自分も周りも仕事がしやすい状態のつくり方

今回は、『 仕事がしやすくなる方法 』について書いていきます。

この記事は、仕事における経験値が浅い方や、仕事におけるコミュニケーションに悩みを抱えている方向けに書いています。

この記事で紹介する方法は、大企業・中小企業・ベンチャー企業での就業経験を活かし、業務を通して身につけた私の仕事をする時のスタンス、人と接する時のスタンスでもあります。

■仕事がしやすい状態のつくり方

大企業に限らず、中小企業でも仕事の基本は同じ。企業規模や業種が異なっても、同じように「仕事がしやすい状態」をつくることができます。

自分の仕事だけでなく、周りの人の仕事にも目を向け、仕事の全体の流れを知ること。


それだけで、状況は変わってきます。

一生懸命に自分の仕事に向き合っている人ほど、自分の工程に対してのこだわりや信念があり、視野が狭くなりがちです。

自分はこの手順の方が仕事がしやすいから、この方が仕上がりが良くなるから、そちらが融通を利かせてよ。というように、自分は良い仕事をするために、良いことをしていると思っているけれど、実際は後工程や他の工程にしわ寄せがいっているケースはよくあります。

私はこれまで、業務改善を多く行ってきましたが、仕事の流れを認識できていない場合、工程内の生産性を高めても、全体の仕事としては生産性が上がらず、余分なコストが発生しているケースをよく見てきました。

また、人は知らない相手のことを蔑ろにしやすい。
自分はこんなに大変な思いをしているのに、◯◯は楽そうでいいよな。
というように、知らない相手には不満も言いやすい。

社会人生活の大半を男性社会と呼ばれる業界で過ごしてきましたが、そういった業界は仕事に対する信念が強い方が多く、自分の仕事に対して誇りを持っています。

誰しも、自分の領域を土足で踏み入られたくない、自分の仕事を馬鹿にされたくないものです。

コミュニケーションの基本は、相手に対して敬意を払い、相手へ配慮を怠らないこと。

相手とコミュニケーションを取るのは、自分が気持ちよく仕事をすることが目的ではありません。相手も気持ちよく、自分も気持ちよく働くことができる状態をつくることが重要です。

そのためには、互いの仕事を知り、互いの認識のすり合わせが必要です。
積極的にコミュニケーションを取ることが不可欠です。

■相手の仕事を知ると仕事がしやすくなる

まず、ここでの定義として、「仕事がしやすい状態」というのは、自分も仕事がしやすい状態でかつ、周りの人も仕事がしやすい状態を指しています。

自分も周りも心地よく仕事ができること

それぞれが仕事の本質を理解し、業務やお金の流れを把握し、工程間の連携が円滑で、滞りなく業務が流れていき、売上や利益に繋がっていること。

それには、自分を知り、相手を知り、組織を知り、会社を知り、社会を知り、世の中を知り、世界を知る必要があります。

仕事を通して、人と、組織と、会社と、社会と、世の中と、世界と、自分の認識の擦り合わせをする必要があります。

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①仕事の本質

企業規模、業種や職種によって役割や働き方が違い、それぞれ求められるものも違います。

ですが、仕事の本質は同じ。

売上げを上げること　利益を増やすこと

職種によって、売上や利益を増やす手段が異なるだけ。
営業職が売上げを上げるための手段と、技術職が売上げを上げるための手段は異なります。

自分の担当業務は、できて当たり前。

会社で働くということは、社会人としての心構えだけでなく、組織人としての心構えが必要です。

自分の言動が組織や会社に直接影響を与えるという認識と責任感を持ち、会社の成長に貢献することで、社会貢献を果たしていく必要があります。

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②相手の仕事を知る

まずは自分の業務を知ることから始めて、自分の業務をちゃんと遂行できる状態であることがスタートです。そして、仕事でやりとりする相手の仕事を知り、自身の担当業務の前後の流れを把握していきます。

今、自分の前工程と後工程の人の業務をどの程度知っていますか？
前工程と後工程の業務を行うために必要な時間を知っていますか？

自分が仕事のボールを持つ時間が長くなりすぎて、後工程の人の時間を奪っていませんか？

どのように、相手の仕事を知るのか。

普段から、その相手とコミュニケーションをとっていれば、仕事の概要は大体掴めているでしょう。もし、概要すら把握できていない場合は、まずは社内の資料を確認したり、インターネットでその仕事の一般的な業務内容について調べてみましょう。

相手と信頼関係を築けているのならば、どうやって仕事をしているのか、どんなことが大変なのか、直接、相手に聞いてみてもいいでしょう。

自分の認識と相手の認識のすり合わせをするには、
コミュニケーションが必要不可です。

■仕事がしやすくなるコミュニケーション手法

これまで、大企業・中小企業・ベンチャー企業で働いてきましたが、仕事をしやすいと感じる人は、コミュニケーションを疎かにしない人です。

どの企業でも、仕事ができると評価されている優秀な人は、コミュニケーション能力が高い人でした。仕事では、多くの人と関わっていきます。

性別、年齢、役職も異なる相手と良好な関係を築いていく必要があります。

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①レスポンスを早くする

仕事ができる人は、レスポンスが早い。よく知られている事実です。

仕事の流れも、会社のお金の流れも、社会のお金の流れも把握しているからこそ、相手に配慮したコミュニケーションをとることができます。

メールを確認しても、すぐに返事をしない人って割といますよね。
まだメールを見ていないのかな？と思い、再度、確認のメールを送信します。そうすると、メールは見ているけど、確認が終わってから返信しようと思っていたと連絡があったり、よくあるケースです。

ここで、無駄な時間や労力が発生しています。仕事の流れを把握している人は、相手が動きやすいように、すぐに回答できない場合でも、状況を返信しています。

メールを確認したこと。確認事項については、確認が取れ次第、返答することを。それをすぐに伝えるかどうかで、その後の業務の作業時間やクオリティにも影響してきます。

仕事の基本となる連絡。特に調整や折衝では、コミュニケーションを疎かにしてはいけません。

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②自分の接地面を丸くする

自分の接地面を丸くすることも、仕事がしやすくなる方法の一つです。

「Life is a series of one day #0」でもお話していますが、とっつきにくい人や気難しい人と一緒に仕事をする際は気を遣いますよね。周りの人に気を遣わせるという状態は、本人が損をするだけでなく、周囲の人や組織、会社に対して損害を与えている行為だと思っています。

人と接するときに、自分の接地面を丸く柔らかくすることで、自分の表面積を大きくすることで、吸収できるものも増えます。

接地面を丸くすることは良いことばかりではなく、弊害もあります。
しかし、場数や経験を積むことで、より判断基準が明確に、判断スピードも格段に上がっていきます。トラブル対応で、問題解決能力も向上します。

必要なものを取捨選択できるようになるためには、大量の経験学習が必要不可欠です。情報の取捨選択の精度が上がると、理論や会話の組み立てスピードも早くなり、より素早く、認識の齟齬が起きにくいコミュニケーションを取ることができます。

■あとがき

今回は、『 仕事がしやすくなる方法 』について書いてみました。

仕事における経験値が浅い方や、仕事におけるコミュニケーションに悩みを抱えている方にとって、少しでも参考になれば幸いです。

業務を進めていくにあたり、仕事の流れを意識したコミュニケーションをとっていくことで、仕事がしやすくなるだけでなく、自身の評価も上がっていくでしょう。

仕事において、万全の状態で臨めることは、ほとんどありえません。リソースも足りない状況で何とかしなければならないことも往々にしてあります。

限りある経営資源を活かして、成果を出すためには、仕事におけるあらゆる場面で、判断を素早く的確に行えるようになる必要があります。

若いうちに失敗も成功も積み重ねて、力をつけておく必要があります。学ばせてもらえる、教えてもらえる立場のうちに積極的にチャレンジしていきましょう。

最後までお読みいただきまして、ありがとうございます。