IT担当がいない会社が“最初にやるべき3つ”──今日から会社のITリスクを確実に下げる方法

「IT担当がいない…。何から手をつければいいのか分からない」

そんな不安を抱えたまま、日々の業務をなんとか回している中小企業は少なくありません。

実はこれ、特別な話ではなく “どの会社でも起きている日常の困りごと” です。けれど、表に出づらい悩みでもあります。

でも、大丈夫です。
IT担当がいなくても、会社を守るために最初にやるべきことは3つだけ。
難しい技術は不要で、今日から取り組める内容ばかりを、できるだけ分かりやすくまとめました。

① アカウントの整理
　「誰が何を使っているか」を見える化する

最初の一歩はとてもシンプルですが、多くの企業で放置されています。

• 社員はどんなクラウドサービスを使っているか

• メール、勤怠、会計、ファイル管理のアカウントは整理されているか

• 退職者のアカウントが残ったままになっていないか

アカウントが整理されていないと、退職者が今もログインできるという危険な状態が普通に起きます。

まずは紙でもExcelでもOK。
会社で使っているサービスとユーザーの一覧を作ることから始めましょう。

② アクセス権の見直し
　「見なくていい人が見えてしまう」をなくす

中小企業に多いのは、次のような状態です。

• 個人情報フォルダが全社員に見えてしまう

• 社長フォルダがなぜか一般社員でも開く

• 共有フォルダが整理されておらず、迷子だらけ

これは小さな問題に見えて、実は 情報漏えいの入口 になり得ます。
最低限、次の3つだけでも設定しましょう。

• 社員ごとに「閲覧」と「編集」を分ける

• 個人情報や給与ファイルは関係者以外アクセス不可

• 社外共有リンクは必ず“期限付き”にする

特別な知識はいりません。
「見ていい人」と「見てはいけない人」を線引きするだけでリスクは大幅に下がります。

③ バックアップの仕組みづくり
　“消えたら困るもの”を必ず守る

バックアップは難しいと思われがちですが、考え方はとても単純です。

消えたら困るデータは、必ず2箇所に保存する。

おすすめの組み合わせは次の2つ。

• クラウド（OneDrive / Googleドライブ）

• 外付けHDD（信頼性の高いもの）

逆に、USBメモリだけは絶対にNGです。
紛失・破損・ウイルスのリスクが高く、復旧も困難です。

◆ IT担当がいない会社では「点」ではなく「仕組み」で守る

IT担当がいない会社では、どうしても“人任せ”の管理になりがちです。
でも実際は、
仕組みで守る＝担当者がいなくても継続できるIT管理
これこそが小規模・中小企業に最適な方法です。

たとえば、

• アカウントをExcel管理 → 月1回見直す

• フォルダ権限は「閲覧」「編集」を必ず分ける

• バックアップは自動化して“勝手に守られる状態”を作る

この3つが整うだけで、事故の9割は防げます。

まとめ：最初の3つだけで、会社のITリスクは劇的に下がる

• アカウントを整理する

• アクセス権を見直す

• バックアップをとる

この3つは、IT担当がいない会社でも必ず実行できます。
そしてこれだけで、会社のIT環境は“守られる状態”に一歩近づきます。

ITは「難しいもの」ではありません。
小さな改善の積み重ねで、安心して働ける環境が作れます。

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