手抜きを考えることは悪いことではない
こんにちは
“はじめの1歩の勇気をもらえるnote”
の JJ (@JJ56866220) です😊
JJとはこのような人間です。
今日も興味を持った記事/報道について
私の考えを交えて紹介していきます。
紹介したいのはダイアモンド・オンラインでの
「手抜きができない人こそがムダな仕事を増やしてしまう理由」についての記事です🤔
毎日仕事に追われ残業が当たり前になっている方も多いと思います。そんな中でトヨタでは「マジメ×手抜き」というユニークな働き方で高い効率性を生み出しているそうです。
「マジメに仕事をする」ことは大切ですがただ闇雲に頑張るだけではかえって非効率になってしまうこともあり得ます。中小企業診断士の森琢也氏は書籍の中でトヨタ流の「マジメ×手抜き」の仕事術を取り上げています。
なぜ「マジメ×手抜き」が重要なのか？
「手を抜く」と聞くといい加減に仕事をすることのように聞こえますがトヨタ流の「マジメ×手抜き」は少し違います。それは、リスクを最小限に抑えながら、いかに手間や手数を減らすかを考えるということです。
例えば書類作成一つとっても「この作業は本当に必要なのか？」「もっと効率的な方法はないか？」と常に疑問を持ち改善を続けることでより多くの時間を有効活用できるようになります。
トヨタ流「マジメ×手抜き」の2つのステップ
トヨタ流「マジメ×手抜き」は大きく分けて2つのステップで進められます。
STEP1：手抜き思考～「仕方ない」を捨てる
まずは「面倒だな」と感じた作業に対して「どうすれば手を抜けるか」と考えることから始めます。
複雑すぎる仕事
プロセスや手順が多すぎる仕事
手作業が多すぎる仕事
繰り返し作業が多すぎる仕事
このような作業を見つけたら「どうしてもこの作業が必要なのか？」「もっと簡単な方法はないか？」と積極的に考えてみましょう。
STEP2：マジメ思考～リスクを想定して先手を打つ
「手を抜く」と言っても安易な方法を選んでしまうとかえってミスが増えたり・時間がかかってしまったりすることもあります。そこでトヨタでは「人間はミスをするもの」という前提で事前にリスクを想定し、対策を講じています。
例えば顧客へのメールを送る際に過去のメールを流用する際に誤った情報が含まれてしまう可能性があります。このようなリスクを事前に想定しテンプレートを作成したりチェックリストを作ったりすることで、ミスを防ぐことができます。
仕事の中の「ムダ」を見つけて減らす
「マジメ×手抜き」を実践する上で重要なのが「ムダ」を見つけることです。仕事は大きく分けて「正味作業」「付随作業」「ムダ作業」の3つに分けられます。
正味作業: 価値を生み出す業務（契約につながる商談など）
付随作業: 正味作業に関連した業務（商談資料の作成など）
ムダ作業: 価値を生み出さない業務（修正・やり直しなど）
特に減らしたいのは「ムダ作業」です。過去の仕事を振り返り「この作業は本当に必要だったのか？」と自問自答することでムダ作業を減らすことができます。
繰り返し作業の見直しも大切
「付随作業」にも実は多くの「ムダ」が潜んでいます。例えば商談の準備や後処理など繰り返し行っている作業は、効率化できる可能性が高いです。
「この作業は絶対に必要なのか？」「もっと簡単な方法はないか？」と常に疑問を持ち改善を続けることでより多くの時間を有効活用できるようになります。
まとめ
トヨタ流「マジメ×手抜き」は単に手を抜くのではなく、リスクを最小限に抑えながらいかに効率的に仕事を進めるかを考えることです。
「面倒だな」と感じた作業に対して「どうすれば手を抜けるか」と常に疑問を持ち改善を続けることで仕事効率を大幅にアップさせることができるということが今回の紹介記事を通して理解することができました。
今回のテーマは
「手抜きを考えることは悪いことではない」
でした。
・・・・・・
最後まで読んで頂きありがとうございました。
他の記事を読んで頂けると嬉しいです。
