第2期Chromebook配布開始！
このnoteは、特別なスキルや資格を持たない「普通の公務員」が、日々の業務で奮闘する経験談です。平凡な職員がもがく試行錯誤の記録として、気軽にお読みください。
さて、弊社では昨年度よりGoogle Workspaceを導入し、それに伴って職員が使う端末をWindows機からChromebookへと移行しています。
ただ、一度に全台を入れ替えるとなると財政的な負担も大きいため、5年計画で順次入れ替えるスケジュールを組んでいます。そして本日、今年度分のChromebookの配布が、ほぼ完了しました。
これまでのWindows機はLGWAN環境にあり、ノートパソコンでありながら有線接続が基本でした。それが今回、庁内の無線LANを飛び回れるようになるわけですから、職員にはまず、庁内のネットワーク構成について知ってもらう必要があります。
そして何より、Google Workspace自体はすでに全職員が使っているものの、自由に持ち運べるChromebookを手にしたことで、これまで以上に効果的に”使い倒せる”環境が整いました。
そこで、このタイミングで改めてGoogle Workspaceの活用研修を実施。少し強引な手法ですが、研修の受講をChromebook配布の条件とさせてもらったことで、結果的に全員が参加してくれることになりました（笑）
もちろん、一度の説明で明日からフルに使いこなせるようになるとは思っていません。今後、アプリごとに焦点を当てた”個別説明会”も随時実施していく予定です。
ただ、それとは別に、研修で最も強く伝えたことがあります。 それは「まず自分でいろいろと触ってみること」そして「自分で調べてみること」の大切さです。
私や上司がGoogle Workspaceに詳しいのは、生まれつきの才能などではなく、業務の合間に試行錯誤したり、地道にネットで調べたりしているから。特にGoogle Workspaceは、世界中で最も使われている（たぶん）グループウェアです。
「こんなことできないかな？」と思ったら、検索すればnoteやYouTubeに、先人たちの知恵が詰まった解説記事や動画がいくらでも出てきます。
これは技術論というより、マインドセットの話に近いかもしれません。 ぜひ、私たち以上にいろいろ触って、調べて、誰よりも詳しい職員が登場してくれることを心から期待しています。
研修では、Google Workspaceがもたらす効果をイメージしてもらうため、庁内の打ち合わせを例に出して説明しました。
【これまでの打ち合わせ】
課員全員の予定を聞いて回り、スケジュールと会議室を押さえる。
資料を人数分印刷してホチキス留め。
当日は資料にペンでメモを取る。
終了後、メモを元に資料を修正し、再度印刷・配布して確認してもらう。
これが、Google Workspaceを使うとこう変わります。
【これからの打ち合わせ】
Googleカレンダーで全員の空き時間を見つけ、招待を送る（資料も添付）。
当日はペーパーレス。Google Meetの画面共有で資料を映し、文字起こし機能で議事録は自動作成。
気づいた点は、その場でドキュメントを共同編集して修正。
打ち合わせが終わった瞬間には、資料の修正も議事録も完成している。
この説明をした時、実際に経験があるであろう職員数名が「おおお…！！」と、思わずといった感じで声を上げました。少しは未来の働き方をイメージしてもらえたようで、嬉しかった瞬間でした。
しかし、この高まった熱量を、一過性のもので終わらせてはいけません。 導入を決めた私たちと、いわば”勝手にパソコンを入れ替えられた”職員とでは、まだ向いている方向が違うのも事実です。
放っておけば、いつの間にか使われなくなってしまう可能性も十分にあります。
（昨年度配布した部署の中には、正直あまり活用が進んでいないところもあり…この現実から目を背けるわけにはいきません）
だからこそ、ここからが正念場です。 もっともっと使ってもらえるよう、私たちは継続的にフォローしていく必要があります。職員一人ひとり、業務内容によって「刺さる」機能は違うはず。
ただ、その中でも、Geminiは、多くの職員にとって強力な武器になるはずですし、業務効率化に関するインパクトも大きいものなので、今後はGeminiに関する説明にも力を入れていきたいと考えています。
まとめ
端末を配って「はい、どうぞ」では、ツールはただの「箱」で終わってしまいます。今回の研修で得られた「おおお…！！」という小さな感動の声を、いかにして庁内全体の大きなうねりに変えていくか。私たちの本当の仕事はここから始まります。
情報システム担当者は、単なる「パソコンを配る人」ではありません。職員一人ひとりの業務に寄り添い、その可能性を最大限に引き出すための「伴走者」であるべきだと考えています。
「勝手に替えられた」から「これがないと仕事にならない」へ。 全職員がそう感じてくれるその日まで、私たちの試行錯誤は、まだ続きます。
