メーリスやめませんか？
現役バリバリのメーリングリスト
弁護士業界においては、委員会活動など、異なる事務所の弁護士が共同でプロジェクトを遂行する機会はしばしばあります。
これは、いわば異なる会社の人々が一緒にプロジェクトを進めるのと同じ状況です。
そして、弁護士業界の場合、その際に主に使われる連絡・情報共有の手段が「メーリングリスト」です。
私自身も数年前までは、メーリングリストの使用に何の違和感もありませんでした。
当時は、、、というか、今もこれが「当たり前の手段」ですから、何も疑問に思わなかったのです。
しかし、現在の私は違います。
メーリングリストの現実――蓄積するのは情報だけではない
現在進行中のプロジェクトでも、当然のようにメーリングリストが使われています。
日々、複数のメンバーが様々な内容やファイルをメーリングリストに投稿し、私はその情報を追いかけ続けています。
しかし、メールは、そのプロジェクト以外にも、あらゆる連絡の入口となっていますので、メールを使う時点で大切な情報が埋もれてしまうリスクがあります。
さらに、ファイルを修正したら、新しい添付ファイルがメーリングリストに投げられるので、どんどんファイルが増えていきます。
人によってファイル名の付け方が異なるので、どれが最新かは一目見ただけではわかりません。
このようにどんどん情報が蓄積されていくのですが、蓄積されるのはそれだけではありません。
私のストレスも蓄積されていきます。
そうだ！AIに聞いてみよう！
誰かに愚痴を言いたくなったそのとき、ふと思いつきました。
そうだ！可能性の高い言葉を紡ぎ出す生成AIに聞いてみよう！
私は、私の想いを代弁してくれるのではないかという期待を込めて、ChatGPTアプリを立ち上げました。
以下は、OpenAI o1の回答です。
メーリングリストを連絡手段・情報共有手段として使用することには、以下のような重大な問題点があり、異なる事務所に所属する弁護士が協力するプロジェクトでは適切ではありません。
1. セキュリティの脆弱性：メーリングリストは暗号化されていない場合が多く、機密情報が第三者に漏洩するリスクがあります。弁護士が扱う情報は高度に機密性が求められるため、情報漏洩は重大な問題です。
→今回は当てはまらない
2. 誤送信のリスク：メールは誤って送信される可能性が高く、特にメーリングリストでは送信先が多岐にわたるため、誤送信による情報漏洩のリスクが増大します。
→他のメーリスに誤爆する例などをたまにみる
3. 法的・倫理的義務の違反：クライアントの機密情報を適切に保護することは弁護士の法的・倫理的義務です。メーリングリストの使用はこれらの義務を果たす上で不十分です。
→今回はクライアントの情報のやりとりはしていない
4. バージョン管理の困難さ：メールでのドキュメント共有は、最新のファイルがどれか混乱しやすく、誤った情報に基づいて作業が進む可能性があります。
→100%同意！
5. コミュニケーションの非効率性：メールのやり取りはスレッドが複雑化しやすく、重要な情報が埋もれてしまうことがあります。これにより、プロジェクトの進行が遅れる恐れがあります。
→100％同意！
6. 情報の追跡が困難：誰がどの情報を受け取ったか、いつ受け取ったかを正確に把握することが難しく、責任の所在が不明確になります。
→100%同意！
7. データ保護規制への非準拠：個人情報保護法などの規制に適合していない場合、法的なリスクを伴います。
→今回は当てはまらない
8. 共同作業機能の欠如：リアルタイムの共同編集やタスク管理など、現代のプロジェクト管理に必要な機能が不足しています。
→100%同意！
9. 検索性の低さ：過去のメールから必要な情報を探し出すのは時間がかかり、生産性が低下します。
→100%同意！
10. 統合性の欠如：他の業務システムやツールとの連携が難しく、情報が分散して管理されてしまいます。
→100％同意！
以上の点から、メーリングリストは弁護士間の重要なプロジェクトにおける連絡手段・情報共有手段としては不適切です。代替案として、セキュリティが強化された専用のプロジェクト管理ツールや、暗号化されたコミュニケーションプラットフォームの利用を検討すべきです。これにより、情報の機密性を確保しつつ、効率的で効果的な共同作業が可能になります。
文中の「→」部分は私のコメント
お見事です。
スッキリしました。
可能性の高い言葉を紡ぎ出す生成AIくんも、私と同じ気持ちでした（正確には生成AIに「気持ち」はありませんが、ここではご容赦ください）。
ついでに、メーリングリストの代替手段についても聞いてみました。
もちろんです。以下に、先ほどの代替案に該当し、日本で広く使われているサービスをご紹介します。
1. Microsoft Teams
• 特徴：チャット、ビデオ会議、ファイル共有、共同編集が可能な統合コミュニケーションプラットフォーム。
• メリット：エンタープライズ向けのセキュリティとコンプライアンス機能を備えており、多くの日本企業や法律事務所で採用されています。
2. Slack
• 特徴：リアルタイムのメッセージングやファイル共有、外部サービスとの連携が可能。
• メリット：日本国内でも多くの企業が利用しており、効率的なチームコミュニケーションを支援します。
3. Chatwork（チャットワーク）
• 特徴：日本発のビジネスチャットツールで、タスク管理やファイル共有機能を備えています。
• メリット：直感的な操作性と日本語サポートが充実しており、中小企業から大企業まで幅広く利用されています。
4. LINE WORKS
• 特徴：LINEのビジネス版で、チャット、音声・ビデオ通話、カレンダー共有などが可能。
• メリット：普段からLINEを使っている方にも馴染みやすく、日本企業での導入事例も多いです。
5. Cybozu（サイボウズ）
• 特徴：グループウェア「サイボウズ Office」や「kintone」を提供し、情報共有や業務プロセスの効率化を支援します。
• メリット：日本企業のニーズに合わせた機能とサポートを提供しており、セキュリティ面でも信頼性があります。
6. Box
• 特徴：クラウド型のコンテンツ管理とファイル共有サービス。
• メリット：高度なセキュリティとアクセス制御機能を備えており、日本の多くの企業で採用されています。
7. Google Workspace（旧 G Suite）
• 特徴：Gmail、Googleドキュメント、Googleドライブなどの統合オフィススイート。
• メリット：リアルタイムの共同編集や共有機能が充実しており、多くの日本企業が利用しています。
8. Dropbox Business
• 特徴：ビジネス向けのクラウドストレージサービスで、ファイルの共有と共同編集が可能。
• メリット：セキュリティとアクセス管理機能が強化されており、日本でも広く利用されています。
9. セキュアSAMBA
• 特徴：日本企業向けのクラウド型ファイルサーバーサービス。
• メリット：国内データセンターで運用されており、厳格なセキュリティ要件に対応できます。
10. J-MOTTO（ジェイモット）
• 特徴：中小企業向けのグループウェアで、スケジュール管理やファイル共有、電子会議室などを提供。
• メリット：コストパフォーマンスに優れ、日本語サポートが充実しています。
これらのサービスは、日本のビジネス環境や法的要件に適合しており、情報の機密性とセキュリティを確保しつつ、効率的な連絡と情報共有を可能にします。プロジェクトの特性やセキュリティ要件、使い慣れたインターフェースなどを考慮して、最適なツールを選択されることをお勧めします。
また、選定にあたっては各サービスの最新情報やセキュリティ機能を確認し、必要に応じてIT部門やセキュリティ専門家と相談されると良いでしょう。
概ね予想通りの回答です。
味方を得たようで、少し嬉しくなりました。
新しい試み
実は、私が部会長を務めさせていただいている弁護士業務改革委員会のリーガルテック部会では、チャットグループでの連絡・情報共有の試行をしようとしています。
なんとかまずはリーガルテック部会で定着させて、広めていきたいと思っています。
おまけ：もう１つ、ふと思ったこと
ところで、、、
似たようなことは過去にこちらの記事で書いているのですが、私の他のnoteと比べてあまり人気がないようです。
実際の原因は他にあるのでしょうが、またふと思いました。
もしかして、、、
いまだにメーリングリストが現役バリバリなのは、弁護士業界くらいで、そもそも皆さんはメーリングリストをあまり使っていないからか？、、、と。
ちなみにファックスも現役バリバリです、、、。
