融通が利かない業務対応が生む弊害について

すみません、一部仕事の愚痴となりますが、お付き合いください。

背景

転勤に伴い、更衣室で使用していたロッカーを管理部署に返却する必要がありました。その際のルールとして以下があることを転勤後に知りました。

1. ロッカーの中を清掃する

2. ロックを解除し、鍵のダイヤルを「0000」にする

3. ロッカー内を空にする

返却時には以下の対応をしました。

• ミニほうきでロッカー内を清掃。

• 鍵のダイヤルは使用時にロックをかけていなかったため、そのまま。ダイヤルの番号は不明。

• 荷物は全て撤去。

問題発生

転勤後、ロッカーの管理部署からメールが届きました。そのメールには、指摘箇所を分かりやすく示した写真を添付したExcelファイルがあり、次の対応を求められました。

1. 清掃が不十分で、細部まできちんと掃除すること。
   （例: 扉の下部の狭い箇所に溜まったホコリ）

2. 鍵のダイヤルを「0000」にすること。

3. 小さなボルト1個が落ちていたので回収すること。

これを受け、元の部署の方に依頼し対応していただきましたが、また同様の指摘があり、2回目の対応が必要となりました。

手間の比較

問題の対応における行動を両部署で数えると、最終的に24の行動が必要でした。一方で、初回のチェック時にその場で対応すれば、以下の5つの行動のみで済んだと思われます。

1. ロッカーを確認。

2. 清掃。

3. ダイヤルを「0000」に設定。

4. ボルトを回収。

5. 使用部署に連絡し、次回以降の注意喚起と対応完了報告。

たった数秒や数分で終わる作業をその場で対応せず、手間のかかる方法を選ぶのは効率が悪く、理解に苦しみました。（そもそもの発端は私が清掃不良など返却時のルールをしっかりと把握せず、守っていなかったことが悪いですが・・・）

提言

同じ時間をかけるなら、もっと柔軟に対応していただき、会社の利益につながるような価値ある仕事に時間を割いてほしいものです。今回のケースは一例に過ぎませんが、仕事の現場ではこうした非効率的な対応がしばしば見られるように思います。

皆さんは、どう思われますか？コメントをいただけると嬉しいです。