🔰税理士に聞く　帳簿書類はいつまで保存するのか

領収書は「もう見ない紙」ではなく、税務調査で再登場する証人である

【登場人物】
ミカ：決算が終われば領収書も卒業すると思っている人。
教授：税理士。書類の山を見ると「これは過去ではなく、未来の説明資料です」と言う人。

帳簿書類はいつまで保存するのか

ミカ：教授、会社の倉庫に昔の領収書や帳簿が山積みです。もう決算も申告も終わったのに、まだ置いておく必要があるんですか。
教授：あります。法人は、帳簿と取引に関する書類を、原則として確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。
ミカ：7年ですか。小学生が中学生になるくらいの期間ですね。
教授：そうです。領収書も、なかなか長生きです。

帳簿とは何か

ミカ：帳簿というのは、具体的には何ですか。
教授：たとえば、総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などです。
ミカ：会社のお金の動きを記録したものですね。
教授：はい。帳簿は会社の記憶です。社長の記憶は時々あいまいになりますが、帳簿はあいまいでは困ります。
ミカ：帳簿は会社の脳みそ。
教授：良い表現です。ただし、脳みそはバックアップしておきましょう。

書類とは何か

ミカ：では、書類とは何ですか。
教授：たとえば、棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などです。
ミカ：帳簿に書いた取引を裏付ける資料ですね。
教授：その通りです。帳簿が「こういう取引がありました」と言い、書類が「確かにありました」と証言します。
ミカ：帳簿が主張、書類が証人。
教授：まさにそうです。税務調査では、帳簿と証人の話が合っているかを見られます。

7年でよいとは限らない

ミカ：保存期間は必ず7年ですか。
教授：原則は7年です。ただし、例外があります。青色申告書を提出した事業年度で欠損金額、つまり青色繰越欠損金が生じた事業年度などは10年間保存が必要です。
ミカ：赤字の年ほど長く保存するんですか。
教授：はい。赤字は将来の黒字と相殺されることがあるため、その根拠となる帳簿書類も長く残す必要があります。
ミカ：赤字にも履歴書が必要なんですね。
教授：その通りです。税法は、赤字の身元確認にも厳しいのです。

架空事例①　黒字会社の通常保存

ミカ：実例でお願いします。
教授：ここからは説明のための架空事例です。実在の会社とは関係ありません。
A社は3月決算法人です。令和8年3月期の法人税申告書の提出期限が令和8年5月31日だったとします。
ミカ：保存期間は、提出期限の翌日からですね。
教授：はい。令和8年6月1日から7年間、帳簿書類を保存します。
ミカ：申告書を出した日ではなく、提出期限の翌日が基準なんですね。
教授：ここは重要です。提出が早くても、保存期間の起算点は提出期限の翌日です。
ミカ：税法は「早く出したから早く捨てていい」とは言わない。
教授：はい。早起きしても、書類の卒業式は早まりません。

架空事例②　欠損金が出た年度

ミカ：10年保存の例もお願いします。
教授：B社は青色申告法人です。ある事業年度で大きな赤字が出て、青色繰越欠損金が生じました。この場合、その事業年度の帳簿書類は原則7年ではなく、10年間保存が必要になります。
ミカ：赤字の年度は、将来の税額に影響するからですね。
教授：そうです。将来、欠損金を使って所得を減らすなら、その欠損金が正しく発生したことを説明できなければなりません。
ミカ：赤字は未来に旅をする。だからパスポートが必要。
教授：名言です。そのパスポートが帳簿書類です。

電子帳簿保存法とは何か

ミカ：最近は電子帳簿保存法もありますね。紙で保存する時代は終わりですか。
教授：紙が全部消えるわけではありません。ただ、電子帳簿保存法により、一定の要件を満たせば帳簿書類をデータで保存できます。
ミカ：デジタル倉庫ですね。
教授：そうです。ただし、データで保存するなら、税務調査で見られる状態で保存する必要があります。
ミカ：保存しているつもりでも、開けないファイルでは困りますね。
教授：はい。電子保存は、単にパソコンに放り込むことではありません。必要なときに検索でき、内容を確認でき、改ざんされていないことを説明できる状態で保存することが大切です。

電子帳簿保存法の3つの世界

ミカ：電子帳簿保存法は、何が対象なんですか。
教授：大きく分けると3つです。
1つ目は、電子帳簿・電子書類保存。
会計ソフトなどで作成した帳簿や書類を、紙に印刷せずデータで保存するものです。
2つ目は、スキャナ保存。
紙で受け取った領収書や請求書などをスキャンして画像データで保存するものです。
3つ目は、電子取引データ保存。
メール添付のPDF請求書、ネットバンキングの明細、ECサイトの領収書、クラウド請求書など、電子でやり取りした取引情報をデータのまま保存するものです。
ミカ：紙から生まれたもの、最初からデータのもの、帳簿ソフトで作ったもの。出身地が違うんですね。
教授：その通りです。電子帳簿保存法は、データの出身地をかなり気にします。

電子取引は「印刷して保存」だけでは危ない

ミカ：メールで届いた請求書を印刷してファイルしておけばよいですか。
教授：現在の電子取引では、そこが大きな注意点です。電子で受け取った取引情報は、原則として電子データのまま保存する必要があります。
ミカ：印刷だけではだめなんですね。
教授：はい。紙で受け取った領収書は紙保存が基本ですが、電子で受け取った請求書や領収書は、データ保存が求められます。
ミカ：データで来たものは、データで帰る。
教授：帰りません。保存されます。
ミカ：失礼しました。
教授：大事なのは、メールの添付PDF、Webからダウンロードした領収書、クラウド上の請求書などを、後で検索・確認できる形で残すことです。

スキャナ保存なら紙は捨ててよいのか

ミカ：紙の領収書をスキャンしたら、紙は捨ててもよいのですか。
教授：スキャナ保存の要件を満たしている場合には、紙を廃棄できるケースがあります。ただし、ただ写真を撮っただけで安心して捨てるのは危険です。
ミカ：スマホで撮影して、すぐゴミ箱はだめですか。
教授：だめとは限りませんが、要件確認が必要です。解像度、入力期限、訂正削除履歴、検索機能、事務処理体制など、制度上の要件を満たしている必要があります。
ミカ：スキャンは魔法ではない。
教授：その通りです。スキャンした瞬間に紙が税法上成仏するわけではありません。

架空事例③　メール請求書を紙だけで保存していた会社

ミカ：電子取引の失敗例をお願いします。
教授：C社では、取引先からPDF請求書がメールで届いていました。経理担当者はそれを印刷し、紙ファイルに綴じていました。しかし、元のPDFデータはメール削除とともに失われていました。
ミカ：紙は残っているけれど、電子データがない。
教授：そうです。電子取引データとしての保存が不十分になる可能性があります。
ミカ：紙のファイルはきれいでも、電子帳簿保存法では不安。
教授：はい。データで受け取ったものは、データ保存のルールを意識する必要があります。

架空事例④　クラウドで整理した会社

ミカ：良い例もお願いします。
教授：D社では、メールで届いた請求書PDF、ECサイトの領収書、クレジットカード利用明細を、取引年月日・取引先・金額で検索できるようにクラウド保存しました。訂正削除の履歴が残るシステムを使い、社内ルールも整備しました。
ミカ：これは安心ですね。
教授：かなり説明しやすいです。電子保存では、保存したかどうかだけでなく、探せるか、読めるか、改ざんされていないかが重要です。
ミカ：保存はしたけれど見つからない、ではだめ。
教授：はい。税務調査で「この請求書を見せてください」と言われて、30分間フォルダの森をさまようのは避けたいところです。

TKCのFXシリーズを使う場合の考え方

ミカ：会計ソフトを使っている場合はどうですか。たとえばTKCのFXシリーズなど。
教授：TKCのFXシリーズのような会計システムを使う場合、仕訳、証憑、訂正履歴、電子保存の運用をきちんと結びつけることが重要です。
ミカ：会計データと証憑データをバラバラにしない。
教授：その通りです。帳簿だけ正しくても、請求書や領収書の保存が乱れていると、説明力が弱くなります。
ミカ：帳簿は立派、証憑は行方不明、では困る。
教授：はい。会計ソフトは保存の器ですが、運用ルールがなければただの箱になります。
ミカ：箱に入れる前の整理が大事ですね。
教授：その通りです。誰が、いつ、どの書類を、どの名前で、どこに保存し、どう検索するのか。ここまで決めておく必要があります。

保存期間は電子でも短くならない

ミカ：電子保存にすれば、保存期間は短くなりますか。
教授：短くなりません。電子保存でも、法人税上の保存期間は原則7年、欠損金などがある年度は10年という考え方は変わりません。
ミカ：紙の山がデータの山になるだけですね。
教授：そうです。ただし、データの山は検索できるようにしなければなりません。
ミカ：電子化は捨てる技術ではなく、探せるようにする技術。
教授：名言です。

保存で失敗しやすいポイント

ミカ：実務で失敗しやすい点は何ですか。
教授：まず、保存期間を申告日から数えてしまうこと。正しくは提出期限の翌日からです。
次に、電子取引データを印刷だけで済ませてしまうこと。
さらに、PDFのファイル名が「請求書」「請求書2」「最終版」「本当の最終版」になっていること。
ミカ：耳が痛い会社が多そうです。
教授：ファイル名は経理の人格が出ます。
ミカ：かなり鋭いですね。
教授：取引年月日、取引先、金額、書類の種類などで検索できるようにしておくと、後で救われます。

社長に伝えたいこと

ミカ：社長には、どう説明すればいいですか。
教授：こうです。帳簿書類は、決算が終わったら不要になるものではありません。税務調査や将来の説明のために、原則7年、場合によっては10年保存する必要があります。
ミカ：電子化しても保存義務は消えない。
教授：はい。電子化は、書類を軽くするためだけでなく、会社の説明力を高めるために使うべきです。
ミカ：データ保存は、税務調査への備えでもある。
教授：その通りです。

まとめ

ミカ：今日の結論をお願いします。
教授：法人の帳簿書類は、原則として確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存します。欠損金が生じた青色申告事業年度などは10年間保存が必要です。
ミカ：帳簿には総勘定元帳や仕訳帳、書類には契約書や領収書などがある。
教授：はい。そして電子帳簿保存法では、電子帳簿・電子書類保存、スキャナ保存、電子取引データ保存という3つの視点があります。
ミカ：電子取引はデータ保存が重要。
教授：その通りです。最後に一言。
帳簿書類は、過去の紙ではなく、未来の説明責任です。紙で残すにせよ、データで残すにせよ、必要なときにすぐ出せる状態にしておきましょう。
ミカ：保存とは、捨てないことではなく、探せること。
教授：名言です。書類の山を、証拠の倉庫に変えましょう。