【組織のAI活用#225】Google Workspace Studioの共有設定まわりの制限事項と対策

こんにちは！寺田です。

現在は、デジタル関連会社のAI推進者などのAI活用者のコミュニティである「AI Digital Community (ADC)」の代表理事や、顧客事業の「×AI化」をサポートするFURIKAKE Partners(株)と組織のAI活用を支援するプロダクトを提供するAI Portalize(株)の代表取締役を務めており、様々な側面から組織のAI活用をサポートしています！

Google Workspace Studioは、ワークフローをAI化して一連の作業を自動化できるサービスです。例えば、Google Meetでの商談の文字起こしをトリガーにして、議事録作成のAIボット（Gemini）を動かし、その結果をメールで送信したり、スプレッドシートに転記したりできます。

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ただし、本サービスはまだ発展途上であるため、仕様上の制限と注意点があります。特につまずきやすいのが「共有設定されたファイルやGemの扱い」です。本記事では、現状の制限事項と、共有スプレッドシートへ転記したい場合の対策を整理します。

現状の制限事項と仕様

フローの「入力」「中間処理」「出力」の3段階に分けて整理します。

1. 情報の取得元（インプット）

共有フォルダ内にあるスプレッドシートなど、共有設定されているものでも問題なく情報を取得できます。入力側は共有ファイルでも支障ありません。

2. 使用するGem（中間処理）

共有設定されているGemは、現状使用できません。フローに組み込むGemは、共有していないGem（マイGemなど）を使用する必要があります。

チームで共有しているGemと同じ処理をフローに使いたい場合は、同じ指示内容のGemを自分用に用意して組み込んでください。

3. 出力先（アウトプット）

共有設定されているスプレッドシートには、直接出力できません。出力先には、共有していない（マイドライブ上の）スプレッドシートを指定する必要があります。

まとめると、現状は「入力は共有ファイルでもOK、Gemと出力先は非共有のみ」という非対称な仕様になっています。フローがうまく設定できないときは、まずこの共有まわりの条件を疑ってみてください。

共有スプレッドシートへ転記したいときの対策

最終的にチーム全員で共有しているスプレッドシートへ情報を集約したい場合は、現状はひと手間（連携設定）が必要になります。

• マイドライブにある（共有していない）出力先スプレッドシートから、Google Apps Script（GAS）などを用いて、共有ドライブ側の共有スプレッドシートへデータを転記・移行する仕組みを構築する

つまり、「Studioのフロー → マイドライブのスプレッドシートへ出力 → GASで自動転記 → 共有スプレッドシート」という2段構えにする形です。

この転記の仕組みには、以下の記事で紹介しているGAS（マイドライブのスプレッドシートを共有フォルダへ10分おきに書式ごと完全同期するコード）がそのまま使えます。

制限は、回避策とセットで押さえておく

Google Workspace Studioは発展途上のサービスであり、共有まわりには「入力は共有ファイルOK、Gemと出力先は非共有のみ」という制限があります。共有スプレッドシートへの集約が必要な場合は、マイドライブのスプレッドシートを経由してGASで転記する構成にしてください。今後のアップデートで仕様が変わる可能性があるため、運用の際は最新の動作をあわせてご確認ください。

ぜひ、まずは手動での1回実行から、試してみていただければなと思います！

読んでいただきありがとうございました！
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ちなみに、組織におけるAIの推進についてまとめた本も出版させていただいております。もしよければご覧ください。