イベントを成功させたい幹事さんへ【飲み会編】

こんにちは。

私は学生の頃は文化祭の実行委員をやるのが好きで、
（クレープ屋で爆益を出したことがあります）
大人になっても飲み会の幹事をすることがよくありました。

「食べログ」ならぬ「まきログ」と言われたり。
（そうなるとただのブログ名やん！というのはさておき）

以前働いていた会社がM&Aで大手上場企業の傘下に入ったことがあり、
その時も親会社の部長以上しか任せてもらえないという
「社長との会食の段取り」を拝命していました。

自分の結婚式なんて「イベント企画の極み」くらい、やり尽くしましたし。

そんなワタクシが
「幹事になったけどどうしよう…」と不安な方に向けて
攻略法をお伝えします。

お店選び🍺

参加するメンバーの顔ぶれを思い浮かべて決めていきましょう。

✅動き回れたほうがいいかどうか

会の途中に席替えなどが頻繁にある方がよい場合は
まず座敷がある店を検討しましょう。

「参加者に女性が多いと冬はブーツを脱がないといけないので座敷は評判が悪い」
というのがありましたが、最近の服装トレンド的にはロングブーツ率が高くないので
そこは気にしなくてもいいでしょう。

テーブル席の場合も「最後の晩餐」的な長い机は避け
４〜６人席が島のように固まっているお店を選ぶと良いと思います。

席替えがしやすく、トイレも行きやすい。

その代わり固定のメンバーで話し込んでしまいがちにもなるので
幹事が適度にウロウロして、椅子取りゲームのように
トイレに立った誰かを追い出すと循環します。

誰か特定の人の話をみんなで聞くことが多い場合や
上司がウロウロしてこられると困る場合は、
その逆を考えて選んでください。

✅いらぬ気疲れを避ける

これは望んでも叶うお店を見つけるのが難しいかもしれないですが
「料理の取り分けがいらない」ほうが
特に立場の上下がある飲み会では助かると思います。

サラダの取り分けとかマジ面倒でしょ？
どの人にまでミニトマト入れたか忘れますよね。
シーザーサラダのベーコンはもう少し多めにしといてほしい。
絶対最後のほうの人はドレッシング少ないのにレタス多めとかになります。
もしくはみんなの皿からレタスを一枚ずつ返してもらう。

そしてエビマヨも唐揚げも微妙に数が足りないんだけど！！
えっ、我慢するの誰？自分？！
もう一皿頼んだら今度は余るの？！えっ！
ってなりますね。

そうなると個別にお皿が出てくるコース料理がいいんですけど
コスト的にそうもいかないことが多いので、
全ての料理を分けないのは無理ですが
焼き鳥とか、一人あたりの単位がわかりやすく決まってるようなもの
がメニューにあると便利です。
（サラダはちょっと我慢してやってくださいな）

天ぷらとか串揚げとかにして
「豚串の人！玉ねぎの人！」
と聞いて手を挙げてもらうと、注文はやや面倒ですが分ける手間が減ります。

✅ビール派が多そうかどうか

飲み放題、または経費払いなどで自己負担を気にしなくていいなら別ですが、
ビールを飲む人が多いなら「中ジョッキがあるかどうかと、その値段」を見て探すといいです。
チマっとした小さいグラスで600円とかするのは
飲む方も飲まない方もキツいと思うので。

もしもメンバーのお酒の好みがあらかじめわかるなら

• クラフトビールも選べる

• ハイボールのウイスキーが何種類か選べる

• 焼酎の種類が多い

• 日本酒の種類が多い

• ワインがグラスで何種類か選べる

このあたりの要素をどれか入れると満足度が上がります。

また、ノンアルの人や甘いお酒が好きな人が一定数いるなら
特に飲み放題を頼むときはラインナップを気をつけて見ておいてあげてください。
延々、ウーロン茶かオレンジジュースの２択とかはかわいそうなので。

✅店は複数おさえる

参加人数が確定しているならいいですが
お店を探してから出欠のアンケートを取っていると、
その間にお店の予約が埋まってしまうことがあります。

実際に予約を入れるかどうかはさておき、
私はいつも3、4店舗候補を見つけていました。
予約を入れた場合は、直前キャンセルとかにならないよう配慮を忘れずに。

参加者に、どのお店がいいか意見も聞けるし、
上席者にお伺いをたてることもできますしね。
「みんなで決めた飲み会」感が出せます。

飲み会前日まで🍺

✅出欠アンケート

個別に呼びかけるのとグループLINEやTeamsとかに一斉投下するのは
それぞれ一長一短あります。

一斉に呼びかけると「自分の回答は後からでもいいだろう」
と思う人が多く、回答が集まるのが遅くなったりします。

個別に「来れそう？」と聞くのは
確実に回答はもらいやすいですが、他の人の参加状態がわからないと
決めかねる時もありますよね。

私はそういう時は先に主要メンバーの出欠をおさえるようにしました。

「あの人が来るなら自分も行こう」
もしくは逆で
「あの人が来るなら自分はやめておこう」
となりそうなキーパーソンに先に出欠を聞いて、
「〇〇さんが来るよ」という情報を添えて
その他の人の回答を煽っていました（笑）

最近は予定調整ツールを使うのだろうと思うので
見える化もできますね。
状況に応じて集客作戦を講じてください✌🏻

✅直前キャンセル確認

前日や当日の土壇場になってのキャンセル連絡は
幹事にとって面倒な作業のひとつになると思います。

最近は席だけの予約でもキャンセル料を請求するお店も増えて来ましたし。

もちろんやむを得ない事情なら直前でも仕方ないですし
ちょっと熱があるけどまぁいいかで来られるのも困りますが、
他人が自分と同じ思考回路で判断するとは限らないので
早めに状況は把握したほうがいいです。
（それってどっちみち欠席じゃない？みたいなことを温めておいてしまう人もいるので）

2〜3日前くらいにリマインドの連絡を入れましょう。
お店のキャンセル規程があるならそれも伝える。

〇日△時以降のキャンセルは自分でお店に連絡を入れた上で
幹事までご一報ください、って言っておいてもいいかもです。

幹事がどこまでやるかの線引きはしておきましょう。
尽くしすぎもどうかと思うので。

✅現金払いのみのお店に注意

たまに現金支払いしか受け付けないお店があるので
その場合は現金を持って来てもらうよう呼びかけておきましょう。

「ま、誰かは現金持ってるでしょ」という淡い期待で当日を迎えると
頼れるのはほぼ幹事の手持ちの現金だけ、ということになると焦ります。

それぞれのキャッシュレス化度合いって、まだまだ個人差があると感じるので
現金をどのくらい常備しているか、も個人差がありそうです。

キャッシュレスOKとしても、別々で払うわけにはいかず
幹事が集金するのは変わらないので
その場合は「現金かPayPayで」などの指定を伝えておきましょう。

あと、幹事は千円札をたくさん持っておくと
お釣りが出しやすく便利です。

飲み会当日🍺

✅駅の最寄り出口や目印になる建物などを伝える

昔はGoogleマップを活用するなんて風潮は無かったので
飲み会に遅れてくる人を先に来てた人が迎えに行く
ということがよくありました。

今はスマホがあるとは言え、どんなに技術が発展しても道に迷う人はいるので、

「みなさーん、今日は直接お店集合でお願いします。
　〇〇駅のＡ１出口の階段を上がってすぐ左の道を入ったところになります。
　角に⬜︎⬜︎のカラオケ屋があるのが目印です。
　現金の用意がまだの人は隣にコンビニあります！」

くらいの連絡を開始数時間前か、幹事がお店に着いたタイミングで送るといいでしょう。

ターミナル駅とかだと、路線ごとにだいたいの目安を伝えてあげるとスムーズです。

✅請求QRコードは金額指定で

会費をコード決済で回収するとき「送る」とか「請求」とか書いてある機能を使うと思いますが、
PayPayや楽天Payは請求金額を指定してQRコードを表示させることができるので、
友達追加してるかしていないか騒ぐよりも
そちらを読み取ってもらうのが早いかと思います。

ちなみにPayPayには「グループ支払い」という割り勘を計算して請求してくれる
機能があるようです。

※諸々のツールの機能が更新されている場合があります。

どうでしょう？

ここまでやるとたいてい誰かは「今日はありがとう！」
と言ってくれるので、清々しい気持ちになります。

仕事の飲みでもプライベートの飲みでも使える内容と思って書きましたが、
もしかしたら会社の飲み会を頑張るって時代遅れと感じる人もいるのかもしれません。

参加を強要するのはどうかと思いますが、
私は会社の飲み会も一つのコミュニケーションのスタイルとして
活用していったらいいんじゃないかと思っています。
会議室の中とは違った情報が得られますからね。

（ちなみに参加を強要するのではなく
　参加したくなる飲み会にしたらいいのにと思ってます）

もしももしも、やむを得ず幹事を任されて困っている人がいましたらご参考に。

今回は【飲み会編】なので、
【お花見・BBQ編】も書こうかと思います！
ご興味ありましたらフォローしてお待ちを〜。