手書き領収書とインボイス。経理担当者が見るポイント

手書きの領収書を受け取ると、私は少しだけ立ち止まります。

数字が読めるか。宛名はあるか。登録番号はどこに書かれているか。

パソコンで整ったレシートより、確認に時間がかかることがあります。月末の経費精算で何枚も続くと、正直、目が滑る日もあります。

でも、手書きだからすぐに「使えない」と決める必要はありません。

大切なのは紙が手書きかどうかではなく、誰が出した書類で、インボイスとして必要な情報がそろっているか。そして、通常のインボイスなのか、簡易インボイスとして扱える取引なのかです。

今回は、手書き領収書を見るときに、経理担当者がどんな順番で確認すると混乱が減るのかを整理してみます。

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手書きでも、要件を満たせばインボイスになり得る

インボイスの正式な名前は「適格請求書」です。

名前に「請求書」とありますが、所定の事項が書かれていれば、領収書や納品書などもインボイスになり得ます。国税庁も、手書きの領収書であっても必要事項が記載されていれば適格請求書に該当すると案内しています。

ただし、これは「手書きなら大丈夫」という意味ではありません。

発行者が適格請求書発行事業者として登録されていること、そして必要な情報を確認できることが前提です。反対に、レシート形式で印字されていても、内容を見ずに自動でインボイス扱いにはできません。

紙の見た目ではなく、後から取引の内容と消費税の計算をたどれるか。そこを見ています。

ここから先は、私なら手書き領収書をどんな順番で見るか、差し戻しを増やしすぎないための確認メモと一緒に書いていきます。