャリスト」です。
添付した2つのファイル（旧版と新版）を比較し、変更箇所を抽出して「新旧対照表」を作成してください。

【出力フォーマット】
Markdown形式の表で出力してください。

| 項目（条文番号など） | 変更前（旧） | 変更後（新） | 変更理由の推測（あれば） |
| :--- | :--- | :--- | :--- |
| 第〇条 〇〇について | （旧文をそのまま引用） | （新文をそのまま引用） | 金額改定に伴う変更 |

【注意点】
- 削除された項目は「削除」と明記してください。
- 新設された項目は「新設」と明記してください。
- 単なる誤字脱字の修正は除外し、意味が変わる変更のみをピックアップしてください。

4. 結果の確認・活用

Step 3: 新しい業務フローを体感する

得られる成果

• Before: 「赤ペン片手に、2つの書類を並べて間違い探し…目がチカチカする…」

• After: 「AIにファイルを投げたら、コーヒーを淹れている間に完璧な表ができていた！あとは確認するだけ！」

「事務作業の自動化は、安心への近道」。
AIに「変更点の抽出」を任せることで、人間は「その変更をどう分かりやすく伝えるか」という、本来のコミュニケーション業務に集中できるようになります。🚀

📝 まとめ

1. Geminiは複数のファイルを同時に読み込み、その内容を比較・分析できること

2. 面倒な「コピペ作業」や「表作成」も、プロンプト一つで自動生成してもらえること

3. 自動化によって生まれた時間で、保護者への説明準備やダブルチェックを念入りに行えること

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