ファイルの管理、ちゃんと出来てる？

どうも、旅するエンジニア、加藤です。Note作ってみたはいいけど全然投稿するネタが思いつかず3か月が経ちました。暑くて寝苦しかったのが今度は寒くて布団から出られない季節になっていますね。

さて、いつまでも放置していられないので思いつくままつらつらと書いていこうと思います。最初の一歩さえ動けば後は楽ってばっちゃも言ってたし。

📂 今回のテーマ：ファイル共有

というわけで今回のテーマは「社内外のドキュメント類の共有」。基本的な部分なだけに色んな方法でやっているかと思います。メールで共有したり、Dropbox使ったり。NASだったりとかって所もあるかな？はたまた、紙で回覧・手書き修正からのファイルへ反映なんてところもあるようです。

🚨 ファイル共有のお悩み（実際に見聞きしたもの）

• どれが最新よ！？ ○○_最新版20251101.xlsx！？

• ファイル編集しようかなぁと思ったら、ロックがかかっててできねぇ！

• メールで添付されてきたのをダウンロードするたびに増えるファイル

• 回覧板どこいった！？どこまで見てる？

筆者自身も過去会社員時代に現場で経験済み… IT業界なのにね。当時は仕組みがあんまりなかったのもあるけどさ。これってめっちゃ損失ですよねーって話。非効率なのは精神衛生上もよくないしね。

💡 自分は最近こうしてるよ

で、自分は最近こうしてるよってのがGoogleさんの利用。そもそもこの問題って、それぞれのPC内で何とかしようってのが原因の大半だったりするんですよね。

なので、同じファイルを同時に編集・閲覧が便利にできて、バージョン管理が出来ていれば他のサービスでもなんでもOKだとは思います。自分はAndroid使ってるからスマホ連携も便利だし、拡張性って所まで考えるとGoogleかねぇ、って感じでGoogleにしとります。なので、実例はGoogleベースで書きますね。

1. 共同編集

これはほんとに便利。NASとかで共有してたりするとロックがかかっていて編集出来ないみたいな事があるんですけど、それが一切なし。

しかも他の人がどこを編集しているかとかアイコンが出てくるので、そこら辺お互い気遣いしながら出来たり。オンライン会議しながらとかだと会話しながらドキュメントが出来ていくのでスピード感がやばいです（語彙）

（Office365も一応出来るみたいですが、ベースがクラウド上のファイルを…って感じの設計思想になってない感じでかゆいとこに手が届かない感じ。あとはプログラムを載せて自動化とかする時には別途料金が必要だったはずとかで複雑。）

2. バージョン管理

なんか変な編集しちゃったとか、そういう時にも過去のバージョンを見て、復旧とかも出来るのでいい感じ。でも、あんまり使う機会は今の所ないかな…？その場で気付いたならCTRL+Zで戻れるしね。

3. 編集・閲覧の権限管理

誰でも見れるようにしたり（といっても複雑なURLなので狙ってそれを見つけるのは通知されてないと厳しいけど）、○○さんは閲覧、××さんは編集みたいな権限分けが出来るのはよき。グループ単位で出来るのでグループに登録されたアカウントに一括で権限付与もOK。営業部とか経理部とかで分けるのがいい感じの使い方かな？

4. 承認フローあり（要Google Workspace有料プランだと思う）

ちょっと大きい組織だと承認とかハンコ貰って回るのがあるらしいんだけど（筆者未経験。稟議出すようなことしないからなぁ…）それってお互い手間じゃないですか。PC上から「承認よろしく」って投げたら上司がいいタイミングでOKってする方がお互いの為になりませんかね？ こんな機能も有料版にはあります。

✅ まとめ

メールで共有、NASで共有、クラウドで共有。正直どれであってもうまく仕事回ってるならそれでいいのかもとは思うのです。

ただ、ちょっとしたストレスが減るならリアルタイム共同編集、考えてみてもいいのでは？とも思ったり。実際、仕組みを変えるの自体がストレスになるってのもあるし。なので、いい感じのバランスでちゃんと運用出来るのであればそれでよし。ちょっと変えてみようかな？って思えば少しずつ変えるのもよし。

やってみたいけどよくわからないし、というのであればお手伝いしますのでご相談ください。