わかりやすくホウレンソウを伝えられますか？

仕事をする上で心がけていることはなんですか。

わたしは相手に伝えたいことが伝わっているか、です。
パッと見で何を言いたいか、何を伝えたいか心がけています。

ライティングでよく使うPREP法はわかりやすく伝えられますよね。

こちら↓はわたしがフリーランスを続けるコツを書いてみました。

わたしは現在リモートで、30人のメンバーのサポート業務をしています。

連絡ツールはチャットが多く、すぐに流れてしまうので、パッと見て理解できる文章を書くよう心がけています。
でも何を伝えたいのか、すぐに理解できない文章の人もいるため、判断に困ることがしばしば。

何を伝えたいかという「結果」より、そのときの「状況」や自分の「感情」を伝えたくなってしまうのかもしれませんね。

リモートでのデメリットは、直接顔を見て伝えられないことです。
オフィスで仕事をしていないので、チャットやメールなどのツールで伝えなければなりません。

忙しい上司へ報告するときこそ、わかりやすさを意識したいですよね。
わかりやすい文章の方が、上司からのレスポンスも早いような気がします。

また、サポート業務をしているわたしからすると、チャットの内容があいまいだとミスを起こしてしまいそうな気がするのです。
だからこそ、わたし自身もわかりやすく伝わりやすい、それでいてくどくない文章で伝えたいと思っています。

＊

あるとき、
「ご挨拶メールをして欲しい」というメンバー。
自身の感情をつらつら書いてから「フォローお願いします」と…。

何をしたらいい？と思わずチャットにツッコんでしまいました。

また別のメンバーは、
「資料送付希望」を伝えたかったのでしょうが、お客様とのやり取りを一通り書いた後に「よろしくお願いします」と…。

結局、何の資料を送付すればいいのかわかりませんでした。

そこで、PREP法を元にしたテンプレを作成し上司に提案。
メンバーに周知していただきました。

慣れるまでには１～２週間かかりましたが、いまでは何を求めているか理解できるようになりました。
またテンプレを使う前は、自分の感情を長々と書いている人がチラホラ。
しかしテンプレを使うようになってからは、文章が短くなり、チャットが見やすくなりました。

＊

ホウレンソウは当たり前だと思っている人は多いですよね。
しかしリモートが当たり前になり、会話ではなくテキストでのコミュニケーションが多くなりました。
そのため、わかりやすく伝えられない人が案外多いのだと実感しています。

仕事でもPREP法は大活躍しているので、これからも使っていきたいです。

最後までお読みいただきありがとうございました！

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