​【仕事術】手戻り地獄を脱出！「60%で提出する具体的方法とイメージ」

​【100%まで仕上げることの問題】

みなさんこんにちは。発信者です。

早速ですが、仕事をしていると「直し」が発生します。

いや「直し」が発生しない仕事は存在しないと言っていいでしょう。

特に資料の「直し」の多くは上司​から指摘されます。

・「ここもう少し具体的に」
・「前提が分かりにくい」
・「意味不明」
等々、、、

こうした指摘を受けながら、資料を修正していく。

ここで問題となるのが「上司にいつ提出するのか？」という点です。

最初から完璧な資料に仕上げて出す！というぐらいの意気込みは大事なのですが、現実的ではないケースがほとんど。

100%まで仕上げたつもりで提出したら、前述の「直し」によって大量の修正が発生した、なんていう経験をされた方も多いでしょう。

大量の修正をする時間も取られるし、それまでに費やした時間もムダに。

仕事の期限までの残り時間も少なくなり、いいことがありません。

こうした事態を避けるために、どうすればよいのでしょうか？

今回はこの資料作成における完成度と提出の問題について回答します。

​1. 進捗率と「不可逆性」の関係

​
まず資料作成は、進めば進むほど「後戻りできない度合い（不可逆性）」が高まっていきます。

・​余白の消失

完成度が100%に近づくにつれて、文章の流れやレイアウトが固定され、細部まで調整します。

言い換えれば「新しい内容を追加する余白」や「構成を変える柔軟性」が失われるということ。

これらを変更する必要性が出てきた場合には大量の時間と労力をかけて変更することに。

・ボラティリティ（変動性）の大きさ

通常は、作業の初期から終盤にかけ「大枠の変更（高いボラティリティ）」から「細部の微調整（低いボラティリティ）」へと移行します。

しかし、もし上司の頭の中にある前提とズレていた場合、100%の段階で「大枠の変更」というボラティリティが直撃！

こうした「前提条件が根底から覆る」なんていうことは資料作成業務においてはよくあること。

その場合、資料の多くの部分が作り直しに。

これにも大量の時間と労力が必要になります。

2. 手戻りのコスト

次に手戻りのコストについて。

100%まで進めてからダメ出しを食らうのが、どれぐらい時間も手間も失うことなのかイメージしてみます。

​❌️完成度100%から40%への後退

これはイメージでいうと、１回完成した家をバラして、基礎部分の上ぐらいから作り直す作業（いわゆる棟上げのあたり）。

文章の骨組みが解体され、説明内容や文言、グラフの選択などに大きな修正が。

文字のフォントやグラフの調整など「細部へのこだわり」が無駄に。

何より、自身の心理的ダメージ（モチベーションの低下）が最も効きます（ウソだろ…）。​

❌️完成度​100%から20%への後退

これはイメージでいうと、１回完成した家をバラして、基礎からやり直すイメージ。

売上予測の「数値」や、市場の「前提条件」がひっくり返ってしまい、資料を基礎部分から見直す必要があるケースです。

家の間取りは跡形もありません。

細部へのこだわりどころか、文章の構成からやり直し。

データの入れ替え、それによって生じる論理展開の修正や矛盾点の確認などやることが多く、もしかするとイチからやるよりも手間がかかるかも。

そして何より、自身の心理的ダメージ（モチベーションの低下）が立ち直れないレベルに（もうイヤ…）。

こういった手戻りのコストは、個人にとっても組織にとっても無視できない規模に。

余談ですが、こうした目に見えない手戻りのコストは、本来前向きな指導や教育に充てられるべき時間を奪っています。

上司にとって修正を指示する時間も手間もムダですし、部下にとっても同様。

なにより、お互いの信頼関係とモチベーションを奪っていく。

しかしこの手戻りのコストはあまり注目されていないように思います。

適正な指導のための前向きな手戻りならば上司のマネジメント力や部下のスキルアップに繋がりますが、ただの手戻りは繰り返しになりますが時間と手間を奪うだけです。

​3. 完成度60%のススメ

ここでオススメするのが​「60%で出す」こと。

なぜ50%や70%ではなく「60%」なのか？