【組織のAI活用＃220】「Gemを共有されたのに一覧に出てこない」という時の対処法と、共有権限のルール

こんにちは！寺田です。

現在は、デジタル関連会社のAI推進者などのAI活用者のコミュニティである「AI Digital Community (ADC)」の代表理事や、顧客事業の「×AI化」をサポートするFURIKAKE Partners(株)と組織のAI活用を支援するプロダクトを提供するAI Portalize(株)の代表取締役を務めており、様々な側面から組織のAI活用をサポートしています！

社内でGem（Geminiで作れるカスタムAI）の共有が進むと、「共有されたはずのGemが、自分の一覧に出てこない」とういうので困るケースが結構出てくる印象です。

私も社内やご支援先で、この質問を何度も受けてきました。仕様を知っていれば1分で解決する話なので、今回は対処の手順と、あわせて整えておきたい共有権限のルールをまとめてみました。

まず試すことは、そのGemを「一度実行」する

共有されたGemが「共有アイテム」に表示されない場合、最初に試すことはシンプルです。

• 共有リンクからそのGemを開き、一度実行する

• 一度実行すると、Gem一覧画面の「共有アイテム」に表示されるようになる

「共有された＝自動で一覧に並ぶ」わけではない、という仕様を知っておくだけで、この手の問い合わせの多くは解決します。

共有リンクが見つからない場合はGoogleドライブから検索する

「通知が来ていない」「共有メールが埋もれてしまった」という場合は、Googleドライブから探せます。

Gemの共有データは、Googleドライブのファイルとして扱われています。そのため、ドライブの検索窓にGem名を直接入力して検索し、該当ファイルをクリックして一度実行すれば、一覧の共有アイテムに表示されます。

社内で「一覧に出てこない」という報告を受けたときは、この「検索して、一度実行」のセットを案内するとスムーズです。

共有時のルールとして基本は「閲覧権限」がおすすめ

対処法とあわせて押さえておきたいのが、共有時の権限設定です。Gemの共有権限には「編集権限」と「閲覧権限」の2種類がありますが、社内共有の標準は閲覧権限にするのがおすすめです。

編集権限を安易に付与すると、部署全体で使う定型業務用のGemを、ある担当者が自分の使いやすいように変更してしまい、作成者の意図と異なる出力になって他の利用者が混乱する、といった事態が起こりえます。

誰がいつ変更したかの管理は難しく、元に戻す作業にも手間がかかります。

カスタマイズしたい人には、「Gemのコピー機能」を案内しましょう。原本は保護したまま、自分専用の複製を作ってもらう流れが最適です。

運用上の注意点

共有設定の操作は、Gem内のメニューが使えない場合でも、Gem一覧画面のメニューから行えます。「設定の場所が見つからない」と言われたときは、こちらを案内してみてください。

また、共有Gemが増えてくると、一覧にただ並ぶだけでは「どれが最新か」「どれが重要か」の識別が難しくなってきます。共有ルールや管理方法をセットで整えることが、活用定着の鍵になります。

「検索して、一度実行」

「一覧に出ない」ときは、①共有リンクまたはドライブ検索でGemを開く、②一度実行する、で解決します。

あわせて、共有は閲覧権限を標準に、カスタマイズはコピーで。このルールをセットで整えておくと、現場が迷わずAIを使える環境になります。

社内のGem共有で同じ質問を受けている方は、ぜひこの記事をそのまま案内に使っていただければなと思います！

読んでいただきありがとうございました！
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ちなみに、組織におけるAIの推進についてまとめた本も出版させていただいております。もしよければご覧ください。