応募者への最初の返信で迷わない。入れておきたい3つの要素【無料管理表つき】
応募が来たのに、担当者の予定が分からない。書類選考に何日かかるかも決まっていない。
そんなとき、きれいな長文を作ろうとすると、最初の返信が遅れます。
最初に必要なのは、採否の話ではありません。次の3つだけです。
応募を受け付けたこと
次に連絡する日
困ったときの連絡先
この記事では、小さな会社で採用を兼務する方が、そのまま直して使える形にまとめます。最後に、20件分の選考管理表と文例5つを入れたExcelファイルも無料で添付しています。
【1. まず「受け付けた」と伝える】
応募者が最初に知りたいのは、応募が届いているかどうかです。
すぐに選考を始められなくても、受付だけは先に返せます。
例文
{{候補者名}} 様
このたびは{{募集職種}}へご応募いただき、ありがとうございます。応募内容を受け付けました。
「拝受しました」「確かに承りました」のように整えすぎなくても大丈夫です。届いたことが明確なら、短くても役目を果たします。
【2. 「次に連絡する日」を書く】
受付メールに「確認後、ご連絡します」だけを書くと、応募者はいつまで待てばよいか分かりません。
社内でまだ選考期限を決めていない場合も、次の連絡日だけは置けます。
例文
選考結果または次のご案内は、{{連絡予定日}}までにお送りします。
結果が間に合わないと分かったら、期限を過ぎてから謝るのではなく、期限前に新しい日を伝えます。
遅れるとき
選考にお時間をいただいており、申し訳ありません。結果のご連絡を{{新しい連絡予定日}}までお待ちいただけますでしょうか。
期限を置くことは、自分たちの作業期限を作ることでもあります。
【3. 返信先を一つにする】
求人媒体、メール、電話、社内チャット。採用の連絡経路が増えるほど、確認漏れが起きやすくなります。
最初の返信で「質問や変更は、このメッセージへ」と書いておくと、候補者も担当者も迷いません。
例文
ご不明点や予定変更がありましたら、このメールへご返信ください。
履歴書など個人情報を含む書類は、通常のメール返信ではなく、自社で許可された安全な提出方法を案内してください。
【最初の返信は、この形で十分です】
3つをつなげると、次のようになります。
{{候補者名}} 様
このたびは{{募集職種}}へご応募いただき、ありがとうございます。応募内容を受け付けました。
選考結果または次のご案内は、{{連絡予定日}}までにお送りします。
ご不明点や予定変更がありましたら、このメールへご返信ください。
{{会社名}} 採用担当
送信前に、次の4点だけ確認します。
・宛先と募集職種が合っている
・連絡予定日が実行できる日になっている
・返信先が一本化されている
・存在しない条件や制度を書いていない
【無料お試しセット】
添付のExcelには、次を入れています。
・選考管理表 20行
・返信期限の自動判定
・応募受付・通過・日程確定・前日確認・遅延連絡の文例5つ
・匿名のサンプル行
氏名ではなく C-001 のような応募IDで使える設計です。まず複製し、サンプル行を消してからお使いください。
利用上の注意
このファイルと文例は、採用連絡の実務補助であり、法務・労務の助言ではありません。就業条件、採否、保存期間、個人情報の取り扱いは、自社の責任者が確認してください。
候補者の氏名、住所、連絡先、履歴書などを、社内で許可されていない外部サービスへ入力しないでください。
【次に作るもの】
「ひとり人事の整え帖」では、応募受付から面接調整、辞退、不採用、内定、入社前までを、文例と管理表にまとめています。
無料版を使って「この場面の文例がほしい」「この列が足りない」と感じたら、コメントで教えてください。実際に困る場所から改善します。
参考：Indeed Japanの調査では、採用担当者の72.4%が他業務を兼務し、74.9%が候補者と連絡が取れなくなった経験があると回答しています。採用担当者だけの問題ではなく、仕組みで減らしたい負担です。
https://jp.indeed.com/news/releases/20211221_2
