ハイブリッド開催はやはり大変

noteでもご案内していたイベントの運営上の振り返りがタイトルの件です。


ここでも愚痴りました冊子作成に5時間かかり、当日司会をしながら登壇者のZOOMの画面共有までしないといけないという、私を酷使し過ぎではないかというイベントでした。


以前も同じ団体で、同じ会場で開催したこともあったので「ハイブリッドはやめましょう」と提案したものの通りませんでした。

辞めたかった理由は大きく３つ。
①前回やった時にオンライン参加の方から声が小さくて聞こえないという声があった
ハイブリッドあるあるですが、大きい会場でマイクを使うと声も逃げますし、パソコンに繋いだマイクがどこまで音を拾ってくれるか入念なテストが必要です。

②Wi-Fiの環境が不十分
　共催する団体が用意するポケットWi-Fiを借りる形でしたが、ネット環境が安定せず、ホストや共同ホストのパソコンが落ちる。
発表者用とネット管理用のパソコン２台用意する必要があり、通信容量を取り合うことになる。前回は発表者が動画を流すということで、音声も共有したところ重くて回線が切れました。

　加えて、パソコン付属のwebカメラではなく、高画質のデジカメをスイッチャーで繋いでシンポジストとコーディネーターを映しました。高画質のため、当然ですが通信容量も重くなりました。

③ネット参加者がどんな環境で参加しているか把握ができない
　オンライン参加者が顔を出さずに参加したり、申し込んでいない人と複数人で参加していることも見られ、発表者が安心して話せる環境を保障できない。写真ＮＧのスライドも画面越しだと撮られている可能性もある。

③はオンライン開催でも起こりえそうですが、主催者として発表者が安心して話せる環境を用意するのは当然。


そして、今回はどうだったかというと、
開始２時間前に会場入りして、ポケットWi-Fiの接続と音声確認をしました。
動画を流す発表者はいなかったので、大きな負荷はなかったかと。

少し焦ったのはZOOMでのパワーポイントの画面共有。
共有して発表者のパソコン上はスライドは動いているのに、参加画面ではタイトルスライドから動いていない。

発表中に前に行って再び画面共有の調整をしました。
原因は「発表者ツール」(発表者にはスライドに追記した説明文などが表示されるもの)でした。


画面共有した後に発表者ツールボタンを押すと、新しい画面が生まれるようで、その新しい画面を再び画面共有しないと参加者には元の画面しか表示されませんでした(説明下手ですみません)。


読んでお分かりのように私自身もそこまでパソコンに明るいわけではないので、ネット環境と人材が確保できないと大変です。


初めてハイブリッド開催を検討されている方の少しでも参考になりましたら、嬉しいです。


本日は以上です。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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