【第56回】「“やること整理”で浮かび上がるムダ業務の正体」

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現場での経験をもとに、属人化とコスト削減のヒントをまとめました。
少しでもお役に立てば幸いです。

✅ はじめに
忙しい日々の中で、「やることが多すぎて何から手をつければいいかわからない」という状況は、多くの職場で見られます。
しかし、その“やること”の中には、本当はやらなくてもいい業務や、誰も目的を理解していない作業が紛れ込んでいることが少なくありません。

私が関わった現場でも、毎週の定例会議や日報作成など、「慣例だから」という理由だけで続けられている業務が山のようにありました。
これらを整理してみると、驚くほどの時間とコストが削減できることがわかります。

今回は、「やること整理」を通じて見えてくるムダ業務の正体と、それを削減するための具体的なステップを解説します。

✅ ムダ業務が生まれる3つの原因

1. 過去の慣習の延命
かつて必要だった業務が、状況の変化により不要になっても、そのまま続けられているケースです。

2. 目的不明の作業
「何のためにやっているのか？」と聞かれて答えられない業務。
特に書類作成や報告業務に多く見られます。

3. 二重・三重のチェック
安全や品質を理由に過剰な確認プロセスが増え、かえって効率を下げているケース。

✅ やること整理のステップ

ステップ1：業務をすべて書き出す
日常のタスクから定期的なイベントまで、担当業務を全てリスト化します。

ステップ2：目的を明確にする
「この業務は何のためにやっているのか？」を一つずつ確認します。目的があいまいな業務は要注意です。

ステップ3：不要・縮小できる業務を分類
完全にやめられるもの、頻度を減らせるもの、方法を変えることで効率化できるものに分けます。

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