勤怠締めに革命が起きるまで #日めくりLayerX

こんにちは、LayerXで労務を担当している竹治と申します。
LayerXに入社して約7ヶ月が経ちました。今回は、入社してから取り組んできた勤怠締めに関する奮闘の記録を残してみようと思います。

当社の勤怠締め事情

勤怠締めのスタイルは会社によって様々で、なんとなく会社の個性も出る面白いところのように思います。
当社の勤怠締めスタイルは、勤怠が締まっていない社員が「勤怠部屋」なるSlackチャンネルに招待され、締まるまでその部屋でメンションされるというスタイルでした。自動的にエラー対象者にSlackが送られるなど、効率的な仕組みはあるものの、実態としては締日を過ぎてもエラーが残る社員が数十人にのぼり、手作業でメンションして締めを促すという非常に人力な作業を毎月行なっていました。

月初は給与計算に向けた各種取りまとめ等、最もスケジュールがタイトかつ忙しくなる時期。その最中に毎日、数十人宛にメンションし続けるという時間のかかる作業・・
「これは何とかしなければならない」と思いました。上司も月初の締め工数を非常に苦慮しており、私の入社後初のOKRには [勤怠締めの早期化] が掲げられました。

締め状況を計測してみた

まずはやってみようと勤怠締めを自ら担当し、締まるまでの状況を把握しました。未提出者の推移、全社リマインド前後の提出数の変化など、状況をFact baseに数値で確認しました。
そこからわかったのは、社員各自が月末に1ヶ月分の勤怠を確定する「提出ボタン」を押す率が非常に少なかったこと。当時使っていたシステムでは、この「提出ボタン」を押さないとエラーに気づけないものがあり、多くの人がエラーを残したまま締日を迎えてしまっていました。

そこで、月末になったら「提出ボタン」を押すというアクションを普及させるため、毎月のアナウンス文に加えて啓蒙活動を行いました。また、アナウンスのタイミングの調整や、期日内に締めてくれたチームへの感謝など、毎月、細かな改善を行いました。結果、徐々にではあるものの提出ボタンの押下者数は増えていきました。

しかし、これらの工夫によって勤怠締めの工数の抜本的な改善につながったかというと、そうはいきせんでした。
提出率は高くなり、確認の手間は減ったものの、最後の最後、勤怠未入力やエラーの残る数十名の方を勤怠部屋チャンネルでメンションする、という最も工数のかかるところの改善がなかなか進みません。

気の進まない仕事「リマインド」

最後まで未打刻やエラーを残してしまう方はいらっしゃいます。わかります、わたしも労務じゃなかったら絶対忘れるタイプです。
社員の皆さんは月末営業の数値の追っかけやリリースなど、たくさんの大事な業務に追われています。優先度もあると思います。もちろんルールなので勤怠締めは必要ではあるものの、こんな面倒な作業を毎月、全社員に強いている方もどうなんだろう。
自分は事業に資することができているのだろうか。もっとみんなが苦労なく勤怠を管理できないものか。
そんなふうに悶々としていました。

工夫を重ねて勤怠を提出する意識を向上させることはできても、根本の「勤怠の登録が面倒」という問題が解消されない限り、勤怠締めの早期化は達成できないのではないか、そんな行き詰まりも感じていました。

思いもよらぬ一手

そんなさなか、思いもよらぬできことが起こりました。
当社の製品、バクラクが新たに勤怠サービスを開発するとのリリースです。

勤怠リリースにあたっての当社の記事はこちら

これまで策を尽くしたものの改善に伸び悩んでいた私にとっては朗報でした。勤怠登録がバクラクになる！？これは期待です。

そしてあっという間にプロダクトが完成し、社内利用が始まりました。
従業員数380名、開発したてのシステムに一気に乗換です。
日々の打刻は問い合わせもなく順調そのものでした。
さて、勤怠締めは、システムの乗換でどこまで変わるのか。月末最終週にこれまでと変わらないタイミングでアナウンスを行い、いざ締日です。

・月初1営業日目
朝、いつもの通り提出率を確認したところ、毎月の締め切り時点（1営業日の昼時点）で到達している提出率をゆうに超えていました。
出勤簿の一覧を見たところ、残っているエラー数はほんのわずかだったので、「これならほどなくエラーは解決されるだろう」という確信が持てました。
この日はリマインドは一切せずに1日を終えました。

・月初2営業日目
朝、今日も提出率のチェックです。すると、未提出者の一覧を見たらほとんどいない・・？どういうことかと集計してみたら、勤怠が9割方締まっていました。
午後、残っていた数名の方にお声かけしてすぐに対応いただき、あっという間に勤怠が締まりました。

勤怠に革命が起きた日

月初の2日間は、バクラク勤怠の出勤簿（締めステータスがわかる画面）を見るたびに目を疑いました。
あの、月初の数日間しぶとく居座り続けていた「エラーあり」のレコードが、あっという間に無くなっていた。
あの、毎月リマインド常連だったあんな方やこんな方も、「提出済」のステータスが輝いている。
これまでの苦労に比べると、魔法のようにスムーズな勤怠締めでした。
（これまでは月初1営業日から50人近くに個別リマインドし続け、やっと4営業日くらいに締まるという状態でした）

なぜ早く締まったのか

なぜ早かったのか。自社プロダクトだから意識が変わった、という点は大いにあると思います。とはいえそれを差し置いても勤怠締めの早期化が実現した理由は何なのか。思うに、３つのポイントがあります。

[1] 日々の打刻、承認が早い
 Slackで打刻できます。勤怠システムにわざわざログインするという数分のロスがないので、みんなが打刻しやすい。上司もSlackで承認できるので承認も滞りません。
しかも打刻を忘れるとその日のうちに自動リマインドが届きます。あとから申請しようとすると忘れるので、その日のうちに解決できるのが1番。

[2] 出勤簿がわかりやすい
勤怠システムって社員にとって難しい言葉だらけ。「所定外」「法定外」って何？など、とっつきにくいイメージがあったと思いますが、バクラク勤怠の出勤簿は社員目線に振り切っています。社員がわかるこそが正義。社員が見やすければ社員が自ら管理・解決してくれます。

[3] 月次提出もSlackで完結
月末に押す「提出」ボタン、これを押してもらわないと勤怠をFixできないのですが、社員の押し忘れが多発するところです。ところがバクラク勤怠では月末月初にSlackで「提出しますか？」と通知が来て、「提出する」とクリックすれば完了。提出率の改善に一大貢献した機能だと思います。

勤怠は日々行うものだからこそ、日々の小さな体験が大事。上記のような体験の良さが日々ループしていくことで、日常の仕事のリズムに勤怠が組み込まれ、がっちりとはまるようになった、そんな感じがあります。

社員からも、勤怠登録がラクになった！承認を溜めずにできるようになったなど喜びの声が届いていました。

他にバクラク勤怠というシステム以外での理由があるとすれば、今月は勤怠が爆速で締まっているらしい、という情報が社内で広まり、社員の皆さんがいつにも増して協力してくれたこともあるかもしれません。棚ぼた的な出来事ではありますが、勤怠を早く提出する雰囲気を作るという意味で有効であったと思います。

最後に

今回の勤怠締めの圧倒的改善により、自分の抱えていたモヤモヤから少し解放されたように思います。
とはいえ、今回は導入初月。来月以降も高い提出率を維持できるかは、これからにかかっています。
そして、勤怠の課題は他にもまだまだ残っています、、、
これらもバクラク勤怠という頼れるパートナーとともに、より社員の皆が働きやすい環境を実現していきたいと思います。

※ バクラク勤怠についての最新情報はこちらからご参照ください。