高いシステムは必要？Googleスプレッドシートで業務改善。増えたのは「時間」でした【後編】

前編では、「Googleスプレッドシートだけで、ここまでできる」という仕組みをご紹介しました。

今回は、実際に運用して見えてきた3つの強みと、
私がシステムづくりで大切にしていることをお話しします。

運用して初めて気づくことがあります。

① 修正するだけで、すべて自動で再計算

現場では、入力ミスや予定変更は珍しいことではありません。

売上金額が変わることもあります。
交通費や歩合給を修正することもあります。

でも、そのたびに関係する資料を全部見直していたら、
大変ですよね。

一つ数字を直しただけなのに、

売上表を確認して、
給与を確認して、
交通費を確認して…。

これでは時間もかかりますし、ミスも起きやすくなります。

私は、最初から「修正が出るもの」だと思って作っています。

人が入力する以上、間違いも変更も必ずあります。

だから、修正に時間がかからない仕組みの方が大切なんです。

今回の仕組みでは、管理シートの数字を修正するだけ。

売上、交通費、報酬など、関連するデータはすべて自動で再計算。
修正した内容は、過去のデータにも瞬時に反映。
何度も電卓で計算し直す必要はありません。

これだけで、毎月の確認作業は驚くほど減り、
経理のストレスも一気に軽くなります。

② 現場からスマホだけで報告できる

ハウスクリーニングの仕事は、一日に何件もの現場を回ります。

作業が終わるたびに事務所へ戻る。
パソコンを開く。
報告書を作る。

そんなことを毎回していては、現場の仕事に集中できません。

私は、「報告は簡単であるべき」だと思っています。

入力が面倒になると、人は続きません。

だから、誰でも迷わず終わる仕組みにしています。

スタッフがやることは一つ。

Googleフォームを開いて、
必要事項を入力して送信するだけです。

数分もかかりません。

送信されたデータは、
その場でGoogleスプレッドシートへ反映されます。

経営者もリアルタイムで状況を確認できます。

現場の人には、現場の仕事に集中してもらいたい。

そのために仕組みを作りました。

③ スタッフが増えても、すぐ対応できる

会社が成長すると、スタッフも増えていきます。

そのたびにシステム会社へ連絡して、
追加費用が発生して、
設定が終わるまで待つ。

そんなケースも少なくありません。

でも、今回の仕組みは違います。

スタッフを追加するときは、名前を登録し、フォームの選択肢を追加するだけ。

数分あれば、その日から使い始められます。

会社は少しずつ変わっていきます。

スタッフも増える。仕事の内容も変わる。

だから、
仕組みも変化に合わせて育っていけることが大切なんです。

システムは「完成品」ではなく、一緒に育てるもの

私がシステムを作るとき、一番大切にしていることがあります。

最初から100点を目指さないことです。

使い始めると、

「ここをもう少し使いやすくしたい。」
「この集計も自動でできないかな。」

そんな声は必ず出てきます。

私は、その声を大切にしています。

使いながら改善する。
必要になったら機能を増やす。
業務に合わせて育てていく。

それが一番使いやすいシステムになるからです。

ここが、私の仕事で一番好きなところです。

既製品のシステムは、会社がシステムに合わせます。

でも私は逆。

会社に合わせて、システムを作ります。

だから、現場の「あと少しこうしたい」が形になります。

現場で働く人の声を聞きながら、

「ここも自動にしたい。」
「もっと使いやすくしたい。」

そんな「困った」を一つずつ形にしていく。

システムを作ることが、私の仕事ではありません。

経営者の「困った」を、一つずつ減らしていくこと。

それが、私の仕事です。

私は、そんな「血の通った相棒」のような仕組みを、
一緒に育てていきたいと思っています。

だからこそ、納品して終わりではありません。

会社が変われば、仕組みも変わる。

仕事が変われば、また一緒に考える。

そうやって育っていったシステムは、既製品では代わりがききません。

おわりに

DXという言葉を聞くと、

「何百万円もかかる。」
「専門知識が必要。」

そんなイメージを持たれる方も多いかもしれません。

でも、小規模企業に本当に必要なのは、
高額なシステムでしょうか。

私は、そうは思いません。

まずは今あるものを活かす。

小さく始める。

必要になったら育てていく。

その方が、無理なく続けられます。

私が作っているのは、単なるスプレッドシートではありません。

「時間」を生み出す仕組みです。

毎月、数字と向き合っていた時間。
何度も計算し直していた時間。
報告を待っていた時間。

そうした時間が減れば、

経営者は、本当にやるべき仕事に集中できます。

スタッフと向き合う時間も、家族と過ごす時間も増えます。

その時間を生み出すことが、私の仕事だと思っています。

もし今、

「毎月の集計が大変。」
「もっと効率よく管理したい。」

そんな悩みを抱えているなら、一度ご相談ください。

きっと、あなたの会社にも合ったやり方があります。
一緒に考えていけたら、うれしいです。