パソコンの中だけで動く「メール誤送信チェック文面アプリ」を作りました

目次

はじめに
このアプリで何ができるの？
メール本文を貼り付けるだけでチェックできます
個人情報の書きすぎを確認できます
添付忘れの確認にも使えます
宛名や敬称のミスも確認できます
このアプリの一番の特徴：「ローカル環境」で動く
このアプリは私が自作したものです
このアプリが役立つ場面
こんな方におすすめです
免責事項
使用上の注意
使い方
ダウンロードはこちらから
さいごに

〖はじめに〗

「このメール、本当にこのまま送って大丈夫かな？」

「添付しますって書いたけど、ちゃんとファイルを付けたかな？」

「前のメールをコピーして作ったから、宛名が間違っていないか不安……」

「個人情報が本文に残っていないか、送信前に確認したい」

そんなメール送信前の不安を少しでも減らすために、
ブラウザだけで使える メール誤送信文面チェックアプリ を作りました。

今回配布するのは、メール本文を貼り付けるだけで、
誤送信につながりやすいポイントを確認できるアプリです。

その名も、

「メールチェックマシーン」

です。

インストール不要で、ダウンロードしたファイルを開くだけで使えます。

〖このアプリで何ができるの？〗

このアプリは、送信前のメール本文を貼り付けることで、
メールの中に含まれるリスク候補をチェックできます。

主に確認できる内容は、以下のようなものです。

・個人情報の記載
・電話番号、住所、メールアドレスの記載
・生年月日や年齢の記載
・社員番号、顧客番号などの識別情報
・パスワードや認証情報の記載
・マイナンバーに関する記載
・口座情報やカード番号のような情報
・健康情報、家族構成、給与などのセンシティブ情報
・添付忘れにつながる表現
・宛名や敬称のミス
・〇〇、XXX、テスト、サンプルなどの仮置き文字

メールは、送信ボタンを押してしまうと取り消しが難しいことがあります。

だからこそ、送る前に一度立ち止まって確認できる仕組みがあると安心です。

〖メール本文を貼り付けるだけでチェックできます〗

使い方はとてもシンプルです。

メールソフトで作成した本文をコピーして、
このアプリの入力欄に貼り付けます。

すると、画面右側にチェック結果が表示されます。

チェック結果は、

・要修正
・要確認
・注意
・確認済み

のように分かれて表示されます。

また、送信安全度も表示されるので、
今の本文がどの程度注意が必要なのかを見ながら確認できます。

〖個人情報の書きすぎを確認できます〗

メールでは、つい本文にいろいろな情報を書いてしまいがちです。

例えば、

・電話番号
・住所
・メールアドレス
・生年月日
・社員番号
・顧客番号
・家族構成
・健康に関する情報
・給与や扶養に関する情報

などです。

業務上必要な場合もありますが、
本当にメール本文に書く必要があるのか、
送信先は正しいのか、
別の安全な方法で共有すべきではないか、
確認した方がよい場面があります。

このアプリでは、そうした情報が本文に含まれている可能性を検出し、
送信前に見直すきっかけを作れます。

〖添付忘れの確認にも使えます〗

メールでよくあるミスのひとつが、添付忘れです。

本文には、

「資料を添付いたします」

「見積書をお送りします」

「議事録をご確認ください」

と書いているのに、実際にはファイルを添付し忘れていた。

こういう経験がある方も多いと思います。

このアプリでは、「添付」「資料」「見積書」「請求書」「契約書」「議事録」など、
添付ファイルに関係しそうな表現を検出します。

もちろん、このアプリだけで実際にファイルが添付されているかまでは確認できません。

ただ、送信前に、

「本当に添付した？」

「ファイル名は間違っていない？」

「古い版を送ろうとしていない？」

と確認するきっかけになります。

〖宛名や敬称のミスも確認できます〗

メールの宛名ミスは、意外と起こりやすいです。

特に、前に送ったメールをコピーして作ると、

・別の会社名が残っている
・別の担当者名が残っている
・「様」が抜けている
・「御中 様」になっている
・「各位 様」になっている
・「〇〇様」のままになっている

といったミスが起きることがあります。

このアプリでは、宛名付近の敬称漏れや、
敬称の重複、仮置き文字の残りなどを確認できます。

送信前に一度チェックするだけでも、
恥ずかしいミスや失礼なメールを減らしやすくなります。

〖このアプリの一番の特徴：「ローカル環境」で動く〗

このアプリの大きな特徴は、
パソコンの中だけで動くということです。

「ローカル環境で動く」とは、
ざっくり言うと、入力した内容を外部のサーバーに送らず、
自分のパソコンのブラウザ上で処理するということです。

普通のWebサービスでは、入力した文章がインターネット経由でサーバーに送信される場合があります。

でも、このアプリはHTMLファイル単体で動きます。

つまり、

・サーバー不要
・インストール不要
・登録不要
・ブラウザで開くだけ
・インターネット接続なしでも利用可能
・入力したメール本文を外部に送信しない

という特徴があります。

メール本文には、仕事上の情報や個人情報が含まれることがあります。

そのため、外部サービスに貼り付けるのは不安という方もいると思います。

このアプリは、そうした不安を減らしながら、
送信前チェックをしやすくするために作りました。

〖このアプリは私が自作したものです〗

このアプリは、私自身が作成したHTMLアプリです。

中身は1つの「.html」ファイルです。

特別なソフトをインストールする必要はありません。

ダウンロードしたファイルをダブルクリックすると、
ChromeやEdgeなどのブラウザで開いて使えます。

不安な方は、メモ帳などでHTMLファイルを開いて、
中のコードを確認することもできます。

仕事で使うものだからこそ、
できるだけシンプルに、わかりやすく、
パソコンの中だけで完結する形にしました。

〖このアプリが役立つ場面〗

このアプリは、メールを使う仕事であれば幅広く役立つと思います。

特に相性が良いのは、以下のような場面です。

・取引先に見積書や請求書を送る前
・契約書や資料を添付して送る前
・社内に議事録や名簿を共有する前
・お客様への返信メールを送る前
・人事や労務で履歴書、社員情報を扱う時
・医療、福祉、介護の現場で個人情報を含む連絡をする時
・学校、塾、習い事教室で保護者や生徒の情報を扱う時
・テンプレートメールを使い回す時
・複数人に一斉送信する前
・重要なメールを送る直前

メールは毎日のように使うものですが、
その分、確認が流れ作業になりやすいです。

このアプリは、送信前に一度立ち止まるためのチェックツールとして使えます。

〖こんな方におすすめです〗

このアプリは、次のような方におすすめです。

・メール送信前のミスを減らしたい方
・個人情報を扱う仕事をしている方
・添付忘れをよく確認したい方
・テンプレートメールをよく使う方
・取引先やお客様にメールを送る機会が多い方
・医療、福祉、介護、教育、人事、経理、総務などの事務作業をしている方
・外部のAIやWebサービスにメール本文を貼り付けるのが不安な方
・小規模事業者や個人事業主で、簡単な誤送信対策をしたい方

大きなシステムを導入するほどではないけれど、
送信前チェックの習慣を作りたい。

そんな方に使いやすいアプリです。

〖免責事項〗

本アプリは、メール本文に含まれるリスク候補を確認するための補助ツールです。

このアプリを使用したことによって生じた、
誤送信、情報漏えい、業務上の損害、その他のトラブルについて、
製作者は一切の責任を負いません。

ご利用は自己責任でお願いいたします。

また、このアプリはすべての個人情報や誤記載を完全に検出できるものではありません。

重要なメールを送信する場合は、
必ずご自身でも宛先、CC、BCC、添付ファイル、本文、署名などを確認してください。

〖使用上の注意〗

このアプリは、送信前の確認を補助するためのものです。

以下の点にご注意ください。

・実際の宛先欄、CC、BCCはメールソフト側で確認してください
・実際にファイルが添付されているかはメールソフト側で確認してください
・検出結果に表示されなくても、安全であることを保証するものではありません
・業務上重要なメールは、必要に応じて上司や担当者にも確認してください
・個人情報や機密情報の取り扱いは、所属先のルールに従ってください
・ダウンロードしたアプリの無断再配布、転売はご遠慮ください

あくまで、送信前に見落としを減らすための補助ツールとしてお使いください。

〖使い方〗

使い方はとても簡単です。

1. 下のリンクから「メールチェックマシーン.html」ファイルをダウンロードします

2. ダウンロードしたHTMLファイルをダブルクリックします

3. ChromeやEdgeなどのブラウザでアプリが開きます

4. 送信前のメール本文をコピーします

5. アプリの入力欄に貼り付けます

6. 右側に表示されるチェック結果を確認します

7. 要修正や要確認があれば、メール本文を修正します

8. 最後に、メールソフト側で宛先、CC、BCC、添付ファイルを確認して送信します

「厳しめに判定」にチェックを入れると、
より慎重に確認できます。

また、「プレビューで個人情報を伏せる」を使うと、
検出された情報を伏せた状態で確認しやすくなります。

チェック結果はコピーすることもできるため、
確認記録として残したり、他の人に共有したりすることもできます。

〖ダウンロードはこちらから〗

下のリンクから「メールチェックマシーン.html」ファイルをダウンロードしてください。

▼ ダウンロードURL ▼