「共に創るオフィス環境」〜オフィスサポート部の日常〜
はじめに
こんにちは、採用担当の杉山です！
今回は、マネーフォワードの障害者雇用メンバーが活躍している「オフィスサポート部」についてご紹介します。
オフィスサポート部での働き方や、メンバーがどのような想いで日々業務に取り組んでいるのかを知っていただき、働くイメージを深めていただければと思います。
マネーフォワードの障害者雇用メンバーは主にビジネスサポート本部に所属をしています。ビジネスサポート本部には、毎日出社する「オフィスサポート部」と、週4日在宅勤務・週1日出社の「アウトソーシング部」がありますが、今回は「オフィスサポート部」に焦点を当ててご紹介します。ビジネスサポート本部全体については、下記の記事をご覧ください。
オフィスサポート部ってどんな部署？
オフィスサポート部は、オフィスを快適で働きやすい場所にするために様々な業務を行っている部署です。具体的には、オフィスの環境整備や外部事業者対応、社内外の問い合わせ対応、各種請求書の処理など、オフィス関連の多岐にわたる業務をチームメンバーで協力して対応しています。
チームで協力して行う業務が多いため、チーム内でのコミュニケーションは活発に行われています。メンバーは「オフィスサポートカウンター」という決まったスペースに座って業務を行うため、オフィス利用者にとっても相談しやすい環境です。
その他にも、オフィス利用者に社内を綺麗に使ってもらえるように工夫したり、「オフィサポ通信」と呼ばれる記事でオフィスに関わる様々な情報を提供したり、社内各所にポップを置いて見やすくしたりと、様々な啓蒙活動も行っています。
※オフィサポ通信とは・・・
「オフィスサポート通信」は、マネーフォワードのオフィス利用者向けに、オフィスサポート部が提供する情報をまとめた記事です。記事の内容には、オフィスサポート部が実施している業務やオフィスの利用手順、よくあるお問い合わせなどに関する情報が含まれています。例えば、問い合わせ手順や定期的に更新されるオフィスのニュースなども記載されています。
オフィスサポート部の業務内容
オフィスサポート部での業務内容は、大きく2つの業務体制に分かれています。
＜全員で行っている業務＞
オフィス環境整備、清掃
外部事業者対応
社内外の問い合わせ対応
オフィス利用案内（ポップ作成等）業務 など
＜主担当が1人つき、副担当を含め数名で行っている業務＞
郵便・宅配便業務
電話対応
名刺発注
各種請求書処理
書類のデータ化
オフィスサポート部で業務を行う上でとても大事なのが、『共有することと確認すること』です。これはチーム全員で多くの業務を動かしているため、常に意識しています。例えば、毎日行われる朝礼では、その日のミーティングやタスクを朝礼用の資料に記載しみんなで共有・確認しています。
オフィスサポート部の日常（一日の流れ）
9：30：出社・業務開始準備
オフィスサポートカウンターへ着席し、1日の業務準備を行います。来客対応の準備やウォーターサーバーの補充など、オフィスをスムーズに稼働させるための準備からスタートです。
10：30：朝礼
毎日の朝礼では、その日の予定や業務で発生している疑問点などをチーム全体で共有します。共有カレンダーも活用し、業務の進捗状況を常に確認し合っています。
11：00：宅配便対応
宅配便対応は、宅配便の発送・受け取りがスムーズとなるようサポートします。発送内容や利用業者が多岐にわたる為、イレギュラーが発生しやすく都度確認が必要な業務です。
宅配便の受け取り、仕分け、連絡
宛先不明荷物等の確認
発送フォロー、問い合わせ対応
配送業者との連携
12：00：お昼休み
オフィスサポートカウンターには常に誰かが常駐している必要があるため、お昼休みはチーム内で時間をずらして取得します。リラックスブースで仮眠を取るメンバーもいれば、休憩エリアでランチを取りながらリフレッシュするメンバーもいます。それぞれが自分のペースで、ランチタイムを有効活用しています。
13：00：担当の業務
午後からは、午前中に共有されたタスクや、担当制の業務（郵便物対応、電話対応、名刺発注、書類データ化など）に集中して取り組みます。突発的な問い合わせにも随時対応しながら、チームメンバーと連携を取り、効率的に業務を進めます。
17：00：夕方・退勤前
終業が近づくと、翌日の業務がスムーズにスタートできるよう、業務の引き継ぎ事項や未完了タスクの状況をチーム内で共有します。日報や共有ツールへの記入を通じて、その日の業務を整理し、翌日以降の業務に繋げます。オフィス全体の状況を確認し、明日の朝も気持ちよく業務を始められるように、チャットやスケジュールの確認、簡単な整理整頓、準備などを行います。定時になったら、各自のペースで退勤します。
オフィスサポート部の想い
オフィスサポート部は、「Let's make it！（共に創り、実現しよう！）」のマインドを大切にしています。この「Let's make it！」という言葉は、現在の田町オフィスに移転する際に、掲げたコンセプトです。詳細はぜひ下記のHPをご覧になっていただければと思いますが、当時のコンセプトである「利用者と協力しながら快適なオフィスづくりを目指し、チームワークを重視する」という精神は、現在の業務にも引き継がれています。
最後に
今回はオフィスサポート部について紹介をさせていただきましたがいかがでしたでしょうか？
オフィスサポート部は、オフィス環境を整えるために日々様々な工夫を続けています。最も大きなやりがいの一つが、オフィス利用者のみなさんから「ありがとう」という感謝の言葉を直接いただける機会が多いことです。
みなさんの役に立ちたいという気持ちや、感謝の言葉がメンバーの日々の業務への大きなモチベーションとなっています。
この記事を執筆しながら、私自身もオフィスポート部のメンバーとオフィス利用者のみなさんが一体となってより良いオフィス作りに取り組める、とても素敵な仕事であると改めて強く感じました。
マネーフォワードのオフィスを共に創り、支えていく仲間として、感謝される喜びや働くやりがいを感じてみませんか？
あなたの応募をお待ちしております！
