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スタートアップ社長1年目のPDR:作業の想定時間通りに進む人・進まない人

macintoshi

こんばんは。
トシです。

週末くらいしかPDRを回せる時間がなくなってきました。
スポーツジムに今月から行き始めたというのもありますが、職場に自分のPCを持ち込めないという環境的な制約が大きいです。
せめて週末くらいは欠かさずPDRを回していこうと思います！

#REVIEW

##よかったこと

  • 火・木・土に筋トレ、月・水・日に有酸素運動というルーティン（飲みの予定が入った日はOFF）が、今の週5フル出社の生活リズムにはしっくりハマっている

  • 毎日の朝活やら夜活やらを始める時に、動画学習を2-3コマ視聴するという入り方も生活リズムに最適化されて、いいルーティンになっている

##改善点

  • 作業見積もり時間が激甘すぎて、想定の3倍くらいは時間がかかってしまっている

  • 断つと決めたYoutubeをまだかなり観てしまっている　→どう改善するか要検討

  • 仕事にもっと集中できるような気がするが、気が散っている時間が多い　→マインドフルネス瞑想の習慣をもっと集中して取り組む

#PREP

##よかった点を伸ばし改善点を改めるための仕込み

  • 作業見積もり時間が甘すぎる問題を分析し改善策に落とし込む（後述）

  • Youtubeを観てしまう問題は、頭が疲れている時だけは観ても良いというマイルールにする

  • マインドフルネス瞑想は、15分もしくは30分コースだと瞑想中に集中が途切れてしまうため、5分もしくは3分コースから慣らしていく

#DO

  • 上述の#PREPを高速回転させる

  • 今までの#REVIEWや#PREPを振り返り、忘れていることがあればそれも高速回転させる↓↓

    • 本当に必要な2%に集中する

    • このPDRシリーズのnote記事について、何のためにやっていて、それを達成するためにはどういう見せ方が必要かをPDRする

#作業の想定時間通りに進む人・進まない人

##トシのケース

作業の想定時間として、「大体これくらいかかるだろうな」と見積もっていた時間では全然終わらず、膨大な時間を費やしてしまう・・・、という経験のある方も多いのではないでしょうか？
スケジュールも、特段正確なものではなくても、簡単に頭の中だけで描いていたイメージと実際に取り掛かってみた時とで大幅なスケジュール修正が発生して、その度にモチベーションが下がってしまう・・・

私もそのようなタイプでした。
いや、厳密には過去形ではないので、いまだにそのような「甘すぎる見積もり」というのをやってしまいます。

昔から、その改善策として「想定の2倍・3倍の作業時間を見込んでおく」というのは自分自身に常に刷り込んできました。
でも、いまだにやっちゃってるんですよね。
お客様からの依頼に対して、「これくらい（の時間）でできると思いますよ！」と二つ返事で、最短の想定時間見積もりで軽はずみにレスポンスしてしまう。
安請け合いってやつですね。
いつも言った直後に、「しまった、またやってしまった・・」と思って反省します。

いい加減同じ失敗を何度も繰り返したくないので、流石にこの悪癖を絶たなくてはいかんです。
なのでそのために、長くなってしまいますが今回はこの点を深堀って分析し、トシ・ザ・ニューバージョンとして自己変革への処置を施したいと思います。

##想定時間通りに進まない人

私のケースを紹介しましたが、おそらく同様に安請け合いしてしまう人も多いと思われます。
なぜ安請け合いな返事をしてしまうのかを、解像度を上げて分析してみると、やはり相手からよく思われたい、仕事ができる人だと思われたい、という気持ちに支配されているのが大きい気がします。
なぜそう思ってしまうのか。
それは私の場合だと、これまでの自分の仕事や成果に対して確たる手応えがなく、自分が仕事ができる人間だと心の芯から信じられていないというのが根底にあると思います。本当に仕事ができる人だったら、「仕事ができる人だと思われたい」という願望自体がそもそも必要ないですもんね。

これまで私が関わってきた中で、特筆して仕事ができるな、と思った人たちは、仕事ができることが当たり前すぎて、「仕事ができる人だと思われたい」という、まるで新卒の自己承認欲求のようなモチベーションでは動いていないように見受けられました。自分が仕事ができる人間であるというのはもはや前提でありそこを疑うこともなく、「できる人だと思われたい」というよりもむしろ、「この何億という案件を逃したら会社にとってどれだけ甚大な（機会）損失を被るか？」とか、「お客様への成果物として自社のブランド価値を貶めるような下手なものは見せられない」とか、「このお客さんに提案をした内容と実際の施行とで齟齬があったらとても説明ができない、なんとしてもお客さんとの合意レベルと期待値に応えなければならない」というような、責任感に突き動かされていたように思います。

これも仕事上の成功体験の積み重ねから醸成されるものだとは思いますが、成功体験が少ない人は、仕事の完遂に対する自信が決定的に欠落している。
そのため、作業想定時間を答える際にも、その完遂に対する責任を土台とした堅実な回答ではなく、「よく思われたい」という浮ついた気持ちから来る安直で浮き足立った反応をしてしまう、というのがカラクリだと思われます。（「回答」というよりはまさに「反応」ですよね。）

##想定時間通りに進む人

想定時間通りに仕事を進められる人というのを、もう少し分解してみましょう。

箇条書きでその特徴を挙げてみます。

  • プロジェクトの全体像が見えている

  • タスクの優先順位を間違えない

  • 安請け合いしない

他にもあるとは思いますが、プロジェクトの全体像が見えているから、タスクの優先順位を間違えないし安易に安請け合いもしない、という順序になると思います。

##安請け合いしない

さて、安請け合いしてしまう人としない人、もう少し別の言い方をすれば、

  • 安易にレスポンスするのがただの「いい人」

  • 責任あるレスポンスを（考えてから）するのが「できる人」

だと言えると思います。
「いい人」というのは時に悪い意味合いで使われますが、この場合もまさにそのケースです。
これまでの私自身への自戒も込めますが、「外面がいいだけの人」と言い替えてもいいかもしれません。

##想定時間通りに進む人も2タイプに分かれる

また、想定時間通りに進む人というのは2種類に分けられると考えています。

  1. 不真面目だが想定時間通りに進む人

  2. 真面目、かつ想定時間通りに進む人

いずれのタイプも、想定時間通りに進められているという時点で「仕事ができる人」という括りに入ります。

私はエンジニア畑の人間なので、不真面目というのは私にとっては美徳の一つ（エンジニアの三大美徳は「怠惰・短期・傲慢」と言われています。）であり、逆に真面目というのは「生真面目」という言葉があるように私の中であまりいいイメージを持っていません。
そんな私がここで「不真面目」と書いている部分は、「遊び心がある」とか「頭が柔らかい」というニュアンス、「真面目」と書いている部分については「頭が柔らかい、かつ成果物や結果に対して責任感のある人」というニュアンスなので、どちらもいい意味で使っています。

##不真面目だが想定時間通りに進む人（実際には仕事ができるわけではなくても、自分では仕事ができると過信している人を含む）

このタイプは、（自己正当化という意味で）自己肯定感がかなり強い人だと言えるのではないでしょうか。

ズルさも必要

想定作業時間の数倍の時間を見積もるというのが作業時間見積もりの際の基本中の基本だとすれば、それを更に大きく超えた時間で時間を確保してしまうのがこのタイプです。そして実際はスケジュールより遥かに早く完遂するものの、残った時間は自由な余暇時間として過ごし、そのようなズルさ、狡猾さを正当化できる人です。

逆に自己肯定感が高くない人だと、「こんなに長い期間を取ってしまったら会社に悪い」とか、「もっと短い期間で終えられる作業ボリュームだから、こんなに長いスケジュールを取ってはいけない」とか思ってしまうので、極端に大きな時間枠を確保することに対してメンタルブロックが働いてしまいます。これが、作業想定時間の見積もりを依頼者に伝える際に悪い方に出てしまいます。

##真面目かつ想定時間通りに進む人（ガチで仕事ができる人）

一方、2のタイプは作業想定時間を見積もる際も解像度が非常に高いです。1のタイプの見積もり方が、当初の想定時間のざっくり数倍を基本単位として、それを大幅に超える時間を確保しよう（ここもざっくり）という感じで時間を算定するのに対して、このタイプは各タスクごとの想定時間に対して根拠もセットで算定します。
下手するとマイクロマネジメントになりかねないですが、より精緻に案件の各フェーズを支配している、コントールしている、という印象です。

##最大の壁はメンタルブロック

2のタイプまで行くには相応の経験値が必要だと思いますが、私を含め想定時間通りに仕事が進まないと悩んでいる人が倒すべきセンターピンは、前述したメンタルブロックではないでしょうか。
「このタスクに対してこんなに長い時間かけてしまったら申し訳ない」という、日本人の悪い意味での慎ましいメンタリティこそが打ち破るべき壁であり、1のタイプの人を見習ってこのメンタルブロックさえ超えてしまえば、「想定時間通りに仕事が進む」という次なるステージに到達するのもそれほど難しいことではないような気がします。
自分のいつもの仕事ぶりに対して、少し図々しくなってみる。「このタスクならこれくらいの時間を確保しても当然でしょう。」というように、基準値を逆に下げることに図々しくなってみることが、自身をバージョンアップさせるための小さな、最初の1歩になるかもしれません。

以上、普段の自己肯定感は高い方ながら、仕事に対する自己肯定感は10分の1くらいに激減してしまう私の、個人的な経験則と仮説に基づく提言でした。
これもPDRサイクルとして高速回転させていきます！

それでは皆様おやすみなさい。^^

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#自己肯定感

Toshi



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