4 クリアバインダーと方眼ノートが最強ツール

こんにちは。ラマン茶です。

シリーズ記事の１「７つのワーク」で、
ケースワーカーにはさまざまな「ワーク」がある
と書きました。

中でも、何らかの「ワーク」をする以上、
避けられないのが、デスクワーク。
つまり、書類仕事です。

１「機会を逃さないこと」と「検索のスピードアップ」

この書類仕事がけっこう煩雑です。

それは、「デスクワーク」といっても、

「デスク」でだけ仕事をするわけではない

という点にもあります。
デスクに向かっていないときも気が抜けないのです。

カバンの中には、外勤中にクライアントに会えたら、

クライアントに渡さなければならない書類
クライアントから押印をもらわなけばならない書類

などがひしめきあっています。

家庭訪問のときに手渡したりできればいいのでしょう。
けど、不在の場合もあります。

その一方で、
ひょんなときにクライアントが事務所に来られ、会えたりすることも。
でも、そんなときに限って、
書類がなかなか見つからず慌てたりして……

些細なことと思われるかもしれません。
でも、積み重なると他のワークに支障を及ぼし、
精神的にも負担になってきます。

そうならないためには、

が大事です。

そこで、私が用意していたのが、

です。

２　クリアバインダー

作り方はカンタンです。

これだけです。

日頃は、このバインダーに、クライアントに渡すもの、署名や押印をもらうもの、伝えることのメモなど何でも入れておきます。
ふと思いついたことをポストイットに書きとめ、クライアントのページにとりあえず貼っておく……なんてこともします。

そして、このバインダーを常にデスクに置くか、持ち歩きます。
電話、来所、訪問……    とにかく、クライアントと接する機会があったら、
必ずこのバインダーを開くことにします。

これで、クライアントに大事なことを伝えるの忘れたりして
せっかくのタイミングを逃すことはなくなるでしょう。

「ナンダ？　そんな単純なこと！」

そう言わずに、やってみてください。
効果はテキメンですから。

なお、
ふくれあがったバインダーでカバンが重たくなるのは、仕方ありません。
ガマンしてください。

３ 　方眼ノート

今では、

記録は事務所に導入されているシステムに入力し、
そのデータにアクセスできる端末は外に持ち出すことができる

といったところがほとんどでしょう。
ですから、クライアントと思いがけず鉢合わせたときでも
前回会ったときの記録をカンタンに呼び起こせます。

けれど、
持ち出すには手続きが必要でしょう。また、端末が起動するまでに時間がかかるでしょう。

それが、方眼ノートに記録することです。

方眼ノートを使うのは、中公竹義という方が考案した「超」メモ術という方法で記録するためです。
「超」メモ術については、もともとはネットでそのノウハウが公表されていました。
現在は書籍も販売されています。

以下は、この「超」メモ術でケース記録を書いた場合のイメージです。

なお、私はリングノートは使いませんでした。
罫線がページ端まで引かれ、ページ数が多く、頑丈である
という理由で、

コクヨのラボノート

を使っていました。（高かった！）

こうすることで、過去の記録をすぐに呼び起こすことができます。

なお、
クライアントが増えすぎて、

インデックスからクライアントの名前を
探すことが大変

という事態になった場合、

インデックスの一覧をテキスト入力し
スマホなどで検索できるにすればいいでしょう。

以上のとおり、
クリアバインダーと方眼ノートは、ケースワーカーにとって
最強のツールとなります。

これを駆使することで

「あー！　せっかく会えたのに！」

と後悔するような事態はなくなるでしょう。
ぜひ活用してみてください。

４　おまけ（「押し出しファイリング」）

資料の整理には、長年「押し出しファイリング」を使ってきました。

「押し出しファイリング」とは、野口悠紀雄著『「超」整理法』（中公新書、1993年）で提案された書類の整理法です。

詳しくは、野口先生の note もありますので、参考にしてください。
以下、その note の記述を基にした説明です。　

　これにより、使わなかった封筒は、時間が経つにつれて次第に右に押し出されていきます。
　収納場所が一杯になったら、右端から捨てます（ただし、長時間使わなくても残しておきたい資料もあるので、チェックしてから捨てます）。

「超」整理法は、先に説明した「超」メモ術と同様、
きわめてシンプルです。
しかも、効果は絶大です。

「魔法のように机の上が片づく」

というのは、本当です。

と思います。
ぜひ実践されることを、オススメします。

＜彷徨（さまよ）うケースワーカー＞（予定）

目次

１「ケースワーク」じゃ足りない！ＣＷに必要な「７つのWork」
２　ラクして記録を書く方法
３「コーズアドボカシー」の謎
４　クリアバインダーと方眼ノートが最強ツール（今回）
５　１つの確信と１つの達観
６　金ニモマケズ