新入社員必見「会社での飲み会幹事マニュアル」
私はJTCでの勤務時代に数多くの飲み会幹事を経験してきました。社内飲み、送別会、本社からの偉い人が来る懇親会、得意先との接待などなど。飲み会幹事って、割と面倒なのにマニュアルもないし誰もあまり教えてくれないことが多いんですよね。コロナ明けで飲み会自体が減っているとは思うものの、知っていると差をつけられると思いましたので私の経験をもとに、ざっくりと必要な要素を記載します。
JTC企業における飲み会幹事術を、「会の趣旨確認」→「日程調整」→「お店選び」→「事前準備」→「当日の進行」→「フォローアップ」の６ステップで解説します。各ステップでは「なぜ必要か」「具体的に何をすればいいか」を示します。
1. 会の趣旨の確認
まず、これは必須です。飲み会の趣旨（歓迎会・送別会・打ち上げなど）によって、この後考える日程・会場・進行が変わるためです。大体会社の飲み会は上司あたりから幹事を投げられることが多いので以下の点をしっかり確認するようにしましょう。
飲み会の趣旨
精算方法について
精算方法とは、会社の飲み会の場合精算方法が大きく分けて3つに分かれます。（会社によってですが）
社内飲み会経費（会社負担）
得意先飲み会経費（会社負担）
個人負担
特に経費の場合は、経費がどれくらい残っているかで会場選定が大きく変わってきます。どのくらいの予算で考えればいいかを事前に確認しておきましょう。
2. 日程調整
続いては日程調整です。調整は飲み会のキーパーソンから順番に行います。
例えば、部署の飲み会であれば一番役職が上の方から
誰かの送別会であれば、異動、退職となる方からといった感じです。
3〜4日程くらいを提示して、都合がいい日程を確認しましょう。
キーパーソンへの確認が済んだら、他の参加者に候補日程を伝えて参加者が一番多い日程で確定するようにします。「調整さん」や、Excel共有が使用できる場合は、参加者一覧と日程を記載して予定を確認するのがいいと思います。
3. お店選び
多くの方が悩まれるのはお店選びではないでしょうか。会の趣旨によるところは大きいですが、以下の点を押さえながら検討していきましょう。
・予算
・参加者の食物アレルギー
・キーパーソンの好きな食べ物
・座敷、掘り炬燵、テーブルなど座席の種類
・貸切、個室、半個室など会場の種類
・食べログ評価、Googleレビュー両方の確認
予算によって、選択できるお店の種類が変わってきます。例外はありますが、基本的に会社の飲み会はコースにして、アラカルトは避けるようにしましょう。料理をその場で注文するのはモタつくのと、金額が読みにくいです。また飲み放題コースにすることも同様な理由でおすすめします。年配の方ってボトルを入れて氷と割材を頼むことが好きな人がいるのですが、若手社員がひたすら酒を作る羽目になります。
ただし、コース、飲み放題は良しとしても、3〜5000円程度の「食べ飲み放題」コースは避ける方がいいと思います。そういったお店は地雷店のような形が多く、提供スピードが遅かったり、料理がそこまで美味しくないことが多いからです。
年配や女性社員が多い会の場合は、座敷は避けて掘り炬燵やテーブルの会場にすることも検討しましょう。2時間正座や胡座をかくのはかなりしんどいです。靴の脱ぎ履きも面倒だったりするんですよね。
お店の食べログ評価、Googleレビューは両方確認するようにしましょう。食べログで3.3あってもGoogleレビューで3.4評価のお店は要警戒だったりします。レビュー内容も少し見て、提供が遅いとかネガティブな意見が少ないことを確認しておきましょう。
忘年会シーズンはいいお店の予約はすぐ埋まってしまうので、なるべく早めにお店の予約は済ませましょう。
4. 事前準備
事前準備として必要なことは以下の点です。
・乾杯・締めの挨拶の依頼
・飲み会の案内連絡
・二次会会場の検討
・当日の飲み会案内のリマインド連絡
会社の飲み会では、乾杯と締めのタイミングで挨拶が発生します。基本的には、乾杯は飲み会の中で二番目に偉い人、締めは一番目に偉い人に依頼するものだと覚えておきましょう。送別会の場合は、締めを送り出される方が担当して、乾杯を一番目に偉い人が担当する形となります。挨拶の内容を考える必要があるので、二、三日前までには依頼を済ませるようにしておきましょう。
飲み会の案内連絡では、会場までのアクセス、精算方法の記載を心がけましょう。特に、普段行き慣れてない会場の場合、道に迷ったという参加者が発生するリスクがあります。Googleマップのリンクでもいいですし、お店のわかりやすい目印などを記載してあげると親切です。
二次会会場の目星をつけておく事も大事です。一次会会場の付近に、参加者の7〜8割程度で入れそうな会場を複数ピックアップしておいて、一次会の終盤で空き状況を確認しておきましょう。
5. 当日の進行
当日は幹事としてやることがあまりないのですが、会場には一番乗りしておくようにしましょう。
また、上座などは把握しておいて上の方やキーパーソンが来たらスムーズに案内できるように準備しておきます。またその他の参加者は席に中々座ろうとしないことが多いので、着席を促していきましょう。
そして、大切なことは幹事だからと一歩引くのではなく、飲み会に積極的に関わって、楽しむことです。誰かが忙しなく動いていたりすると、それに気を遣う人が出てくるんですよね。幹事が積極的に参加する姿勢を示すことで、会全体に良い影響があると私は考えています。
6. フォローアップ
次の日には、お礼メールを上の方や参加者に送るようにしましょう。また飲み会代が個人精算の場合には、傾斜を考えて上司に確認してもらい、各自の費用を参加者の連絡するようにしましょう。
傾斜の考え方は会社や上司によって異なるのですが、役職が上の人から順に多く支払ってもらうようにして作れれば大丈夫です。大体上司が修正してくれます。
おわりに
飲み会の幹事の手順を簡単にまとめてみましたがいかがでしょうか。幹事は面倒ですが、その分得られるものも多くあります。もし機会があれば率先して挑戦してみてください。
