工場勤務で気づいた。「仕事ができる人ほど、“忙しそうに見えない”」

職場に、

ものすごく仕事をしているはずなのに、

なぜか忙しそうに見えない人はいませんか？

歩くのも普通。

慌てていない。

大きな声で、

「忙しい！」

とも言わない。

でも、

気づいたら仕事が終わっている。

逆に、

一日中バタバタしている。

何度も行ったり来たりしている。

ずっと忙しそう。

でも夕方になると、

「あれも終わってない。」

「これも残ってる。」

となっている人もいます。

もちろん、

単純に仕事量が違う場合もあります。

でも同じような仕事をしていても、

なぜか差が出る。

最近、

その違いの一つは、

「次に何をするかが決まっているか」

なのではないかと思っています。

忙しいと「目の前の仕事」しか見えなくなる

仕事が増えてくると、

目の前にあるものから手をつけたくなります。

これお願い。

はい。

次これ。

はい。

電話が来る。

対応する。

誰かに呼ばれる。

そちらへ行く。

戻ってきたら、

「何してたんだっけ？」

となる。

一つ一つは仕事をしています。

サボっているわけではありません。

でも、

自分の予定ではなく、

周りから入ってきた仕事だけで一日が進んでいる。

こうなると、

すごく忙しいのに、

自分が本当に終わらせたかった仕事が残ります。

仕事が速い人は「動き」が速いとは限らない

現場では、

テキパキ動く人が目立ちます。

歩くのが速い。

作業も速い。

すぐ次へ行く。

もちろん、

速く動けることは強みです。

でも、

仕事全体で考えると、

動く速さだけでは決まりません。

例えば、

倉庫へ3回取りに行く人。

一回で必要なものをまとめて持ってくる人。

歩く速さが同じなら、

当然、

一回で済ませた人の方が早い。

つまり、

仕事の速さは「動く速度」より「動く回数」に左右されることもある。

これは現場でかなり感じます。

「ついで」を作れる人は強い

例えば、

倉庫へ何かを取りに行く。

そのとき、

「そういえば、このあと使うものもあったな。」

と一緒に持ってくる。

別の場所へ行く。

「ここへ行くなら、これも渡してこよう。」

と一緒に済ませる。

一回の移動で、

二つ、三つの仕事を終わらせる。

こういう人は、

ものすごく速く動いているようには見えません。

でも、

無駄な往復が少ない。

だから結果的に、

仕事が早く終わります。

次の仕事を決めてから、今の仕事をする

仕事が安定している人を見ていると、

今の作業だけではなく、

その次まで考えていることがあります。

「これが終わったら○○。」

「そのあと△△。」

全部を細かく予定する必要はありません。

でも、

次の一個が決まっている。

これだけで、

今の仕事が終わった瞬間に動けます。

逆に、

一つ終わるたびに、

「さて、次何しよう。」

と考える。

予定表を見る。

周りを見る。

思い出す。

この数分が、

一日に何回も発生すると、

意外と大きな時間になります。

「考えている時間」は外から見えない

これが面白いところです。

仕事ができる人が、

少し止まっている。

何もしていないように見える。

でも頭の中では、

「これを先にやって、そのあとこれを持っていって、帰りにあれを確認しよう。」

と整理している。

そして、

動き始める。

一方で、

考えずにすぐ動く。

途中で、

「あ、あれ持ってくるの忘れた。」

戻る。

また行く。

すると、

ずっと動いているので、

こちらの方が忙しそうに見えます。

でも実際には、

動いている時間が長い＝仕事が進んでいる

とは限らないんですよね。

「忙しい」と「仕事量が多い」は同じではない

これは分けて考えた方がいいと思っています。

本当に仕事量が多い。

人が足りない。

トラブルが重なっている。

どう頑張っても忙しい。

そんな日はあります。

これは仕方ありません。

でも、

仕事量そのものではなく、

仕事の進め方によって忙しくなっている場合もあります。

探す。

戻る。

確認し直す。

やり直す。

待つ。

同じ場所へ何回も行く。

こうした時間が増えると、

仕事量以上に忙しく感じます。

「あとでやろう」が頭の中をいっぱいにする

作業中に、

「あれもやらないと。」

と思い出す。

でも今はできない。

「あとでやろう。」

さらに、

別の仕事を思い出す。

「これもあとで。」

頭の中に、

どんどん仕事が溜まります。

すると、

忘れないようにずっと覚えておかなければいけない。

これだけでも疲れます。

だから私は、

思いついた仕事は、

できるだけメモする方がいいと思っています。

紙でも、

スマホでも、

PCでもいい。

一度外へ出す。

そうすれば、

頭の中でずっと覚えておく必要がありません。

頭を「保管場所」にしない

仕事が多い人ほど、

頭の中にいろいろ入っています。

○○さんに伝える。

在庫を見る。

資料を送る。

明日の準備。

確認する。

全部覚えておこうとすると、

頭の中がいっぱいになります。

これは、

机の上に書類を全部広げて仕事しているようなものです。

どこに何があるか分からなくなる。

だから、

頭は、

仕事を覚えておく場所ではなく、

「判断するために使う場所」

にした方がいいと思っています。

覚えておくものはメモへ。

頭では、

何からやるかを考える。

この方が楽です。

急な仕事が入ったら「追加」ではなく「入れ替える」

仕事中、

急ぎの依頼が入る。

「これ先にお願い。」

すると、

今やっていた仕事に、

新しい仕事が追加されます。

でも時間は増えません。

だから、

本当は、

何かを後ろへずらす必要があります。

新しい仕事を入れる。

↓

今やっていた仕事を後ろへ。

↓

その次も後ろへ。

こうやって考える。

急ぎの仕事は、予定に足すのではなく、予定を組み替える。

これをしないと、

全部を予定通りやろうとして、

一気に忙しくなります。

「全部急ぎ」にしない

仕事が溜まると、

全部急いでやりたくなります。

メールも急ぎ。

確認も急ぎ。

資料も急ぎ。

作業も急ぎ。

でも、

全部を急ぐことはできません。

本当に今やらないと困るものは何か。

今日中ならいいものは何か。

明日でもいいものは何か。

そこを分ける。

一つずつ見ると、

「今じゃなくてもいいな。」

という仕事が意外とあります。

全部を急ぐより、

一番急ぐものだけを急ぐ。

その方が結果的に仕事は安定します。

仕事を始める前の「3分」が一日を変える

朝、

仕事を始める。

すぐ動く前に、

今日やることを見る。

絶対に終わらせるもの。

時間が決まっているもの。

誰かが待っているもの。

余裕があればやるもの。

これだけ整理する。

3分くらいでもいいと思います。

その3分で、

一日の動き方が少し見えます。

忙しい日に3分止まるのは、

もったいないように感じます。

でも、

その3分で無駄な往復が一回減れば、

十分取り返せます。

予定通りにいかなくてもいい

どれだけ予定を立てても、

現場では予定通りにいきません。

設備トラブル。

急な入荷。

欠勤。

問い合わせ。

予定外の作業。

いろいろあります。

だから、

完璧な予定表を作る必要はありません。

予定が崩れたら、

また並べ替えればいい。

大切なのは、

予定通りに進めることではなく、

今の状況で、次に何をするかを決め直せること。

こちらだと思います。

落ち着いている人は、暇なわけではない

忙しそうに見えない人を見ると、

「仕事少ないのかな。」

と思うこともあります。

でも実際に見ると、

かなり仕事を抱えている。

それでも落ち着いている。

なぜか。

今やることが決まっているから。

次にやることも分かっているから。

急な仕事が入っても、

「じゃあ、これはあとにしよう。」

と切り替えられるから。

つまり、

忙しくないのではなく、忙しさに振り回されていない。

この違いは大きいと思います。

リーダーほど「バタバタしない」ことに意味がある

現場をまとめる立場になると、

自分が忙しいだけでは済まなくなります。

周りから質問される。

判断を求められる。

トラブルの相談が来る。

そんなとき、

ずっと、

「忙しい、忙しい。」

と言って走り回っていると、

周りも話しかけにくくなります。

逆に、

忙しくても、

「どうした？」

と一度聞ける。

状況を整理する。

優先順位を決める。

必要なら人を動かす。

リーダー自身が落ち着いていると、

現場も少し落ち着きます。

本当に速くしたいなら「歩く速度」より「往復」を見る

作業を速くしよう。

となると、

一個の作業時間を短くすることを考えます。

もちろんそれも大切です。

でも、

現場全体を見るなら、

何回移動している？

何回探している？

何回同じものを確認している？

何回手を止めている？

ここを見る。

一回の作業を5秒縮めるより、

10分の無駄な往復を一回なくした方が大きいこともあります。

だから改善するときも、

「もっと速く動く」より「動かなくていい方法はないか」

を考える。

これはかなり重要だと思っています。

おわりに

仕事が忙しくなると、

どうしても、

速く動こう。

急ごう。

止まらずやろう。

と思います。

でも、

ずっと動いていることと、

仕事が進んでいることは同じではありません。

一度考える。

次を決める。

必要なものをまとめる。

ついでにできる仕事を済ませる。

急な仕事が入ったら予定を組み替える。

覚えておくことはメモへ出す。

こうした小さな工夫で、

同じ仕事量でも、

バタバタする時間は減らせます。

仕事ができる人は、

誰よりも速く走り回っている人とは限りません。

必要なときに止まり、考えてから、少ない動きで仕事を終わらせる人。

だから、

忙しいはずなのに、

忙しそうに見えない。

工場で働いていると、

そんな人ほど、

実は一番たくさんの仕事を前へ進めていることがあると感じます。